Zuständigkeit und Aufgaben

Das Universitätsarchiv dient als öffentliches Archiv der Forschung und Lehre an der Universität, ihrer Selbstverwaltung und Rechtssicherung. Es wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Geschichte der Universität mit. Hierzu erbringt das Universitätsarchiv aus dem von ihm verwahrten Archivgut Dienstleistungen für Forschung und Lehre. Es erteilt Auskünfte, berät und unterstützt Benutzer/innen.

Dem Universitätsarchiv obliegt die Sicherung, Verwahrung, Erhaltung und Erschließung aller archivwürdigen Unterlagen der Universität, die es von deren Organen, Fakultäten und Einrichtungen übernimmt. Es macht diese Unterlagen als Archivgut im Rahmen der geltenden Vorschriften für die Öffentlichkeit nutzbar und schützt es vor Vernichtung und Zersplitterung. Dazu erfasst es die archivwürdigen Unterlagen der Universität nach fachlichen Gesichtspunkten, übernimmt sie, sichert sie dauerhaft, erschließt sie durch Findmittel, bereitet sie auf und stellt sie für die Benutzung bereit (Archivierung).
Unterlagen in diesem Sinne sind Schriftstücke, Akten, Urkunden, Geschäftsbücher, Karten, Pläne, Risse, Bild-, Film- und Tonmaterial, Siegel, Dateien sowie sonstige Informationsträger und die zu ihrer Erschließung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel.
Archivwürdig sind Unterlagen, die aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Universität, für Wissenschaft und Forschung, für Verwaltung und Rechtssprechung von bleibendem Wert sind.

Das Universitätsarchiv erfasst, übernimmt, verwahrt und erschließt zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen von anderen Stellen und von Privatpersonen, macht sie allgemein benutzbar und unterstützt andere Stellen dabei.
Es legt neben seiner Dienstbibliothek auch Sammlungen an und führt sie fort, soweit diese zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivguts sowie zur Erforschung der Geschichte der Universität erforderlich oder dienlich sind.
Sammlungsgut sind insbesondere Münzen, Medaillen, Siegelabgüsse, Bilddokumente, Flugschriften, Zeitungsausschnitte, Periodika universitärer und universitätsnaher Stellen, Dokumente studentischer Vereinigungen sowie universitätsbezogene Erinnerungsgegenstände aller Art.

Das Universitätsarchiv erfüllt seine Aufgaben nach archivfachlichen Gesichtspunkten. Es ist verpflichtet, das Archivgut durch angemessene Maßnahmen wirksam gegen unbefugte Nutzung zu sichern und den Schutz personenbezogener Daten oder solcher Unterlagen, die einem gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, sicherzustellen. Es hat dabei die für die abgebenden Stellen geltenden Vorschriften einzuhalten und die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um das Archivgut vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit zu gewährleisten.