Projektprofil

Steckbrief

Bezeichnung: TP04.01 Art: Vorprojekt Bereich: Dezernat 1 Ende: August 2021 Dauer: 2 Jahre

Projektteam

Mitglieder des Teilprojektes

Ziele des Teilprojektes

Digitale Archivierung des Rückstaus von ca. 10.000 Studierenden- und Prüfungsakten

Digitale Archivierung des Rückstaus von ca. 10.000 Studierenden- und Prüfungsakten

Wieder mehr Platz im Schrank.

Seit einer Weile erfolgt die Archivierung abgelegter Studierenden und Prüfungsakten digital. Hierbei wird die Papierakte gescannt, validiert und elektronisch signiert. Der dadurch entstandene Prozess musste sich in den Arbeitsabläufen der Referate erst etablieren, weshalb es aufgrund der Fülle an Akten in der Anfangszeit zur Bildung eines Rückstaus kam.

Ein Ziel des Teilprojektes besteht darin, den Rückstau abzubauen und die verbliebenen Akten für die elektronische Archivierung vorzubereiten.

 

Aufnahme und Analyse aktueller IST-Prozesse

Aufnahme und Analyse aktueller IST-Prozesse

Was haben wir?

Um einen Status Quo der bestehenden Studierenden- und Prüfungsverwaltung zu erhalten, steht die Aufnahme und Dokumentation der IST-Prozesse im Dezernat 1 am Anfang des Teilprojektes. Abläufe, Schnittstellen, und Systeme: alles wird aufgenommen und analysiert. Im Fokus: die Identifikation von Optimierungspotentialen und die Standardisierung von Prozessen.

Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse

Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse

Was wollen wir?

Im Weiteren gilt es, aus Optimierungspotentialen konkrete Handlungsbedarfe abzuleiten. Die Umsetzung der zugehörigen Maßnahmen wird, gemessen an Umfang und Anforderung, teils kurz- und mittelfristig, teils auf längere Sicht erfolgen.

Verbunden damit ist die Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse, die in Bezug auf Workflows, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent und klar definiert sind.

Lastenheft für ein neues Campusmanagementsystem

Lastenheft für ein neues Campusmanagementsystem

Das alte Herz hat ausgedient.

Das Campusmanagementsystem (CMS) bildet das technische Herzstück der Studierendenverwaltung und damit auch einen der zentralen Pfeiler der E-Verwaltung im Dezernat 1. Allerdings veraltet das aktuelle System zusehends. Ein Wechsel ist damit unvermeidlich.

Zu den Aufgaben des Vorprojektes gehört es, die systemischen und funktionellen Anforderungen an ein neues, bedarfsgerechtes CMS zu ermitteln und zu dokumentieren. Das entstehende Lastenheft bildet die Voraussetzung zur Implementierung eines neuen und leistungsfähigen Campusmanagementsystems.

Konzept für die E-Prüfungs- und Studierendenakte

Konzept für die E-Prüfungs- und Studierendenakte

Elektronische Dokumente für eine elektronische Verwaltung.

Die E-Akte bildet einen weiteren, wesentlich Bestandteil der digitalen Studierendenverwaltung. Aber wie kann das aussehen? Welche Dokumente und Informationen sind enthalten? Woher kommen diese? Wie steht es um Zugriffsrechte, Schnittstellen und Umsetzbarkeit? Diese und viele weitere Fragen gilt es im Rahmen des Vorprojektes mithilfe gesammelter Informationen zu beantworten.