Projektprofil

Das Teilprojekt startete mit einer Analysephase, in der durch die Projektorganisation ein Zeit- und Umsetzungsplan und die Umfeldanalyse (Erhebung der rechtlichen Anforderungen, der technischen und organisatorischen Ausgangslage, insbesondere des IST-Prozesses) erstellt worden sind. Aufgrund dieser Erhebungen wurden die ersten Entscheidungen gefällt und das Grobkonzept erstellt. 

Als ein Ergebnis dieser Umfeldanalyse wurde Folgendes als Projektgegenstand definiert:

  1. Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen
    • Rechtlich verbindlich für in Deutschland angesiedelte öffentliche Auftraggeber ist die Rechnungseingangsfähigkeit für XRechnungen. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell.
  2. Prozessoptimierung
  3. Definition Rechnungseingang
  4. Implementierung eines elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitungsworkflows für eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung als Voraussetzung für die Ausschöpfung der Potentiale der E-Rechnungen
  5. E-Ablage (elektronische Ablage und Archivierung)

Eine der wichtigsten Entscheidungen für den künftigen Rechnungsverarbeitungsworkflow war die Etablierung eines „Zentralen Rechnungseingangs“ sowohl für E-Rechnungen als auch Papierrechnungen. Den Vorteil im Vergleich zum bisherigen Prozess zeigt die nachfolgende Übersicht:

IST-Prozess

  • Eingangsrechnungen papierbasiert 
  • dezentraler Posteingang
    • ca. 80 Rechnungen/ Tag, dies konnte nur anhand der Anzahl der Buchungen ermittelt werden
    • einige Rechnungen kommen bei der Zentralen Poststelle an (mit Bezug Beschaffung oder Universität Greifswald als Adressat) und einige kommen direkt in den Einrichtungen an
  • völlig unklar ist die prozentuale Verteilung des Posteingangs, da es kein zentrales Posteingangsbuch gibt 
  • innerhalb des IST-Rechnungsbearbeitungsprozesses werden jeweils ca. 5 - 6 Dokumente erstellt (Kopien der Rechnung + Auszahlungsanordnung + Kopien der AO in den Einrichtungen, der Beschaffung, etc.)
    • die zusätzlich erstellten/ kopierten Dokumente werden noch einmal separat in den Einrichtungen aufbewahrt (Mehrfacharchivierung)
  • bei Eingang der Rechnung in digitaler Form wird diese derzeit noch ausgedruckt und dann in den Prozess gegeben (Medienbruch)

SOLL-Prozess

  • Eingangsrechnungen papierbasiert oder digital 
  • Zentraler Rechnungseingang
    • Außenwirkung: standardisiert und professionell
  • Einheitliche Rechnungsadresse:

            Universität Greifswald
            xxx
            xxx
            17487 Greifswald

 

 

  • Vermeidung Erstellung von dezentralen Kopien
    • Die Rechnungen werden in Zukunft, in Abhängigkeit der entsprechenden Berechtigung, jederzeit im System abrufbar sein. 

 

 

  • Zentraler Rechnungseingang: (bitte erst nach Freigabe durch Projektleitung benutzen)

              rechnunguni-greifswaldde

 

Nach der Entscheidung für einen zentralen Rechnungseingang war zu klären, wann und wie die papierbasierten Eingangsrechnungen künftig im System erfasst werden sollen.

Um die Vorteile des elektronischen Freigabeprozesses umfassend nutzen zu können, müssen die eingehenden Papierrechnungen so früh wie möglich digitalisiert und entsprechend im System abgelegt werden. Die Entscheidung fiel also auf das Frühe Scannen.

Anschließend war zu entscheiden, ob das Frühe Scannen zentral oder dezentral erfolgen soll. Die nachfolgende Übersicht zeigt die Vor- und Nachteile beider Varianten:

Option 1: zentrales Scannen

Vorteile

  • höhere Transparenz auf zentraler Ebene (wie viele Rechnungen kommen wo an)
  • Sicherstellung der Vollständigkeit im System
  • ggf. höhere Prozessakzeptanz in Einrichtungen: Rechnungserfassung als Dienstleistung der Verwaltung
  • Prozess Rechnung scannen ist auf wenige Mitarbeitende verteilt (Routinearbeit, geringere Fehlerquote)
  • geringerer Schulungsaufwand
  • überschaubares Berechtigungskonzept

Nachteile

  •  zusätzliche Beteiligte im SOLL-Prozess (Scanstelle)

Option 2: dezentrales Scannen

Vorteile:

  • keine zusätzliche Rolle im Berechtigungskonzept notwendig

 

 

 

 

 

Nachteile:

  • keine Kontrolle über Originalrechnung (Ablage zur Qualitätssicherung, Erstellung von Kopien für Schattenakte)
  • Lizenzkosten Scanarbeitsplatz: ca. 845€/ AP
  • erhöhter Schulungsaufwand
  • erhöhte Fehlerquote durch unterschiedliche Erfassung an unterschiedlichen Arbeitsplätzen
  • neuer Prozessschritt für viele Mitarbeitende
  • Dokumentationsaufwand (Verfahrensdokumentation + Berechtigungskonzept)

 

 

Aufgrund der Analyse wurde entschieden, Eingangsrechnungen künftig durch die zentrale Poststelle im Wege des frühen Scannens im System zu erfassen.

Im Anschluss folgte eine Teststellung für ca. 4 Monate, in denen die zentrale Poststelle die gesamte Eingangspost für einen Teil der Verwaltung öffnete und die Eingangsrechnungen scannte.

Rechnungsscanner in der Poststelle

Mit der Dienstanweisung zum Umgang mit dienstlicher Eingangs- und Ausgangspost in der zentralen Poststelle der Universität Greifswald wurde der Umsetzung des konzipierten SOLL-Prozesses, insbesondere dem künftigen Umgang mit der Eingangspost und speziell zentral eingehenden Papier-Eingangsrechnungen, eine rechtliche Grundlage gegeben.

Eine Antwort auf häufig auftretende Fragen zum künftigen SOLL-Prozess finden Sie auf unseren FAQ-Seiten, die wir regelmäßig aktualisieren werden.

Bei weiteren Fragen zum Projekt können Sie sich jederzeit an mich wenden.

Kontakt

Anja Mauritz
Raum 1.19
Rubenowstraße 2
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 1110
anja.mauritzuni-greifswaldde

Hinweis: Aufgrund der aktuell anhaltenden Corona-Pandemie wird die Pilotphase im Produktivsystem zeitlich verschoben. Die ab dem 18.04.2020 eingehenden XRechnungen werden trotzdem elektronisch entgegengenommen und durch Referat Haushalt in Absprache mit den entsprechenden Einrichtungen medienbruchfrei bearbeitet und zur Buchung freigegeben. Alle weiteren Eingangsrechnungen werden bis zum RollOut in Ihrem Bereich weiterhin wie gewohnt behandelt und bearbeitet. Wir bitten für Ihr Verständnis.

Ihre Projektleitung