Meine erste Dienstreise - Worauf muss ich achten...?
Bei der Beantragung von Dienstreisen ist einiges zu beachten, da der Verlauf Ihrer Dienstreise Auswirkungen auf die Erstattung von Reisekosten hat. Ausführliche Informationen zu Fragen der Erstattungsmöglichkeiten finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden. Formulare für die Beantragung und Abrechnung von Exkursionen und Dienstreisen finden Sie auf unserer Formularseite. Sämtliche rechtliche Grundlagen stehen Ihnen außerdem hier zur Verfügung.
Zudem können Sie Fragen, die bei der Planung von Dienstreisen entstehen, sehr gern mit unseren Kolleginnen der Reisekostenstelle besprechen.
Haben Sie konkrete Fragen zu einer Reisekostenabrechnung richten Sie Ihr Anliegen bitte über das Ticketsystem in der Groupware an die Reisekostenstelle.
Franka Fuchs
Telefon +49 3834 420 1345
franka.fuchs@uni-greifswald.de
Grit Giersberg
Telefon +49 3834 420 1254
grit.giersberg@uni-greifswald.de
Sophia Wirtz
Telefon +49 3834 420 1311
sophia.wirtz@uni-greifswald.de
Im Folgenden haben wir Ihnen erste wichtige Informationen in Form von FAQs zusammengestellt:
Sie nutzen unser Formular Dienstreiseantrag und lassen diesen von Ihrer*Ihrem Vorgesetzten und der*dem Leiter*in der Einrichtung genehmigen.
Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist von 6 Monaten. Danach ist eine Abrechnung nicht mehr möglich.
Für die Abrechnung nutzen Sie bitte den Abrechnungsbogen, zu finden unter folgendem Link: Reisekostenabrechnung. Bitte fügen Sie Ihrer Abrechnung den originalen Dienstreiseantrag und die Originalbelege bei.
Sie können einen Abschlag in Höhe von 80 % auf die voraussichtlichen Kosten beantragen. Dazu senden Sie den genehmigten Antrag per E-Mail oder Hauspost an die Reisekostenstelle. Der Abschlag wird 10 Tage vor Beginn der Reise gezahlt, es sei denn, es wurden bereits Kosten verauslagt, dann leiten Sie diese Belege bitte zusammen mit dem Antrag an die Reisekostenstelle.
Das Deutschland-Ticket können Sie abrechnen, wenn es sich rentiert hat, siehe Hinweisblatt: Hinweis zur Nutzung des Deutschlandtickets bei Dienstreisen
Sie können eine höhere Klasse nutzen, erstattet wird aber nur die 2. Klasse (Bahn) oder die Economy-Class bei Flügen. Nutzen Sie eine höhere Klasse, fügen Sie Ihrer Abrechnung einen Nachweis bei, wieviel die niedrigste Klasse zum Zeitpunkt der Buchung gekostet hätte. Die Erstattung einer höheren Klasse ist möglich, wenn der Flug ununterbrochen länger als 8 Stunden andauert.
Nein, im Inland können keine Flüge abgerechnet werden, es erfolgt auch keine Erstattung von fiktiven Bahnkosten.
Im Inland beträgt der Höchstbetrag für Übernachtungen 80,00 €/Nacht Logiskosten. Bei Auslandsdienstreisen dürfen im Inland max. 70,00 €/Nacht erstattet werden. Für die Tage- und Übernachtungsgelder im Ausland wird jedes Jahr eine neue Liste veröffentlicht, siehe: Auslandstage- und Übernachtungsgeld
Zum internen Gebrauch für Dienstreisensteht Ihnen eine Hotelliste zur Verfügung. Bei der Buchung ist der Buchungscode (auf der Hotelliste abgebildet) anzugeben. Eine Erstattung erfolgt bei entsprechender Buchung bis zur Höhe der dort angegebenen Zimmerpreise.
Bitte fügen Sie Ihrem Dienstreiseantrag einen Auszug aus einem Buchungsportal bei, der Ihre Suche belegt. Eine Liste kann nur anerkannt werden, wenn bis auf „Umkreis 5 km“ und „Hotel“ keine weiteren Filter gesetzt wurden. Sortieren Sie nach dem „niedrigsten Preis zuerst“ und drucken die Liste bis zu Ihrem gebuchten Hotel aus. Mehrbettzimmer und Jugendherbergen müssen nicht berücksichtigt werden.
Sie dürfen Ihre Reise mit einer privaten Reise verbinden. Bei einem privaten Anteil von bis zu 5 Arbeitstagen werden die für das Dienstgeschäft notwendigen Kosten erstattet. Ein Nachweis der Kosten für den regulären Reiseverlauf zum Zeitpunkt der Buchung ist zwingend beizufügen (Ausdruck Bahn, Ausdruck Flüge). Verbinden Sie Ihre Dienstreise mit einem privaten Anteil von mehr als 5 Arbeitstagen wird nur der zusätzlich für das Dienstgeschäft notwendige Anteil (keine Fahrtkosten Hin-/Rückfahrt) erstattet.
Private Bahn-Cards sind auch für Dienstreisen zu verwenden. Sie werden, wenn sie sich für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum rentiert haben, erstattet. Dazu stellen Sie bitte einen formlosen Antrag mit der Kostenstelle und Ihrer Kontoverbindung. Den Antrag reichen Sie bitte zusammen mit der Rechnung der Bahn-Card und einer Auflistung der Dienstreisen ein.