Mobile Inventur

Seit 2009 nutzt das Referat Beschaffung eine computergestützte Inventur für die Erfassung von inventarisierten Gegenständen. Dazu wird mittels eines Handscanners das Etikett mit dem QR-Barcode auf dem Gegenstand eingescannt und mit dem Inventarverzeichnis abgeglichen.

Um den Bestand zu prüfen, wird in regelmäßig Abständen eine solche Inventur in Räumen der Universität durchgeführt. Am Ende jeder Inventur erhält das Institut/die Einrichtung einen Bericht über das Ergebnis der Inventur.

Aktuell wird das System hinter der mobilen Inventur erneuert und läuft noch als Prototyp. Ziel ist es eine Möglichkeit zu schaffen, die Inventur dezentral durchzuführen um die Erfassung zu beschleunigen.

Das Inventaretikett

Das Inventaretikett besteht aus dem Logo der Universität, einem QR-Code und der Inventarnummer in Klarschrift. So kann ein Gegenstand sofort an dem Etikett mit dem Inventarverzeichnis identifiziert werden. Das ist besonders praktisch bei Garantiefällen, wenn unklar ist, ob sich ein Gerät noch innerhalb des Garantiezeitraumes befindet und wer der Lieferant war. Des weiteren sind wir auch so in der Lage in wenigen Sekunden die Rechnung aufzurufen und gegebenenfalls per E-Mail an den Nutzer zu senden.

Muss das Inventaretikett aufklebt werden?

Ja! Alle zu inventarisierenden Gegenstände werden gemäß der Landeshaushaltsordnung Mecklenburg-Vorpommern (LHO M-V) in einem Inventar- bzw. Bestandsverzeichnis aufgenommen und erhalten entsprechend eine Inventarnummer mit Etikett. Für eine Inventur sind die Etiketten ein elementarer Bestandteil. Deshalb ist es wichtig, das Etikett schnellstmöglich nach Erhalt auf den Gegenstand zu kleben.

Ist ein Bekleben nicht möglich, weil der Gegenstand zu klein oder unerreichbar (z.B. durch Einbau) ist, kann alternativ auch ein Aktenordner angelegt werden, in die Inventarstammdatenblätter mit den Etiketten aufbewahrt werden. Bei einer Inventur ist dieser Ordner dann vorzulegen.

Wo ist das Etikett anzubringen?

Beim Bekleben der Etiketten ist auf folgendes zu achten:

  • Es sollte sich an einer schnell auffindbaren oder gut sichtbaren Stelle befinden. Beispielsweise beim PC bitte nicht hinten, sondern eher vorne oder oberhalb des Gehäuses.
  • Gut erreichbar, da mit einem Handscanner das Etikett gescannt wird. Ein Etikett in einer Nische oder ähnlichem wäre ungeeignet.
  • Das Etikett darf keine Falten werfen
  • Überkleben Sie möglichst keine anderen Etiketten. Eventuell enthalten diese wichtige Informationen zum Beispiel eine Seriennummer oder eine MAC-Adresse.

Inventaretikett ist unleserlich, falsch beklebt oder abgefallen?

Kein Problem. Einfach an das Referat Beschaffung eine E-Mail senden mit den entsprechenden Inventarnummern und der Empfängeradresse. Wir versenden dann neue Etiketten über die Hauspost.


Referat Beschaffung
Wollweberstraße 1
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 4030
Telefax +49 3834 420 4031
beschaffunguni-greifswaldde