Wer kann einen Antrag auf Namensänderung gemäß dgti-Ergänzungsausweis stellen?

Einen Antrag auf Eintragung/Änderung des Vornamens gemäß dgti-Ergänzungsausweis können Studierende und Mitarbeitende stellen.

Wenn Sie ein Studium an der Universität Greifswald beginnen wollen, können Sie den Antrag auf Eintrag Ihres gewählten Namens direkt im Rahmen des Einschreibungsprozesses stellen. Wenn Sie bereits an der Universität Greifswald studieren, ist ein entsprechender Antrag jederzeit möglich. Ansprechpartner*in ist in beiden Fällen das Studierendensekretariat.

Als Mitarbeitende oder künftige Beschäftigte können Sie Ihren gewählten Vornamen über einen entsprechenden Antrag beim Referat Personal eintragen lassen.

Welche Unterlagen sind für die Antragsstellung notwendig?

Die Eintragung/Änderung Ihres Vornamens erfolgt mit folgendem Formular und unter Vorlage des dgti-Ergänzungsausweises. Bitte wenden Sie sich, wenn Sie bereits als Studierende*r eingeschrieben sind, an das Studierendensekretariat und im Falle eines Beschäftigungsverhältnisses an das Referat Personal.

Was geschieht nach Bearbeitung des Antrags?

Nach Bearbeitung des Antrags durch das Studierendensekretariat oder im Falle eines Beschäftigungsverhältnisses durch das  Referat Personal erfolgt die Eintragung Ihres gewählten Vornamens als zusätzlicher Eintrag in der HIS-Stammdatenbank und wird somit automatisch für die universitätsinternen Systeme verwendet (zentraler Nutzeraccount, Selbstbedienungsportal, Teilnahmelisten Prüfungsanmeldung, Prüfungsprotokolle, E-Mail-Adresse, Studierenden- bzw. Mitarbeitendenausweis, Moodle, BBB, OpenProject, PaperCut etc.). Darüber hinaus wird der gewählte Name auch im Rahmen der universitären Gremienwahlen verwendet.

Was muss ich tun, damit meine E-Mailadresse den Namen des dgti-Ergänzungsausweises trägt?

Sie müssen nur den Antrag an das Studierendensekretariat und im Falle eines Beschäftigungsverhältnisses an das Referat Personal richten. Nachdem Ihr Antrag dort bearbeitet und Ihr gewählter Vorname eingetragen ist, richtet das Universitätsrechenzentrum die neue E-Mail-Adresse als Primäralias zu Ihrem bereits bestehenden Account ein. Sie können sich weiter wie gewohnt mit Ihren bisherigen Zugangsdaten (Nutzerkennung und Passwort) anmelden und haben dadurch weiterhin Zugriff auf Ihren bisherigen E-Mail-Verkehr. Sichtbar ist nach der Umstellung nur noch die neue Adresse.

Bitte beachten Sie, dass Sie den Antrag bei beiden Stellen einreichen müssen, wenn Sie sowohl studieren als auch ein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Greifswald haben.

Wo erhalte ich meinen neuen Studierenden- bzw. Mitarbeitendenausweis?

Sofern Sie Ihren gewählten Vornamen bereits im Rahmen der Einschreibung oder Einstellung eintragen lassen, wird der Studierenden- bzw. Mitarbeitendenausweis direkt darauf ausgestellt.

Bei einer späteren Änderung Ihres Vornamens erhalten Sie einen neuen Studierendenausweis im Studierendensekretariat, einen neuen Mitarbeitendenausweis nach Terminvereinbarung im Referat Bau- und Raumplanung, (https://www.uni-greifswald.de/mitarbeiterausweis).

Wie bzw. wo wird die Namenänderung im universitären Kontext sichtbar?

Ihr gewählter Vorname wird für die folgenden universitätsinternen Systeme verwendet:  zentraler Nutzeraccount, Selbstbedienungsportal, Teilnahmelisten Prüfungsanmeldung, Prüfungsprotokolle, E-Mail-Adresse, Moodle, BBB, OpenProject, PaperCut etc. Auch Studierenden- bzw. Mitarbeitendenausweis werden nach der Änderung auf den Namen ausgestellt. Darüber hinaus wird der Name auch im Rahmen der universitären Wahlen verwendet.

Durch die Änderung in den universitätsinternen Systemen ist sichergestellt, dass Dozierende und Prüfende im universitären Alltag nur den Vornamen Ihres dgti-Ergänzungsausweises zur Kenntnis erhalten. Bitte beachten Sie aber, dass es bei einzelnen Studiengängen zu Abweichungen kommen kann, wenn der Vorname erst während des Studiums geändert wird (zum Beispiel in den Studiengängen der Universitätsmedizin und im Studiengang der Pharmazie).

Für Mitarbeitende: Auf welchen Dokumenten wird bei einem Beschäftigungsverhältnis nicht der gewählte Vorname verwendet, sondern der des Personalausweises?

Arbeitsverträge, Ernennungsurkunden und entsprechende Verwaltungsakte sowie Meldungen an das Landesamt für Finanzen oder das Finanzamt können derzeit nur auf den Namen ausgestellt werden, der im Personalausweis ausgewiesen ist.

Für Studierende: Wird der gewählte Vorname auch auf Abschluss-zeugnissen, Semesternotenspiegeln, Studienbescheinigungen und sonstigen Bescheiden sichtbar sein?

Aktuell wird das noch nicht umgesetzt. Wir werden jedoch weiterhin regelmäßig überprüfen, inwieweit wir die Geschlechtergerechtigkeit von inter*, trans* und nicht-binären Studierenden und Beschäftigten noch besser fördern können.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Daten werden verarbeitet, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die automatische Löschung Ihres zentralen Nutzeraccounts im Zuge Ihrer Exmatrikulation/Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses erfolgt. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine längere Speicherung erfordern, werden die Daten nach Ablauf dieser Fristen umgehend gelöscht. Archivierungswürdige Daten werden an das Universitätsarchiv übergeben und dort unbegrenzt aufbewahrt.

Wer kann meine Daten einsehen?

Die Möglichkeit der Einsichtnahme und der Verarbeitung Ihrer Daten des dgti-Ergänzungsausweises haben ausschließlich berechtigte Mitarbeitende der Universität Greifswald. Dies sind:

• zuständige Sachbearbeitende des Dezernats Studentische und Internationale Angelegenheiten und des Studiendekanats der Medizin und des Referats Personal
• Systemadministratoren der universitären Systeme
• zuständige Mitarbeitende der verantwortlichen Wahlstellen

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität wenden:

René Schülke

SIS - Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbH

Eckdrift 93, 19061 Schwerin

Telefon: +49 385 20092 1213

E-Mail: datenschuetzeruni-greifswaldde