Mitarbeitendengespräch - für Führungskräfte

Einleitung

Am 19. Januar 2016 hat die Universität Greifswald einen „Orientierungsrahmen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses nach der Promotion“ vorgelegt. Er wurde erstellt auf Grundlage der von der Mitgliederversammlung der HRK im Mai 2014 verabschiedeten Empfehlung zum „Orientierungsrahmen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses nach der Promotion und akademischer Karrierewege neben der Professur“.

Ein wesentliches Element des Orientierungsrahmens ist die Beratung und Unterstützung des wissenschaftlichen Nachwuchses in der kritischen Phase der Entscheidung für den weiteren Karriereweg vor und in den zwei bis drei Jahren nach der Promotion:

„Dieser Zeitraum muss von allen Beteiligten bewusst als eine Phase der Entscheidung wahrgenommen werden. Für die Hochschullehrer und Hochschullehrerinnen entsteht daraus die Verantwortung, die ihnen unterstellten oder zugeordneten Postdocs in der kritischen Phase beratend und evaluierend zu begleiten. Die Beratung beinhaltet nicht nur die klare Vermittlung von Anforderungen an eine Karriere innerhalb der Wissenschaft; sie bedarf zudem der Kenntnis alternativer Karrierewege. Bei der Beratung sind insbesondere auch Aspekte der Gleichstellung und Chancengleichheit von Frauen und Männern zu beachten (Orientierungsrahmen Universität Greifswald).“

Um dieser Beratungsaufgabe gerecht zu werden, werden regelmäßige Mitarbeitendengespräche zwischen den Hochschullehrer*innen und ihren Mitarbeitenden empfohlen. Der Orientierungsrahmen bezieht sich zwar primär auf die Phase nach der Promotion, beratende Gespräche sollten jedoch schon in der Phase vor der Promotion einsetzen. Ein solches Gespräch sollte mindestens einmal im Jahr vereinbart werden und bedarf nicht der Dokumentation. Ein jährliches Mitarbeitendengespräch wird auch für Inhaber*innen von Dauerstellen empfohlen, mit denen über das aktuelle Aufgabenprofil und über Perspektiven für eine persönliche Weiterentwicklung gesprochen wird.

Zur Vorbereitung dieser Gespräche ist der folgende Vorbereitungsbogen gedacht, der in ähnlicher Form auch an anderen Universitäten als Grundlage für Mitarbeitendengespräche genutzt wird.

I. Hintergrund

Der vorliegende Vorbereitungsbogen1 dient Ihrer persönlichen Vorbereitung auf das Mitarbeitendengespräch. Er gibt Ihnen Hilfestellung bei der formalen Planung des Gesprächs und zeigt Ihnen, in welchen Schritten Sie das Gespräch aufbauen können. Der Vorbereitungsbogen ist keine verbindliche Vorgabe, sondern eine Hilfestellung. Sie müssen also nicht jede aufgeführte Frage behandeln.

II. Formale Gesprächsvorbereitung

Vereinbaren Sie ca. ein bis zwei Wochen vorher mit Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in einen Termin und stimmen Sie dabei den Ort und den Termin verbindlich ab.

Informieren Sie Ihren*Ihre Mitarbeiter*in über den Zweck des Gesprächs und verweisen Sie auf den Vorbereitungsbogen für die Mitarbeitenden.

Planen Sie mindestens eine Stunde Zeit für das Gespräch ein. Wählen Sie einen ruhigen Besprechungsraum und sorgen Sie dafür, dass Sie das Gespräch ohne Störungen und Unterbrechungen durch Dritte führen können.

III. Gesprächsstrategie

Die nachfolgenden Fragen und Hilfestellungen sind ein „roter Faden“, an dem Sie sich während der Vorbereitung und im Gespräch orientieren können: Welchen Einstieg möchten Sie für das Gespräch wählen?

Achten Sie darauf, dass Ihr*e Mitarbeiter*in mindestens genau so viel Redezeit erhält, wie Sie selbst. Lassen Sie deshalb Ihre*n Mitarbeiter*in zuerst reden. Mit welchen persönlichen Eigenheiten Ihres Gegenübers rechnen Sie und wie wollen Sie damit umgehen?

Wie können Sie Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in helfen, sich zum Thema zu äußern, und wie erfahren Sie seine*ihre Anliegen?

  • Zeigen Sie Interesse für die Belange Ihres*Ihrer Mitarbeiters*Mitarbeiterin.
  • Stellen Sie offene Fragen: Wie? Wann? Wodurch? Warum?

Welche Möglichkeiten bieten sich an, um zu gemeinsamen Vereinbarungen und Ergebnissen zu kommen?

  • Lassen Sie Lösungsansätze von Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in entwickeln.
  • Fassen Sie zwischendurch zusammen.

Was bietet sich für einen positiven Gesprächsabschluss an?

  • Geben Sie Feedback über das Gespräch.
  • Heben Sie positive Aspekte und Gemeinsamkeiten aus dem Gespräch hervor.

IV. Inhaltliche Gesprächsvorbereitung

Fragen zu Arbeitsaufgaben

Machen Sie sich Gedanken über die Arbeitsaufgaben Ihres*Ihrer Mitarbeiters*Mitarbeiterin und stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Aufgaben hat Ihr*e Mitarbeiter*in? Welche liegen ihm*ihr besonders und welche bereiten ihm*ihr Schwierigkeiten?
  • Wo liegen seine*ihre Stärken und wo seine*ihre Schwächen?
  • Wie schätzen Sie die Arbeitsergebnisse Ihres*Ihrer Mitarbeiters*Mitarbeiterin hinsichtlich Umfang und Qualität ein?
  • Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert? Gibt es Probleme in der Organisation? Was kann konkret verbessert werden?
  • Fragen Sie Ihre*n Mitarbeiter*in, was er*sie am liebsten verändern würde.

​​Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit dem vergangenen Mitarbeitendengespräch: Wurden die Vereinbarungen umgesetzt?

Fragen zum Arbeitsumfeld

  • Welche Arbeitsbedingungen wirken sich fördernd auf die Arbeit aus und welche hemmend? Können berufliche Verpflichtungen mit den familiären Aufgaben (z. B. Kinderbetreuung oder Pflegeaufgaben) vereinbart werden?
  • Werden familiäre Aufgaben bei der Arbeitsorganisation berücksichtigt (z. B. bei der Urlaubsregelung)?
  • Kommt es zu Störungen in der Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen der Universität Greifswald? Welche Möglichkeiten gibt es, diese Störungen zu beheben?
  • In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel? (Arbeitsmaterialien, Ausstattung, Maschinen, Telekommunikation etc.)
  • Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz eingehalten? Ist die notwendige Schutzkleidung vorhanden?
  • Welche Belastungsfaktoren gibt es? (Lärm, Schmutz, unzureichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes etc.)
  • Wie ist die Vertretung geregelt?

Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit dem vergangenen Mitarbeitendengespräch: Wurden die Vereinbarungen umgesetzt?

Fragen zur Zusammenarbeit und Führung

  • Bekommt Ihr*e Mitarbeiter*in alle Informationen, die er*sie zur Erledigung seiner*ihrer Arbeit benötigt?
  • Wie gut arbeitet Ihr*e Mitarbeiter*in mit seinen*ihren Kolleg*innen, anderen Abteilungen/Einheiten/Referaten der Universität Greifswald und anderen Berufsgruppen zusammen?
  • Welche Stellung nimmt Ihr*e Mitarbeiter*in in Ihrem Team ein?
  • Wie selbstständig arbeitet Ihr*e Mitarbeiter*in? Braucht er*sie mehr Entscheidungsspielraum oder klarere Vorgaben?
  • Wann und warum geben Sie Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in Feedback? Loben und kritisieren Sie angemessen?

Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die Vereinbarungen umgesetzt?

Fragen zu den Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven

  • Welche Perspektiven sehen Sie für die berufliche Entwicklung Ihres*Ihrer Mitarbeiter*in und wie können Sie diese fördern?
  • Was müsste Ihr*e Mitarbeiter*in tun, damit sich diese Perspektiven realisieren lassen?
  • Welche Fort- und Weiterbildungen wurden bereits vereinbart? Hat der*die Mitarbeiter*in an diesen teilgenommen? Welche Weiterbildungen sind für die Zukunft sinnvoll?
  • Fragen Sie nach, ob Ihr*e Mitarbeiter*in innerbetriebliche Veränderungswünsche hat.

V. Vereinbarungen

Wenn Ihre Ziele konkret, präzise und erreichbar sind, so geben Sie dem Handeln eine Richtung. Die Vereinbarungen am Ende des Mitarbeitendengesprächs sollen sich auf einen definierten Zeitraum und die inhaltlichen Vorgaben des Mitarbeitendengesprächs beziehen. Überlegen Sie, was Sie vereinbaren wollen:

  • Was wollen Sie im Bereich der Arbeitsaufgaben, im Arbeitsumfeld, in der Zusammenarbeit und Führung und/oder bei den Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven vereinbaren?
  • Woran lässt sich die Umsetzung der Vereinbarungen feststellen? Entwickeln Sie Kriterien, die Sie im gemeinsamen Gespräch erläutern.
  • Welche Ergebnisse sind ganz konkret beabsichtigt?
  • Legen Sie für die Umsetzung der Vereinbarungen einen Zeitrahmen fest.

VI. Erläuterungen

Personenkreis

Gesprächspartner*in der Mitarbeitenden ist der*die unmittelbare Vorgesetzte. Das ist in den wissenschaftlichen Einrichtungen und Kliniken der Geschäftsführende Vorstand (Direktor*in) oder die Leitung einer Organisationseinheit innerhalb der wissenschaftlichen Einrichtung (z. B. Lehrstuhlinhaber*in) bzw. der Klinik. Im Zweifelsfall reget die Leitung der wissenschaftlichen Einrichtung/der Klinik die Zuständigkeit.

Das Gespräch mit dem*der unmittelbaren Vorgesetzten kann verweigert werden; in diesem Fall soll eine andere Person (z. B. ein*e höhere* Vorgesetzte*, ein anderes Mitglied des Vorstands der wissenschaftlichen Einrichtung) als Gesprächspartner*in angeboten werden.

Auf Wunsch können der*die Mitarbeitende oder die Führungskraft eine Vertrauensperson (z. B. ein Mitglied der Personal- oder Schwerbehindertenvertretung oder die Gleichstellungsbeauftragte) hinzuziehen. Möglich sind auch Gruppengespräche. Diese sollten jedoch nicht alle Themen (insbesondere nicht die Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven) umfassen. Gegebenenfalls werden daran anschließend in einem individuellen Gespräch die übrigen Themen behandelt.

Durchführung

Das Mitarbeitendengespräch ist eine offene Aussprache. Auf einen sachlichen und partnerschaftlichen Dialog, frei von Zeitnot und Unterbrechungen, ist zu achten. Es darf nicht der Anschein erweckt werden, das Gespräch diene der Vorbereitung einer dienstlichen Beurteilung oder Abmahnung. Zu den einzelnen Gesprächsthemen empfiehlt sich jeweils eine Bestandsaufnahme (Rückblick, Analyse) und eine Zukunftsplanung (Vereinbarung zur Verbesserung). Bei Vereinbarungen sind die Zuständigkeitsregelungen, z. B. für Versetzungen und Höhergruppierungen, zu beachten.

Formales

Sofern die Gesprächspartner*innen die Vereinbarungen schriftlich festhalten, sollten sie gemeinsam festlegen, ob Dritte von den Inhalten in Kenntnis gesetzt werden sollen.


1 Das vorliegende Dokument orientiert sich am „Vorbereitungsbogen Mitarbeitergespräch – für Mitarbeiter“ der Ludwig-Maximilians-Universität München. Abrufbar über https://docplayer.org/39963415-Vorbereitungsbogen-fuer-das-mitarbeitergespraech-fuer-den-die-vorgesetzten-fuehrungskraft.html