Mitarbeitendengespräch - für Mitarbeitende

Einleitung

Am 19. Januar 2016 hat die Universität Greifswald einen „Orientierungsrahmen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses nach der Promotion“ vorgelegt. Er wurde erstellt auf Grundlage der von der Mitgliederversammlung der HRK im Mai 2014 verabschiedeten Empfehlung zum „Orientierungsrahmen zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses nach der Promotion und akademischer Karrierewege neben der Professur“.

Ein wesentliches Element des Orientierungsrahmens ist die Beratung und Unterstützung des wissenschaftlichen Nachwuchses in der kritischen Phase der Entscheidung für den weiteren Karriereweg vor und in den zwei bis drei Jahren nach der Promotion:

„Dieser Zeitraum muss von allen Beteiligten bewusst als eine Phase der Entscheidung wahrgenommen werden. Für die Hochschullehrer und Hochschullehrerinnen entsteht daraus die Verantwortung, die ihnen unterstellten oder zugeordneten Postdocs in der kritischen Phase beratend und evaluierend zu begleiten. Die Beratung beinhaltet nicht nur die klare Vermittlung von Anforderungen an eine Karriere innerhalb der Wissenschaft; sie bedarf zudem der Kenntnis alternativer Karrierewege. Bei der Beratung sind insbesondere auch Aspekte der Gleichstellung und Chancengleichheit von Frauen und Männern zu beachten (Orientierungsrahmen Universität Greifswald).“

Um dieser Beratungsaufgabe gerecht zu werden, werden regelmäßige Mitarbeitendengespräche zwischen den Hochschullehrer*innen und ihren Mitarbeitenden empfohlen. Der Orientierungsrahmen bezieht sich zwar primär auf die Phase nach der Promotion, beratende Gespräche sollten jedoch schon in der Phase vor der Promotion einsetzen. Ein solches Gespräch sollte mindestens einmal im Jahr vereinbart werden und bedarf nicht der Dokumentation. Ein jährliches Mitarbeitendengespräch wird auch für Inhaber*innen von Dauerstellen empfohlen, mit denen über das aktuelle Aufgabenprofil und über Perspektiven für eine persönliche Weiterentwicklung gesprochen wird.

Zur Vorbereitung dieser Gespräche ist der folgende Vorbereitungsbogen gedacht, der in ähnlicher Form auch an anderen Universitäten als Grundlage für Mitarbeitendengespräche genutzt wird.

I. Vorbemerkung

Der vorliegende Vorbereitungsbogen1 dient Ihrer persönlichen Vorbereitung auf das Mitarbeitendengespräch. Er gibt Ihnen Hilfestellung bei der formalen Planung, in welchen Schritten Sie Ihre Anliegen vorbringen können und welches Verhalten im Gespräch förderlich ist. Der Vorbereitungsbogen ist keine verbindliche Vorgabe, sondern eine Hilfestellung. Sie müssen also nicht jede aufgeführte Frage behandeln.

II. Formale Gesprächsvorbereitung

Planen Sie mindestens eine Stunde Zeit für das Gespräch ein.

III. Gesprächsstrategie

Das Gespräch wird von Ihnen und Ihrer Führungskraft gemeinsam gestaltet. Wahrscheinlich wird Ihre Führungskraft Sie nach einer kurzen Einführung bitten, selbst zu sagen, über welche Dinge Sie sprechen möchten.

Die nachfolgenden Fragen und Hilfestellungen sind ein „roter Faden“, an dem Sie sich während der Vorbereitung und im Gespräch orientieren können:

In welchen Schritten wollen Sie Ihre Anliegen vorbringen?

  • Stellen Sie Erfreuliches an den Anfang des Gesprächs: Welche Erfolge hatten Sie im letzten Jahr?
  • Bringen Sie die weniger erfolgreichen Resultate möglichst nicht am Anfang oder Ende des Gesprächs ein.

Wie wollen Sie sich im Gespräch verhalten?

  • Vertreten Sie Ihren eigenen Standpunkt.
  • Hören Sie aufmerksam zu.
  • Bringen Sie Ihre eigene Kritik sachlich vor und vermeiden Sie persönliche Angriffe.
  • Beteiligen Sie sich aktiv am Gespräch.
  • Stellen Sie Fragen, falls Ihnen etwas unklar ist.
  • Überlegen Sie, welche Themen Ihre Führungskraft mit Ihnen möglicherweise besprechen möchte

Wie reagieren Sie auf Unvorhergesehenes, zum Beispiel Überraschungen?

  • Erbitten Sie sich Bedenkzeit.
  • Sprechen Sie die Überraschung offen an.
  • Zeigen Sie sich der neuen Situation gegenüber aufgeschlossen.

IV. Inhaltliche Gesprächsvorbereitung

Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit dem vergangenen Mitarbeitendengespräch:

  • Wurden die Vereinbarungen umgesetzt?
  • Warum gab es ggf. Schwierigkeiten?

Fragen zu Arbeitsaufgaben

Machen Sie sich Gedanken über Ihre Arbeitsaufgaben und stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was sind Ihre Aufgaben?
  • Was können Sie besonders gut?
  • Was liegt Ihnen nicht so gut?
  • Wie schätzen Sie Ihre Arbeitsergebnisse hinsichtlich Umfang und Qualität ein?
  • Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert? Gibt es Probleme in der Organisation? Was kann konkret verbessert werden?
  • Wie können Sie Ihre Arbeitsabläufe „kund*innenfreundlicher“2 gestalten?
  • Was an der Ausführung Ihrer Aufgaben würden Sie am liebsten verändern, falls Sie frei darüber entscheiden könnten? Was könnte man besser machen?

Fragen zum Arbeitsumfeld

  • Kommt es zu Störungen in der Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen der Universität Greifswald? Welche Möglichkeiten gibt es, diese Störungen zu beheben?
  • Können Ihre beruflichen Verpflichtungen mit Ihren familiären Aufgaben (z. B. Kinderbetreuung oder Pflegeaufgaben) vereinbart werden?
  • Werden Ihre familiären Aufgaben bei der Arbeitsorganisation berücksichtigt (z. B. bei der Urlaubsregelung)?
  • In welchem Zustand sind Ihre Arbeitsmittel? (Arbeitsmaterialien, Ausstattung, Maschinen, Messgeräte, Telekommunikation etc.)
  • Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz eingehalten? Ist die notwendige Schutzkleidung vorhanden?
  • Welche Belastungsfaktoren gibt es? (Lärm, Schmutz, unzureichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes etc.)
  • Was möchten Sie ggf. am liebsten ändern?

Fragen zur Zusammenarbeit und Führung

  • Bekommen Sie alle Informationen, die Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigen? Sind Sie zufrieden mit der Informationsweitergabe?
  • Wie gut arbeiten Sie mit Ihren Kolleg*innen sowie anderen Abteilungen/Einheiten/Referaten der Universität Greifswald und anderen Berufsgruppen zusammen? Gibt es Meinungsverschiedenheiten, die über eine sachliche Diskussion hinausgehen? Gibt es Streitigkeiten oder Konflikte?
  • Wie selbstständig können Sie arbeiten? Brauchen Sie mehr Entscheidungsspielraum oder klarere Vorgaben?
  • Erhalten Sie von Ihrer Führungskraft ausreichende Rückmeldung (Lob, Kritik)?
  • Gibt es etwas, das Sie am Verhalten Ihrer Führungskraft stört und was Sie einmal in aller Ruhe besprechen möchten?

Fragen zu den Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven

  • Welche Fort- und Weiterbildungen wurden bereits vereinbart? Haben Sie an diesen teilgenommen? Konnten Sie das Gelernte bereits erfolgreich einsetzen?
  • Welche Fort- und Weiterbildungen sind für die Ausübung Ihrer Aufgaben notwendig?
  • Welche Perspektiven sehen Sie für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung? Was wollen Sie beruflich mittelfristig und langfristig erreichen?

V. Vereinbarungen

Überlegen Sie, was Sie vereinbaren möchten:

  • Was wollen Sie im Bereich der Arbeitsaufgaben, im Arbeitsumfeld, in der Zusammenarbeit und Führung und/oder im Bereich der Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven vereinbaren? Ist dieses Ziel für Sie zu erreichen?
  • An welchen Kriterien lässt sich die Umsetzung der Vereinbarungen feststellen oder messen?
  • Welche Ergebnisse möchten Sie erzielen? Bis wann möchten Sie dieses Ergebnis erzielen? Gibt es Zwischenschritte?

VI. Erläuterungen

Personenkreis

Gesprächspartner*in der Mitarbeitenden ist der*die unmittelbare Vorgesetzte (Lehrstuhlinhaber*in, Leitung der wissenschaftlichen Einrichtung oder der Organisationseinheit innerhalb der wissenschaftlichen Einrichtung, Klinikleitung). Im Zweifelsfall regelt die Leitung der wissenschaftlichen Einrichtung/der Klinik die Zuständigkeit.

Das Gespräch mit dem*der unmittelbaren Vorgesetzten kann verweigert werden; in diesem Fall soll eine andere Person (z. B. ein*e höher*e Vorgesetzte*r, ein anderes Mitglied des Vorstands der wissenschaftlichen Einrichtung) als Gesprächspartner*in angeboten werden.

Auf Wunsch können der*die Mitarbeitende oder die Führungskraft eine Vertrauensperson (z. B. ein Mitglied der Personal- oder Schwerbehindertenvertretung oder die Gleichstellungsbeauftragte) hinzuziehen. Möglich sind auch Gruppengespräche. Diese sollten jedoch nicht alle Themen (insbesondere nicht die Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven) umfassen. Gegebenenfalls werden daran anschließend in einem individuellen Gespräch die übrigen Themen behandelt.

Durchführung

Das Mitarbeitendengespräch ist eine offene Aussprache. Auf einen sachlichen und partnerschaftlichen Dialog, frei von Zeitnot und Unterbrechungen, ist zu achten. Es darf nicht der Anschein erweckt werden, das Gespräch diene der Vorbereitung einer dienstlichen Beurteilung oder Abmahnung. Zu den einzelnen Gesprächsthemen empfiehlt sich jeweils eine Bestandsaufnahme (Rückblick, Analyse) und eine Zukunftsplanung (Vereinbarung zur Verbesserung). Bei Vereinbarungen sind die Zuständigkeitsregelungen, z. B. für Versetzungen und Höhergruppierungen, zu beachten.

Formales

Sofern die Gesprächspartner*innen die Vereinbarungen schriftlich festhalten, sollten sie gemeinsam festlegen, ob Dritte von den Inhalten in Kenntnis gesetzt werden sollen.


1 Das vorliegende Dokument orientiert sich am „Vorbereitungsbogen Mitarbeitergespräch – für Mitarbeiter“ der Ludwig-Maximilians-Universität München. Abrufbar über https://docplayer.org/39963405-Vorbereitungsbogen-fuer-das-mitarbeitergespraech-fuer-den-mitarbeiter.html

2 Unter dem Begriff „Kund*innen“ werden Studierende, andere Mitarbeitende der Universität Greifswald und alle weiteren Personen verstanden, die von Ihnen eine (Dienst-)Leistung erhalten.