Dienstanweisung für die Beschaffung von Waren und Leistungen

(ausgenommen Bauleistungen) an der Universität Greifswald (ohne Universitätsmedizin Greifswald)

§ 1 Geltungsbereich

§ 1 Geltungsbereich

1) Diese Dienstanweisung gilt für die Beschaffung sämtlicher Waren und Leistungen an der Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald mit Ausnahme der Universitätsmedizin unabhängig von der Art der Finanzierung (Haushaltsmittel, Drittmittel, Einnahmen o. a., die der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A, (VOL/A) unterfallen.

2) Von dieser Dienstanweisung ausgenommen sind Bauleistungen (Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird), die der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) unterfallen.

§ 2 Grundsätze für die Beschaffung von Waren und Leistungen
1) Haushaltsrechtliche Grundsätze

1) Haushaltsrechtliche Grundsätze

a) Gegenstände oder Leistungen dürfen auf Basis der Landeshaushaltsordnung M-V (LHO M-V) nur erworben werden, sofern sie in absehbarer Zeit zur Erfüllung der Aufgaben der Universität erforderlich sind und entsprechende Mittel zur Verfügung stehen. Der Bedarf ist von der jeweiligen Stelle zu ermitteln, die die Gegenstände oder Leistungen benötigt (Bedarfsstelle).

b) Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass:

  • die beabsichtigte Beschaffung zur Erfüllung der Aufgaben notwendig ist,
  • keine anderen, weniger kostenaufwendigen Alternativen bestehen, die den Anforderungen genügen,
  • die Mitbenutzung von Geräten/Ausstattungen anderer Einrichtungen der Universität nicht wirtschaftlicher ist,
  • Maschinen und Geräte nur beschafft werden, wenn das für deren Einsatz erforderliche Personal und geeignete Räumlichkeiten mit den notwendigen Anschlussmöglichkeiten vorhanden sind und
  • die Finanzierung einschließlich der Folgekosten, auch für ggf. notwendige Wartungsverträge und die Unterhaltung von betriebsnotwendigen Zusatzeinrichtungen, gewährleistet ist.
2) Vergaberechtliche Anforderungen

2) Vergaberechtliche Anforderungen

a) Die Beschaffung von Waren und Leistungen richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere sind das Vergabegesetz M-V i.V.m. dem Wertgrenzenerlass des Wirtschaftsministeriums M-V, der Zubenennungserlass sowie die VOL/A in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

b) Aufträge über Waren und Leistungen sind in der Regel im Wettbewerb zu vergeben. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltensweisen (z. B. Vorabsprachen) sind unzulässig. Kein Unternehmen darf diskriminiert werden. Aufträge dürfen nur an geeignete, d. h. fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben werden. Zusätzliche Anforderungen, die z.B. umweltbezogene oder soziale Aspekte betreffen, sind nur dann zulässig, wenn sie im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen und sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben, sofern dem nicht wirtschaftliche oder technische Gründe entgegenstehen.

c) Der Zuschlag ist dem wirtschaftlichsten Angebot zu erteilen. Das ist gemäß § 7 Vergabegesetz M-V dasjenige mit dem günstigsten Verhältnis von angebotener Leistung und zu erwartenden Kosten einschließlich der ggf. entstehenden Folgekosten (z. B. Unterhalts-, Wartungs- und Betriebskosten). Die Angebote sind nach gewichteten Zuschlagskriterien zu werten.

d) Die Unternehmen haben Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren einhält. Nicht berücksichtigte Bieter haben gemäß § 19 VOL/A auf Antrag das Recht auf Mitteilung der Gründe für die Ablehnung ihres Angebotes, der Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie des Namens des erfolgreichen Bieters und der Gründe für die Nichtberücksichtigung.

e) Das Vergabeverfahren ist gemäß § 20 VOL/A von Anfang an fortlaufend zu dokumentieren. Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung ist nach § 2 Abs. 3 VOL/A unzulässig.

§ 3 Zuständigkeiten für die Beschaffung von Waren und Leistungen
1) Allgemeines

1) Allgemeines

a) Die Zuständigkeit für die Beschaffung von Waren und Leistungen ist abhängig vom Gegenstand der Beschaffung und vom Auftragswert.

b) Auftragswert: Zur Bestimmung des Auftragswerts ist von der geschätzten Gesamtvergütung inkl. aller Optionen und etwaiger Vertragsverlängerungen auszugehen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Beschaffungen ist auf der Grundlage der Aufträge des abgelaufenen Haushaltsjahres ein Gesamtbedarf zu schätzen. Bei geplanten Aufträgen mit unbestimmter Laufzeit oder einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten ist der 48-fache Monatswert zu verwenden. Ein Auftrag darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, vergaberechtliche Wertgrenzen zu umgehen (§ 3 Vergabeverordnung).

2) Grundsatz: Zuständigkeit des Referats Beschaffung

2) Grundsatz: Zuständigkeit des Referats Beschaffung

Soweit diese Dienstanweisung nachfolgend keine abweichenden Regelungen trifft, liegt die Zuständigkeit für die

Beschaffung von Waren und Leistungen beim Referat Beschaffung.

3) Abweichende Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung und der zentralen Einrichtungen

3) Abweichende Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung und der zentralen Einrichtungen

Abweichende Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung und der zentralen Einrichtungen ergeben sich aus der Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung.

4) Berechtigung der wissenschaftlichen Einrichtungen zur Beschaffung von Waren und Leistungen

4) Berechtigung der wissenschaftlichen Einrichtungen zur Beschaffung von Waren und Leistungen

a) Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind unter der Voraussetzung, dass Mittel zur Verfügung stehen und die Prüfung gemäß § 2 Absatz 1 b) erfolgt ist, in den nachfolgend aufgeführten Fällen zur eigenständigen Beschaffung im Wege der freihändigen Vergabe berechtigt. Hierbei sind bestehende Rahmenvereinbarungen zu beachten. (Über bestehende Rahmenvereinbarungen gibt das Referat Beschaffung Auskunft. Eine Bestellung aus dem Sortiment der Rahmenvereinbarungen ist über den eShop bzw. Bestellschein möglich).

  • Beschaffung von Verbrauchsmaterialien inkl. Labor- und Werkstattverbrauchsmaterialien: bis 10.000 € (zzgl. MwSt.)
  • Leistungen einschließlich Reparaturen von wissenschaftlichen Geräten: bis 10.000 € (zzgl. MwSt.)
  • Beschaffung von Geräten und Ausstattungsgegenständen: bis 500 € (zzgl. MwSt.)
  • Spezialsoftware: bis 500 € (zzgl. MwSt.)

b) Dies gilt nicht für

  • Beschaffungen aus Berufungszusagen, die über das Referat Beschaffung abzuwickeln sind.
  • Bücher, Zeitschriften und andere bibliothekarische Informationsmittel, die zentral über die Universitätsbibliothek zu beschaffen sind.
  • Standardsoftware: Für Standardsoftware sind bestehende Rahmenvereinbarungen zu nutzen. Die Bestellung erfolgt ausschließlich über das Referat Beschaffung.
  • Wartungsverträge: Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung.

c) Ungeachtet der Berechtigung zur eigenständigen Beschaffung wird dringend empfohlen, im Rahmen von EU-finanzierten Projekten sämtliche Beschaffungen oberhalb von 500 € (zzgl. MwSt.) über das Referat Beschaffung abzuwickeln, weil im Rahmen der Abrechnung der Prüfung eine detaillierte Prüfung der Vergabeunterlagen erfolgt und bereits kleine Fehler zu einer nachträglichen Kürzung der Zuwendung führen.

§ 4 Verfahren
1) Verfahren bei eigenständiger Beschaffung durch wissenschaftliche Einrichtungen
a) Allgemeines

a) Allgemeines

i) Soweit die wissenschaftlichen Einrichtungen gemäß § 3 Absatz 4a) zur eigenständigen Beschaffung berechtigt sind, ist die Vergabe unter Berücksichtigung der folgenden Regelungen durchzuführen.

ii) Mit der Übernahme einzelner Verfahrensschritte ist auch die Verantwortung für die Einhaltung der jeweils zu beachtenden haushalts- und vergaberechtlichen Rechtsvorschriften verbunden.

iii) Bei der Beschaffung von Gegenständen ab einem Anschaffungspreis von 410 € (zzgl. MwSt.) und einer Lebensdauer von mehr als 3 Jahren ist die Originalrechnung zusammen mit der Auszahlungsanordnung über das Referat Beschaffung zur Bezahlung einzureichen, um die Inventarisierung zu ermöglichen.

iv) Die Beschaffung von Gegenständen, die in den Bereich der Informationstechnologien fallen, ist rechtzeitig im Vorfeld mit dem Universitätsrechenzentrum abzustimmen, sofern eine zentrale Betreuung dieser Gegenstände gewünscht wird oder erforderlich ist, ein Anschluss an bestehende zentrale IT-Systeme erfolgen muss oder Auswirkungen auf die globale IT-Infrastruktur der Universität Greifswald zu erwarten sind.

b) Auftragswert bis 500 € (zzgl. MwSt.)

b) Auftragswert bis 500 € (zzgl. MwSt.)

i) Gemäß § 3 Abs. 6 VOL/A können Waren und Leistungen bis zu einem Auftragswert von 500 Euro (zzgl. MwSt.) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktkauf).

ii) Dazu sind Preisvergleiche von mindestens 3 Anbietern in Form von Katalogvergleichen, Internetrecherchen, Email- und telefonischen Anfragen durchzuführen. Rahmenvereinbarungen sind vorrangig zu nutzen. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob Rabattangebote von Anbietern für die Universität vorliegen bzw. ob Online-Rabatte gewährt werden. Dabei sind sämtliche Kosten wie z.B. Verpackungs- und Lieferkosten in den Preisvergleich einzubeziehen.

iii) Aufträge sind in elektronischer Form oder Schriftform zu erteilen. Telefonische Aufträge sind schriftlich zu bestätigen. Über getätigte Bestellungen ist eine Haushaltsüberwachungsliste zu führen. Für Beschaffungen vor Ort kann dazu das Formular „Handkauf“ oder ein zu nummerierender Auftragsblock verwendet werden.

iv) Der Preisvergleich und die Auswahlentscheidung sind oberhalb von 100 € (zzgl. MwSt.) auf geeignete Weise (z.B. Vermerk, Scan von Katalogen, digitale Speicherung von Internetrecherchen) zu dokumentieren. Kommt nur ein Anbieter in Betracht, sind die Gründe festzuhalten. Ein optional verwendbares Formular steht auf der Internetseite des Referats Beschaffung zur Verfügung (Formular „Preisvergleich bis 500 €“).

c) Auftragswert oberhalb von 500 € (zzgl. MwSt.) bis 10.000 € (zzgl. MwSt.)

c) Auftragswert oberhalb von 500 € (zzgl. MwSt.) bis 10.000 € (zzgl. MwSt.)

i) Die Beschaffung muss unter Einhaltung der Vorschriften über die freihändige Vergabe erfolgen. Dazu sind mindestens drei vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen.

ii) Die Pflicht zur Einholung von Vergleichsangeboten entfällt, wenn ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn

  • es sich um Waren oder Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs oder der Infrastruktur des Auftraggebers dienen (§ 3 Abs. 5, lit. c) VOL/A),
  • es sich um geringfügige Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag handelt, für die kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird und die Nachbestellung insgesamt 20 v. H. des ursprünglichen Wertes nicht überschreitet (§ 3 Abs. 5, lit. d) VOL/A),
  • Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen oder Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können (§ 3 Abs. 5 lit. e VOL/A) oder
  • Aus sonstigen Gründen für die Leistung nur ein Unternehmen in Betracht kommt (Buchstabe l). Keine hinreichende Begründung sind hingegen bestehende Vorabsprachen oder gute Erfahrungen mit dem Anbieter aus vorangegangenen Beauftragungen. Ebenso wenig genügt, dass der Auftragnehmer bei Auftragsvergaben im Rahmen von Drittmittelprojekten bereits im Zuwendungsantrag genannt wurde.

iii) Bei der Einholung von Angeboten sind die auf der Internetseite des Referats Beschaffung bereitgestellten Formulare in ihrer jeweils geltenden Fassung zu verwenden. Den Anbietern sind folgende Dokumente zu übersenden:

  • Formular „Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (VOL)“
  • Formular „Angebot VOL“
  • ZVB – Zusätzliche Vertragsbedingungen der Universität

iv) Nach Eingang der Angebote ist die Auswahlentscheidung im Formular „Preisvergleich/Vergabevermerk 500 € bis 10.000 €“ zu dokumentieren. Das Gleiche gilt, wenn ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt.

v) Die im Rahmen des Beschaffungsvorgangs erstellten Dokumente sind von der jeweiligen Einrichtung mindestens sechs Jahre, bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten entsprechend den vom Geldgeber festgelegten Fristen, aufzubewahren

d) Sonderregelungen bei Bestehen von Rahmenvereinbarungen

d) Sonderregelungen bei Bestehen von Rahmenvereinbarungen

i) Für ständig wiederkehrende Beschaffungen sieht § 4 VOL/A die Möglichkeit zum Abschluss von Rahmenvereinbarungen vor. Über eine Rahmenvereinbarung können Waren über einen längeren Zeitraum zu rabattierten Preisen bezogen werden, wodurch sich der Beschaffungsaufwand und auch der Preis erheblich verringern.

ii) Bestehende Rahmenvereinbarungen sind bei allen Bestellungen vorrangig zu beachten. Hierbei ist zu unterscheiden:

  • Bezugsvertrag (Rahmenvereinbarung im engeren Sinne):
    Ein Bezugsvertrag liegt vor, wenn die Rahmenvereinbarung bereits alle Bedingungen abschließend regelt und die einzelnen Leistungen nur noch abgerufen werden müssen. Bezugsverträge bestehen in der Regel für Möbel, Toner/Tinte, Büromaterialien, Hardware, Stempel, innenliegende Sonnenschutzeichrichtungen und Laborgase. Weitere Bezugsverträge für Druck- und Kopierleistungen sowie Kopiergeräte sind in Planung. Besteht ein Bezugsvertrag, muss die Bestellung aus dem jeweiligen Sortiment erfolgen. Ein Preisvergleich entfällt. Die Bestellung erfolgt bis 500 Euro (zzgl. MwSt.) im vereinfachten Verfahren durch autorisierte Personen mittels Bestellschein bzw. online über den eShop des Referats Beschaffung. Oberhalb von 500 Euro (zzgl. MwSt.) ist die Genehmigung durch eine Person notwendig, die zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit befugt ist. Die Genehmigung erfolgt entweder durch eine zweite Unterschrift auf dem Bestellschein oder durch gesonderte Freigabe der Online-Bestellung.
  • Rahmenvereinbarungen im weiteren Sinne:
    Bei einer Rahmenvereinbarung im weiteren Sinne besteht seitens der Universität keine Bezugsverpflichtung, so dass ein Preisvergleich erforderlich bleibt. Da die wesentlichen vergaberechtlichen Formalitäten jedoch bereits mit Abschluss der Rahmenvereinbarung beachtet wurden, kann die Angebotseinholung formlos erfolgen. Sollen in den Preisvergleich auch Angebote von Unternehmen einfließen, mit denen keine Rahmenvereinbarung besteht, muss die Einholung von Angeboten bei diesen Unternehmen in Abhängigkeit vom Auftragswert gemäß den unter b) bzw. c) beschriebenen Regelungen erfolgen. Die Auswahlentscheidung ist in Abhängigkeit vom Auftragswert gemäß b) oder c) zu dokumentieren.

iii) Über bestehende Rahmenvereinbarungen gibt das Referat Beschaffung Auskunft. Zudem ist eine Übersicht im eShop verfügbar.

2) Verfahren bei abweichender Zuständigkeit innerhalb der Verwaltung bzw. der zentralen Einrichtungen

2) Verfahren bei abweichender Zuständigkeit innerhalb der Verwaltung bzw. der zentralen Einrichtungen

a) Mit der Übertragung der Zuständigkeit nach Anlage 1 dieser Dienstanweisung wird auch die Verantwortung für die Einhaltung der jeweils zu beachtenden haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften übertragen.

b) Bei einem Auftragswert bis 500 € (zzgl. MwSt.) sind die Regelungen in § 4 Ziffer 1 b) dieser Dienstanweisung entsprechend beachtet werden.

c) Um die Einhaltung des Vergaberechts zu gewährleisten, sollen für alle freihändigen Vergaben oberhalb von 500 € (zzgl. MwSt.) die auf der Internetseite des Referats Beschaffung bereitgestellten Formulare in ihrer jeweils aktuellen Fassung verwendet werden. Für Ausschreibungen stellt das Referat Beschaffung auf Anfrage die jeweils aktuellen Formulare zur Verfügung. Diese Dokumente sind von der jeweiligen Einrichtung mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

d) Die Beschaffung von Gegenständen, die in den Bereich der Informationstechnologien fallen, ist rechtzeitig im Vorfeld mit dem Universitätsrechenzentrum abzustimmen, sofern eine zentrale Betreuung dieser Gegenstände gewünscht wird oder erforderlich ist, ein Anschluss an bestehende zentrale IT-Systeme erfolgen muss oder Auswirkungen auf die globale IT-Infrastruktur der Universität Greifswald zu erwarten sind.

3) Verfahren bei Zuständigkeit des Referats Beschaffung
a) Allgemeines

a) Allgemeines

Liegt die Zuständigkeit für die Auftragsvergabe beim Referat Beschaffung, ist ein Beschaffungsantrag einzureichen (das Formular wird auf der Internetseite des Referats Beschaffung bereitgestellt). Der Antrag muss

von einer Person unterschrieben sein, die zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit befugt ist.

b) Auftragswert unterhalb von 10.000 € (zzgl. MwSt.)

b) Auftragswert unterhalb von 10.000 € (zzgl. MwSt.)

i) Sofern nicht ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt, sollten dem Beschaffungsantrag möglichst drei Vergleichsangebote beigelegt werden.

ii) Bei einem Auftragswert oberhalb von 500 € (zzgl. MwSt.) sollen zur Sicherstellung der Einhaltung des Vergaberechts zur Einholung von Angeboten die auf der Internetseite des Referats Beschaffung bereitgestellten Formulare in ihrer jeweils aktuellen Fassung verwendet werden. Den Anbietern sind folgende Dokumente zu übersenden:

  • Formular „Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (VOL)“
  • Formular „Angebot VOL“
  • ZVB - Zusätzliche Vertragsbedingungen der Universität

iii) Sofern nicht der preiswerteste Anbieter den Zuschlag erhalten soll, ist eine Begründung abzugeben. Die Auftragsvergabe erfolgt nach Sichtung der Unterlagen durch das Referat Beschaffung.

c) Auftragswert oberhalb von 10.000 € (zzgl. MwSt.)

c) Auftragswert oberhalb von 10.000 € (zzgl. MwSt.)

Dem Referat Beschaffung können geeignete Anbieter benannt werden. Vor Abstimmung der Vergabeart dürfen jedoch weder Vergleichsangebote eingeholt noch sonstige Verhandlungen mit Anbietern geführt werden!

§ 5 Inkrafttreten

§ 5 Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 21.03.2002 außer Kraft.

Greifswald, den 12.09.2014


Referat Beschaffung
Wollweberstraße 1
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 4030
Telefax +49 3834 420 4031
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