Vereinbarung zu Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungsverfahren

Vereinbarung

zwischen der Universität Greifswald,
vertreten durch die Rektorin, diese vertreten durch die stellevertretende Kanzlerin

und

dem Personalrat für die nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden der Universität Greifswald,
vertreten durch die Vorsitzende

und

der Gleichstellungsbeauftragen der Universität Greifswald

und

der Schwerbehindertenvertretung der Universität Greifswald 

 

zu Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungsverfahren an der Universität Greifswald

Präambel

Diese Vereinbarung befördert die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Dienststelle, dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten. Sie dient insbesondere der Transparenz von Stellenbesetzungsverfahren, der Gleichbehandlung, der sachgerechten Erfüllung der Aufgaben der Universität, der Unterstützung der mit den Aufgaben der Personalverwaltung befassten Mitarbeiter*innen und der Optimierung von Arbeitsabläufen bei der Stellenbesetzung.

Zugleich soll sichergestellt werden, dass dem im Öffentlichen Dienst vorgesehenen Ausschreibungserfordernis gerecht wird. Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz eröffnet jedem deutschen Staatsangehörigen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amt. Der Anspruch auf Zugang zu jedem öffentlichen Amt impliziert grundsätzlich die Notwendigkeit einer Ausschreibung, da erst hierdurch potenzielle Bewerber*innen Kenntnis von der freien Stelle erhalten. Darüber hinaus bilden weitere Regelungen wie z. B. § 9 Landesbeamtengesetz M-V, § 7 Gleichstellungsgesetz M-V und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz einen Rahmen, den es im Kontext der Stellenbesetzungsverfahren zu beachten gilt.

§ 1 Allgemeine Bestimmungen

Diese Vereinbarung gilt für Stellenbesetzungsverfahren im Bereich des nichtwissenschaftlichen Personals (Tarifbeschäftigte, verbeamtete Personen).

§ 2 Gesetzliche und tarifliche Bestimmungen

Die gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen, die bei Ausschreibungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren zu beachten sind, bleiben unberührt.

§ 3 Grundsatz der Stellenausschreibungspflicht

  1. Einstellungen setzen grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen voraus. Unter bestimmten Voraussetzungen kann von der Verpflichtung zur Ausschreibung abgesehen werden. Dazu ist entsprechend den gesetzlichen Regelungen ein Mitbestimmungs- bzw. Mitwirkungsantrag an den Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte zu richten. Die Gründe für das beabsichtigte Absehen von der Stellenausschreibung sind gesondert darzulegen.
  2. Interne Ausschreibungen erfolgen nur dann, wenn keine externe Besetzung möglich ist, weil die Plan- bzw. Haushaltsstelle bereits mit einer Person besetzt ist. Dies ist regelmäßig bei (nachträglichen) Höhergruppierungen oder Beförderungsdienstposten der Fall. Hier erfolgt eine Personalauswahl nach einer internen Ausschreibung. Diese Stellen werden i. d. R. für mindestens zwei Wochen ausgeschrieben. Im Einzelfall kann bei Vorliegen besonderer Gründe von der Verpflichtung zur internen Ausschreibung abgesehen werden. Dazu ist entsprechend den gesetzlichen Regelungen ein Mitbestimmungs- bzw. Mitwirkungsantrag an den Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte zu richten. Die Gründe für das beabsichtigte Absehen von der Stellenausschreibung sind gesondert darzulegen.
  3. Wird eine befristet besetzte Haushaltsstelle nachträglich entfristet, ist die unbefristete Besetzung grundsätzlich auszuschreiben. Hiervon kann abgesehen werden, wenn der Stellenumfang 50 v. H. nicht überschreitet und sich die sonstigen Bedingungen (Entgeltgruppe, Tätigkeiten) nicht ändern. Darüber hinaus ist ein Absehen von der Stellenausschreibung möglich, wenn bereits bei der befristeten Besetzung im Ausschreibungstext eine spätere Entfristung in Aussicht gestellt worden ist. Ein Antrag an Personalrat/Gleichstellungsbeauftragte hinsichtlich der Entfristung ist zum gegebenen Zeitpunkt erneut zu stellen.
  4. Stellen dürfen im Regelfall 9 Monate, in begründeten Ausnahmefällen maximal 12 Monate vor beabsichtigter Stellenbesetzung ausgeschrieben werden..
  5. Ein mögliches Einvernehmen zum Absehen von einer Ausschreibung besteht insbesondere bei Vorliegen eines der nachfolgenden Gründe:
    a) befristete Arbeitszeiterhöhungen innerhalb der Laufzeit eines bestehenden Arbeitsvertrages bis zum Umfang i. H. v. 50 v. H.
    b) interne Vertretungseinstellungen bis zu einer Dauer von jeweils 12 Monaten, z. B. bei Krankheitsvertretungen, Beschäftigungsverboten oder Elternzeitvertretungen etc. Verlängert sich die Vertretungssituation ist eine Weiterbeschäftigung mit Absehen von der Stellenausschreibung möglich.
    c) befristete Weiterbeschäftigungen bei im Wesentlichen unverändertem Aufgabengebiet und unveränderter Eingruppierung für einen Zeitraum von längstens 24 Monaten, sofern die ursprüngliche Einstellung nach einem Ausschreibungsverfahren erfolgte
    d) befristete Weiterbeschäftigungen bei unveränderter Eingruppierung zur Ausschöpfung der Zwei-Jahres-Befristung nach § 14 Absatz 2 TzBfG (sachgrundlose Befristung), sofern die ursprüngliche Einstellung nach einem Ausschreibungsverfahren erfolgte
    e) befristete Weiterbeschäftigungen bei fremdfinanzierten Folgeprojekten (z. B. Drittmittel, TZV) für die Dauer der bewilligten Projektlaufzeit, wenn die ursprüngliche Einstellung nach einem Ausschreibungsverfahren erfolgte
    f) befristete Beschäftigungen, in denen die einzustellenden Personen bereits ein Beschäftigungsverhältnis an der Universität Greifswald hatten (im Wesentlichen unverändertes Aufgabengebiet und unveränderte Eingruppierung), welches nicht länger als sechs Monate zurückliegt und bei der für die frühere Stelle bereits ein Stellenausschreibungsverfahren durchgeführt wurde
    g) befristete oder unbefristete Übernahme von Auszubildenden auf ausbildungsadäquate Stellen 
    h) befristete Beschäftigungen im Rahmen einer fremdfinanzierten Stelle, wenn die Person im Zuwendungsbescheid/Projektantrag namentlich benannt ist und/oder bei der Beantragung des Projekts maßgeblich beteiligt war
    i) befristete Übertragung höherwertiger Tätigkeiten für einen Zeitraum von i. d. R. längstens 24 Monaten 
    j) sofern das Arbeitsverhältnis mit einer entsprechend der Reihung eingestellten Person innerhalb von sieben Monaten nach Stellenantritt endet, kann eine Einstellung der gereihten Listenplatzierten ohne erneute Stellenausschreibung erfolgen; im Falle des Nichtzustandekommens eines Arbeitsvertrages nach erfolgter Zustimmung von Personalrat und Gleichstellungsbeauftragter werden der Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte über die einzustellende Person gemäß erfolgter Reihung informiert
    k) Anträge auf Höhergruppierungen bzw. Besetzung von höherwertigen Stellen mit Beschäftigten, die im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen entsprechende Qualifizierungen durchlaufen haben, wenn diese Maßnahme mit Blick auf eine spätere konkrete Verwendung durchgeführt worden ist und diese Qualifizierungsmaßnahme vorab mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten abgestimmt wurde. Sofern mehrere Kandidat*innen für eine Besetzung in Betracht kommen, ist regelmäßig ein internes Auswahlverfahren durchzuführen

Unabhängig von diesen v. g. Regelungen können im Einzelfall weitere Anträge auf Absehen von der Stellenausschreibung gestellt werden, sofern diese dem Grunde nach nicht in den Buchstaben a bis k geregelt sind. Dies gilt auch für eine in den Buchstaben a bis k geregelte Fallkonstellation, bei der im Einzelfall eine Stellenausschreibung nicht erfolgsversprechend ist, die Gründe sind im Antrag darzulegen.

Fallkonstellationen, die über die o. a. Vereinbarungen hinausgehen, sind daher grundsätzlich auszuschreiben.

Aus der Ziffer 5 leitet sich kein Anspruch Beschäftigter ab, dass im konkreten Fall tatsächlich auf eine Ausschreibung verzichtet wird. Die Entscheidung, ob eine Stelle im Einzelfall ausgeschrieben werden soll oder ein Antrag auf Einstellung bzw. Weiterbeschäftigung unter Verzicht auf Ausschreibung gestellt wird, liegt bei dem die Stelle besetzenden Fachbereich.

§ 4 Dauer der Ausschreibungsfrist

  1. Die Ausschreibungsfrist beträgt bei unbefristeten Stellen i. d. R. mindestens vier Wochen und bei befristeten Stellen i. d. R. mindestens zwei Wochen. In begründeten Ausnahmefällen kann von den Fristen abgewichen werden.
  2. Bewerbungsfristen sind keine Ausschlussfristen, die den Verfall von Ansprüchen bewirken, daher sind auch noch nach Fristablauf eingehende Bewerbungen berücksichtigungsfähig. Den Bewerbungsfristen kommt ausschließlich eine Ordnungsfunktion zu. Nachträgliche Bewerbungen können nur zurückgewiesen werden, wenn das Bewerbungsverfahren schon weit fortgeschritten oder die Auswahlentscheidung getroffen ist. Eine entsprechende nachträgliche Zulassung von Bewerbungen nach Ablauf der Bewerbungsfrist ist mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten abzustimmen, wenn bereits eine Sichtung der Bewerbungen von den Vorgenannten erfolgt ist.
  3. Unabhängig davon kann die Gleichstellungsbeauftragte eine aktive Rekrutierung von geeigneten Bewerberinnen anregen, wenn in einem Bereich mit Unterrepräsentanz entsprechende Bewerbungen nicht in ausreichender Zahl vorliegen.

§ 5 Inhalt der Stellenausschreibung

Die Ausschreibung erfolgt unter Berücksichtigung der Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) und enthält mindestens die Stellenbezeichnung, den Umfang der Beschäftigung, ggf. die Angabe der Befristung, die Arbeitsaufgaben, die zwingenden Einstellungsvoraussetzungen sowie ggf. weitere erwünschte Fähigkeiten, die Vergütung/Besoldung, die Bewerbungsfrist und den Adressaten der Bewerbung. Die Ausschreibung erfolgt in der Regel nach folgendem Muster (Link). 

§ 6 Auswahl der Bewerber*innen

  1. Nach dem elektronischen Eingang erfolgt das Erfassen der Bewerbungen im Referat Personal in der Nextcloud. Es werden ggf. fehlende Unterlagen angefordert und die Bewerber*innen erhalten eine automatische Information über den Eingang ihrer Bewerbung.
  2. Der*Die Personalsachbearbeiter*in und der*die Vertreter*in des Fachbereichs sowie der Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte werden zur Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen freigeschaltet. Sie nehmen in der aktuell in der Nextcloud hinterlegten Bewerber*innenliste i. d. R. in der Auswahlmatrix entsprechende Prüfvermerke vor. Der*Die Vertreter*in des Fachbereichs begründet die Eignung bzw. Nichteignung für alle Bewerber*innen und schlägt vor, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll. Es sollten i. d. R. nicht mehr als 10 Bewerber*innen für die erste Vorstellungsrunde geladen werden. Die Einladungsfrist beträgt i. d. R. zwei Wochen.
  3. Anschließend erfolgt die Information über die vom Fachbereich erfolgte Sichtung an den Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung; sie bilden die weiteren Mitglieder der Auswahlkommission. Der Personalrat teilt dem Referat Personal kurzfristig mit, welches Mitglied das weitere Verfahren begleitet. Sofern weniger als 10 Bewerbungen eingegangen sind oder alle Bewerber*innen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen, wird eine Sichtung von dem zuständigen Personalratsmitglied und der Gleichstellungsbeauftragten innerhalb von 5 Werktagen angestrebt, bei mehr eingegangenen Bewerbungen innerhalb von 10 Werktagen.
  4. Der Fragenkatalog ist durch den Fachbereich in Vorbereitung auf die Vorstellungsgespräche rechtzeitig, spätestens jedoch 2 Tage vorher in den entsprechenden Ordner des Bewerbungsmanagements (der Nextcloud) hochzuladen.
  5. Universitätsinterne Bewerber*innen (Beschäftigungsverhältnisse müssen zum Zeitpunkt der beabsichtigten Stellenbesetzung bestehen) sind bei zu besetzenden Stellen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, es sei denn, die im Ausschreibungstext genannten Anforderungen werden offensichtlich nicht erfüllt. Im Fall einer Nichteinladung sind vor den Vorstellungsgesprächen Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte (ggf. der Schwerbehindertenvertretung) unter Angabe der maßgeblichen Gründe zu informieren.
  6. Eine Einladung von schwerbehinderten Bewerber*innen ist nur dann entbehrlich, wenn der*dem Schwerbehinderten die fachliche Eignung offensichtlich fehlt und sie*er daher objektiv ungeeignet für die zu besetzenden Stelle ist. Bewerbende sind nur dann objektiv ungeeignet, wenn sie das durch die Stellenausschreibung vorgegebene zwingende Anforderungsprofil (zwingende Einstellungsvoraussetzungen) nicht (vollständig) erfüllen. Die Feststellung, ob einer*einem Bewerbenden die fachliche Eignung offensichtlich fehlt, trifft das Personalreferat im Einvernehmen mit der Schwerbehindertenvertretung.
  7. Die in den Stellenausschreibungen geforderten Einstellungsvoraussetzungen, z. B. einschlägiger Berufs- oder Studienabschluss, müssen erst zum Zeitpunkt der Einstellung vorliegen. Daher sind beispielsweise auch in der Endphase einer Ausbildung bzw. eines Studiums befindliche Personen bewerbungsberechtigt.
  8. Liegt nur eine Bewerbung vor oder erfüllt bei mehreren Bewerbungen nur ein*e Bewerber*in die zwingenden Einstellungsvoraussetzungen, wird auf Antrag des Fachbereichs auf Durchführung eines Vorstellungsgesprächs verzichtet.

§ 7 Einstellung der Bewerber*innen

  1. Die Auswahlkommission einigt sich möglichst direkt im Anschluss an die Vorstellungsgespräche auf eine Reihung der Bewerber*innen.
  2. Der*Die Erstplatzierte wird durch den Fachbereich oder den*die Personalsachbearbeiter*in über die Nominierung informiert.
  3. Der Antrag auf Einstellung wird vom Fachbereich an das Referat Personal gestellt. In der Begründung des Antrags ist die Auswahl bzw. Nichtauswahl der Bewerber*innen nachvollziehbar zu dokumentieren.
  4. Der vollständige Antrag auf Einstellung der ausgewählten Person wird vom Referat Personal per E-Mail an die zu beteiligenden Gremien übersandt.
  5. Sofern Angaben im Antrag fehlen, fehlerhaft sind oder sich das zu beteiligende Gremium nicht umfassend informiert sieht und der*die Vorsitzende direkten Kontakt zum Fachbereich aufnimmt, informiert er*sie den*die jeweilige*n Personalsachbearbeiter*in entsprechend. Auf das Aussetzen bzw. Verlängern der gesetzlichen Fristen ist dann explizit hinzuweisen.
  6. Die Zustimmung der zu beteiligenden Gremien erfolgt per E-Mail durch den*die Vorsitzende*n des jeweiligen Gremiums. Bei Nichtzustimmung erfolgt die Mitteilung schriftlich unter Angabe der Gründe.
  7. Die vorgenannten Regelungen gelten entsprechend für die Gleichstellungsbeauftragte.

§ 8 In-Kraft-Treten und Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit. Sie kann jederzeit im gegenseitigen Einvernehmen geändert und von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden.

Greifswald, den 03.01.2023

Dr. Juliane Huwe (Vertreterin des Kanzleramts)                                          

Petra Engler (Personalrat für die nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden)

Ruth Terodde (Gleichstellungsbeauftragte)

Chris Behrendt (Schwerbehindertenvertretung)