Inventarverwaltung

Seit 2009 nutzt das Referat Beschaffung eine computergestützte Inventur für die Erfassung von inventarisierten Gegenständen. Dazu wird mittels eines Handscanners das Etikett mit dem QR-Barcode auf dem Gegenstand eingescannt und mit dem Inventarverzeichnis abgeglichen.

Um den Bestand zu prüfen, wird in regelmäßig Abständen eine solche Inventur in Räumen der Universität durchgeführt. Am Ende jeder Inventur erhält das Institut/die Einrichtung einen Bericht über das Ergebnis der Inventur.

Aktuell wird das System hinter der mobilen Inventur erneuert und läuft noch als Prototyp. Ziel ist es, eine Möglichkeit zu schaffen, die Inventur dezentral durchzuführen um die Erfassung zu beschleunigen.

Ja! Alle zu inventarisierenden Gegenstände werden gemäß der Landeshaushaltsordnung Mecklenburg-Vorpommern (LHO M-V) in einem Inventar- bzw. Bestandsverzeichnis aufgenommen und erhalten entsprechend eine Inventarnummer mit Etikett. Für eine Inventur sind die Etiketten ein elementarer Bestandteil. Deshalb ist es wichtig, das Etikett schnellstmöglich nach Erhalt auf den Gegenstand zu kleben.

Ist ein Bekleben nicht möglich, weil der Gegenstand zu klein oder unerreichbar (z.B. durch Einbau) ist, kann alternativ auch ein Aktenordner angelegt werden, in die Inventarstammdatenblätter mit den Etiketten aufbewahrt werden. Bei einer Inventur ist dieser Ordner dann vorzulegen.

Beim Bekleben der Etiketten ist auf Folgendes zu achten:

• Es sollte sich an einer schnell auffindbaren oder gut sichtbaren Stelle befinden, beispielsweise beim PC bitte nicht hinten, sondern eher vorne oder oberhalb des Gehäuses.
• Gut erreichbar, da mit einem Handscanner das Etikett gescannt wird. Ein Etikett in einer Nische oder Ähnlichem wäre ungeeignet.
• Das Etikett darf keine Falten werfen.
• Überkleben Sie möglichst keine anderen Etiketten. Eventuell enthalten diese wichtige Informationen, zum Beispiel eine Seriennummer oder eine MAC-Adresse.

Kein Problem. Einfach an das Referat Beschaffung eine E-Mail senden mit den entsprechenden Inventarnummern und der Empfängeradresse. Wir versenden dann neue Etiketten über die Hauspost.