Dienstanweisung für die Beschaffung von Waren und Leistungen

Die Beschaffung von Waren und Leistungen richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere sind das Vergabegesetz M-V in Verbindung mit dem Erlass über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Anwendungsbereich des Vergabegesetzes Mecklenburg-Vor­pommern (Vergabeerlass M-V), der Mindest-Stundenentgelt-Verordnung - MStEVO M-V, das Mindestlohngesetz, sowie Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Darüber hinaus sind unterhalb der jeweils geltenden EU-Schwellenwerte die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und oberhalb der EU-Schwel­lenwerte das jeweils geltende EU-Recht, insbesondere die Verordnung über die Vergabe öffent­licher Aufträge (VgV) zu beachten.

Bei Beschaffungen aus Drittmitteln haben hiervon abweichende Vorgaben des Drittmittel­gebers Vorrang.

i.    Wettbewerbs- und Transparenzgrundsatz: Aufträge werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren und unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Ver­hältnismäßigkeit vergeben. Aufträge dürfen nur an fachkundige, leistungsfähige sowie ge­setzestreue und zuverlässige Unternehmen (geeignete Unternehmen) erteilt werden. Fristen sind ausreichend lang zu bemessen. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltens­weisen (z. B. Vorabsprachen) sind unzulässig. Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Ungleichbehandlung ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften ausdrücklich geboten oder gestattet (Behindertenwerkstätten, Justizvollzugsan­stalten u.ä.).

ii.    Grundsatz der Produktneutralität: An die zu beschaffenden Produkte und Leistungen sind nur notwendige und angemessene Anforderungen zu stellen. Vergaben müssen grundsätz­lich produktneutral erfolgen. Die Leistungsbeschreibung darf daher nicht in einer Weise aus­gestaltet werden, die einzelne Bieter bevorzugt. Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren dürfen nur ausnahmsweise verwendet werden, wenn der Auftragsgegen­stand andernfalls nicht genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann. In di?-sen Fällen ist jedoch der Zusatz „oder gleichwertig" zu verwenden.

iii.    Soziale sowie klima- und umweltbezogene Aspekte, Qualität und Innovation: Im Vergabe­verfahren können soziale und umweltbezogene sowie qualitative und innovative Aspekte bei der Definition des Auftragsgegenstandes, bei der Festlegung der Eignungs- und Zu­schlagskriterien und der Vorgabe von Ausführungsbedingungen berücksichtigt werden. Bei der Beschaffung energieverbrauchsrelevanter Waren soll auf eine möglichst hohe Energie­effizienz geachtet werden. Ebenso sollen neben dem reinen Anschaffungspreis auch die Lebenszykluskosten in die Betrachtung einfließen. Technische Spezifikationen sowie Leis­tungs- und Funktionsanforderungen sollen unter Beachtung umweltbezogener Aspekte und unter Bezugnahme auf Umweltzeichen formuliert werden. Es sind vom Auftraggeber diesbezüglich konkrete Vorgaben zu machen und bei der Preisermittlung zu berück­sichtigen. Das Referat Beschaffung stellt Informationen zum Rechtsrahmen für eine nachhaltige Beschaffung zur Verfügung.

iv.    Mittelstandsinteressen: Mittelständische Interessen sind vornehmlich zu berücksichtigen. Daher ist vom Bieter eine Erklärung darüber zu verlangen, ob sein Unternehmen ein kleines bzw. mittleres Unternehmen nach Abschnitt II Nummer 1.4 des Vergabeerlasses M-V ist. Das Referat Beschaffung stellt auf den Webseiten eine Bieterdatenbank mit entsprechen­den Angaben zur Verfügung. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und ge­trennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose kön­nen zusammen vergeben werden, wenn technische oder wirtschaftliche Gründe dies erfor­dern.

v.    Binnenmarktrelevanz: Liegt das geplante Auftragsvolumen bei 10% des jeweiligen EU­Schwellenwerts (oberhalb von 20.000 €), muss eine Prüfung der Binnenmarktrelevanz er­folgen. Sofern unter Abwägung von Besonderheiten des Auftragsgegenstandes, des jewei­ligen Wirtschaftssektors oder des Ortes der Leistungserbringung ein grenzüberschreiten­des Interesse nicht verneint werden kann, gelten als Ausfluss der Grundfreiheiten des EU­Vertrages erhöhte Anforderungen an Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung. Die Vergabeabsicht ist daher rechtzeitig dem Referat Beschaffung mitzuteilen, damit eine öffentliche Bekanntmachung erfolgen kann und Firmen Interessenbekundungen abgeben können.

vi.    Vertraulichkeit: Sofern nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften ausdrücklich gestattet, dür­fen - auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens - keine von den Unternehmen übermit­telten und von diesen als vertraulich gekennzeichneten Informationen weitergeben werden. Dazu gehören insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und die vertraulichen Aspekte der Angebote.

vii.    Vermeidung von Interessenkonflikten/Korruptionsvorsorge(§ 4 UVgO, § 6 VgV): Personen, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, dürfen nicht am Vergabeverfahren mitwirken. Ein Interessenkonflikt besteht für Personen, die an der Durchführung des Vergabeverfahrens beteiligt sind oder Einfluss auf seinen Ausgang nehmen können und die ein direktes oder indirektes finanzielles, wirtschaftliches oder persönliches Interesse haben, das ihre Unpar­teilichkeit und Unabhängigkeit im Rahmen des Verfahrens beeinträchtigen könnte. Ein In­teressenkonflikt wird vermutet, wenn die am Vergabeverfahren mitwirkenden Personen o­der deren Angehörige

•    Bewerber oder Bieter sind,
•    Bewerber oder Bieter beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzliche Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten,
•    oder beschäftigt oder tätig sind

►    bei einem Bewerber oder Bieter gegen Entgelt oder als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs oder
►    für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen, wenn dieses Un­ternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Be­werber oder Bieter hat.

Die Verwaltungsvorschrift zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der Landes­verwaltung Mecklenburg-Vorpommern vom 10.05.2022 ist zusätzlich zu beachten.

viii.    Dokumentationsgebot: Vergabeverfahren sind von Anbeginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

i.    Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind in den in § 3 Absatz 3a) dieser Dienstanweisung genannten Fällen zur eigenständigen Beschaffung unter Beachtung der nachfolgend unter lit. b) beschriebenen Regelungen berechtigt. Die festgelegte Wertgrenze von maximal 5.000€ für die Berechtigung zur eigenständigen Beschaffung ergibt sich aus der Wertgrenze für den Direktauftrag gemäß § 14 UVgO in Verbindung mit Abschnitt I Nummer 2 des Verga­beerlasses M-V. Oberhalb dieser Wertgrenze sind zwingend förmliche Vergabeverfahren durchzuführen, die dem Referat Beschaffung obliegen.

ii.    Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind berechtigt, bei Zuständigkeit des Referats Be­schaffung die Durchführung des Vergabeverfahrens durch eine Markterkundung unter Be­achtung der nachfolgend unter lit. c) beschriebenen Regelungen vorzubereiten.

iii.    Mit der Übernahme einzelner Verfahrensschritte ist auch die Verantwortung für die Einhal­tung der jeweils zu beachtenden haushalts- und vergaberechtlichen Rechtsvorschriften ver­bunden.

iv.    Die Beschaffung von Gegenständen aus dem Bereich der Informationstechnologien ist recht­zeitig im Vorfeld mit dem Universitätsrechenzentrum und dem Referat Beschaffung abzu­stimmen, sofern eine zentrale Betreuung dieser Gegenstände gewünscht wird oder erforder­lich ist, ein Anschluss an bestehende zentrale IT-Systeme erfolgen muss oder Auswirkungen auf die globale IT-Infrastruktur der Universität Greifswald zu erwarten sind.

v.    Die Beschaffungs- bzw. Vergabeunterlagen sind für mindestens sechs Jahre ab dem Ab­lauf des Haushaltsjahres aufzubewahren. Bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten gelten die vom Geldgeber festgelegten längeren Aufbewahrungsfristen.

i.    Gemäߧ 14 UVgO in Verbindung mit Abschnitt I Nummer 2 Satz 2 Vergabeerlass M-V kön­nen Waren und Leistungen bis zu einem Auftragswert von 5.000 Euro (zzgl. MwSt.) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktauftrag). Die Regelungen in § 3 Ziffer 1 zur Schätzung des Auftragswerts sind zu beachten.

ii.    Bei Vergaben oberhalb von 1.000 € (zzgl. MwSt.) ist in Vorbereitung des Direktauftrags eine Erkundung des Marktes durchzuführen. Hierbei sind im Regelfall mindestens drei Anbieter in den Preisvergleich und die Auswahlentscheidung einzubeziehen. Dabei kann auf allge­mein zugängliche Auskünfte (zum Beispiel Internetrecherchen, Kataloge, Telefonauskünfte, formlose E-Mailanfragen) zugrückgegriffen werden. Bestehende Rahmenvereinbarungen sind jedoch vorrangig zu nutzen (siehe nachfolgend lit. d). Darüber hinaus ist zu prüfen, ob Online-Rabatte gewährt werden oder Rabattangebote von Anbietern für die Universität (Hochschulrabatt) vorliegen. Daher sind potentielle Anbieter bei der Anfrage darauf hinzu­weisen, dass im Namen der Universität eine Beschaffung ohne Vergabeverfahren vorgese­hen ist. Sämtliche Kosten wie z.B. Verpackungs- und Lieferkosten sind in den Preisvergleich einzubeziehen.

iii.    Es sind ausschließlich Unternehmen zu beauftragen, die sich zur Zahlung eines Mindest­stundenentgeltes gemäß Vergabegesetz M-V verpflichtet haben. Die Verpflichtung zur Zah­lung eines etwaig höheren Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiloG) bleibt davon unberührt. Das Referat Beschaffung erfasst die Anbieter, die eine entsprechende Verpflich­tungserklärung gemäß Vergabegesetz M-V gegenüber der Universität bereits abgegeben haben, in einer auf der Webseite des Referats zugänglichen Bieterdatenbank. Sofern ein gewünschtes Unternehmen nicht in der Bieterdatenbank gelistet ist, soll die notwendige Ver­pflichtungserklärung von der Bedarfsstelle beim Bieter eingeholt und dem Referat übermittelt werden. Eine Vorlage für die Anfrage einschließlich eines Formulars steht auf der Webseite des Referats Beschaffung zur Verfügung. Bei Firmen von allgemeinem Interesse kann die Einholung der Erklärung auch durch das Referat Beschaffung erfolgen.

iv.    Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Telefonische Aufträge sind schriftlich oder in Textform zu bestätigen (E-Mail genügt). Über getätigte Bestellungen ist eine fortlaufende Übersicht zu führen. Ein entsprechendes Formular steht auf der Webseite des Referats Beschaffung zur Verfügung. Für Beschaffungen vor Ort kann dazu das Formular „Handkauf' oder ein zu num­merierender Auftragsblock verwendet werden.

v.    Der Preisvergleich und die Auswahlentscheidung sind auf geeignete Weise zu dokumentie­ren. Sofern ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt, sind die Gründe festzuhal­ten. Ein Formular für die Dokumentation stehen auf der Internetseite des Referats Beschaf­fung zur Verfügung.

vi.    Die im Rahmen des Beschaffungsvorgangs erstellten Dokumente sind von der jeweiligen Einrichtung mindestens 6 Jahre nach dem Ablauf des Haushaltsjahres aufzubewahren. Bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten gelten die vom Geldgeber festgelegten längeren Auf­bewahrungsfristen.

i. Liegt die Zuständigkeit für die Vergabe beim Referat Beschaffung gelten die Regelungen unter § 4 Ziffer 3.

ii.    Für die Vorbereitung von Drittmittelanträgen einschließlich der Beantragung von Großgerä­ten bzw. zur Vorbereitung von Vergabeverfahren können Markterkundungen gemäß § 20 UVgO mit dem Ziel der Unterrichtung der Unternehmen über die Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchgeführt werden. Die potentiellen Bieter sind jedoch darauf hinzuwei­sen, dass die Markterkundung keine Vorwegnahme einer eventuellen späteren Vergabe dar­stellt. Es können Preisinformationen - jedoch keine Angebote! - eingeholt werden. Im Rah­men der Markterkundung kann ermittelt werden, ob es einen für die zu beschaffende Leis­tung relevanten Markt gibt (Wettbewerb), ob Unternehmen die gesamte oder auch Teilleis­tungen anbieten können (Losbildung) und welche Preise zur Leistungserbringung aufgerufen werden (Auftragswertschätzung). Hierbei sind auch Nebenkosten, die für die Aufstellung und den Betrieb anfallen, einzubeziehen. Es ist darauf zu achten, dass die Einsatzzwecke, die Mindestparameter und sonstige Vorgaben allen potentiellen Bietern gleichmäßig zur Verfü­gung gestellt werden. Markterkundungen dürfen nicht zu einem Wissensvorsprung einzelner Marktteilnehmer führen.

iii. Markterkundungen sind zu protokollieren. Hierzu sind Gesprächsvermerke anzufertigen und etwaiger Schriftverkehr und/oder Prospekte als Teil der späteren Vergabeakte aufzubewahren. Zur Unterstützung stehen auf der Webseite des Referats Beschaffung Formulare zur Verfügung. Die Dokumentation der Markterkundung ist dem Referat Beschaffung zusammen mit dem Beschaffungsantrag zu übermitteln.

i. Über eine Rahmenvereinbarung können Waren über einen längeren Zeitraum zu rabattierten Preisen bezogen werden. Hinzu kommt, dass der Abruf aus Rahmenvereinbarungen nicht mehr den formellen Anforderungen des Vergaberechts unterliegt, wodurch sich der Aufwand für die jeweilige Bestellung erheblich verringert. Bestehende Rahmenvereinbarungen sind daher vorrangig zu nutzen.

ii. Über die jeweils bestehenden Rahmenvereinbarungen informiert das Referat Beschaffung auf seiner Webseite. Darüber hinaus ist eine Übersicht im eShop des Referates verfügbar. Der Abruf aus Rahmenvereinbarungen erfolgt durch das Referat Beschaffung. Hierfür stehen ein Bestellschein und der eShop (nur im Intranet zu erreichen) zur Verfügung

 i. Freiberufliche Leistungen sind alle Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden. Welche Leistungen hierunter fallen, ergibt sich aus § 18 Absatz 1 Nummer 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die dortige Aufzählung ist nicht abschließend. Zu den freiberuflichen Leistungen zählen unter anderem selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten, die selbständige Berufstätigkeit der Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Dolmetscher und Übersetzer.

ii. Vergabe von freiberuflichen Leistungen an selbständig tätige Personen, die gemäß Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung über das Referat Personal abzuwickeln sind:

a. Gastvorträge
Gastvorträge dürfen unter Verwendung der hierfür auf der Internetseite des Referats Personal abrufbaren Formulare eigenständig vergeben werden und sind zur Abrechnung im Referat Personal einzureichen. Übersteigt das vorgesehen Honorar inkl. Aufwendungsersatz 1.000 € (ohne MwSt.) ist die Auswahlentscheidung gesondert zu begründen.

b. Korrekturassistentenverträge und sonstige Honorar- und Werkverträgen mit selbständig tätigen natürlichen Personen
Die Vergabe des Auftrags erfolgt durch das Referat Personal. Hierfür ist unter Verwendung der auf der Internetseite des Referats Personal abrufbaren Formulare ein Antrag auf Abschluss eines entsprechenden Vertrages einzureichen. Hinsichtlich des dem Antrag beizufügenden Preisvergleichs und des weiteren Verfahrens gelten ergänzend die nachfolgenden Ausführungen unter iii.

iii. Sonstige freiberufliche Leistungen

a.    Auftragswert bis 5.000 € zzgl. MwSt.) - Direktauftrag: Beim Direktauftrag oberhalb von 1.000 € (zzgl. MwSt.) sollen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Unter­nehmen/Anbieter in den Preisvergleich einbezogen werden. Bei Korrekturassisten­tenverträgen genügt der öffentliche Aushang in der Fakultät oder eine Veröffentli­chung auf der Internetseite der Lehrstühle. Insbesondere bei Leistungen, die nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden können, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, kann darauf verzichtet werden, mehr als ein Unternehmen/einen Anbieter zur Ange­botsabgabe aufzufordern. Das Gleiche gilt in der Regel, wenn für die Bemessung des Preises eine staatliche Vergütungsordnung maßgeblich ist (zum Beispiel Hono­rarordnung für Architekten und Ingenieure, Rechtsanwaltsvergütungsgesetz, Ge­richts- und Notarkostengesetz); freie Honorar- bzw. Vergütungsvereinbarungen fal­len nicht hierunter. Unbeschadet dessen soll bei den Aufträgen zwischen den Auf­tragnehmern gewechselt werden (Streuung); unter außergewöhnlichen Umständen (zum Beispiel, wenn nur ein bestimmtes Unternehmen/ein bestimmter Anbieter in der Lage ist, die Leistung zu erbringen) kann auf eine Streuung verzichtet werden.

b.    Oberhalb 5.000 € (zzgl. MwSt) ist das Verfahren mit dem Referat Beschaffung ab­zustimmen.

c. Der Preisvergleich und die Auswahlentscheidung sind auf geeignete Weise in einem Vermerk zu dokumentieren. Sofern nur ein Anbieter in Betracht kommt sind die Gründe festzuhalten. Ein Formular für die Dokumentation steht auf der Internetseite des Referats Beschaffung zur Verfügung.

Bei Beschaffungen aus Drittmitteln sind abweichende Regelungen der Geldgeber stets vor­rangig zu beachten. Insbesondere für Bundesprojekte gelten andere Regelungen und Wert­grenzen (zum Beispiel Direktauftrag nur bis 1.000 €). Ungeachtet der Berechtigung zur ei­genständigen Beschaffung nach vorstehenden Regelungen wird daher dringend empfohlen, im Rahmen von öffentlich geförderten Drittmittelprojekten sämtliche Beschaffungen über das Referat Beschaffung abzuwickeln. Dem Beschaffungsantrag ist ggf. ein Auszug aus den Be­willigungsbedingungen beizufügen.

i. Liegt die Zuständigkeit für die Auftragsvergabe beim Referat Beschaffung, ist ein Beschaffungsantrag in der jeweils auf der Internetseite des Referats Beschaffung bereitgestellten Fassung einzureichen. Der Antrag muss von einer Person unterschrieben sein, die zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit befugt ist.

ii. Für den Abruf aus Rahmenverträgen steht ein vereinfachter Bestellschein zur Verfügung bzw. es ist der eShop (nur im Intranet erreichbar) der Universität zu nutzen.

iii. Bei Beschaffungen aus Drittmitteln sind abweichende Regelungen der Geldgeber stets vorrangig zu beachten. Dem Beschaffungsantrag ist daher ggf. ein Auszug aus den Bewilligungsbedingungen beizufügen.

i. Bestehende Rahmenverträgen sind vorrangig zu nutzen.

ii. Im Falle von wissenschaftlichen Geräten und öffentlich geförderten Drittmittelprojekten sollten dem Beschaffungsantrag eine Dokumentation der Preisermittlung bei im Regelfall mindestens drei Anbietern und möglichst ein Kostenvoranschlag des gewünschten Unternehmens unter Berücksichtigung aller relevanten Liefer- und Garantiebedingungen beigelegt werden. Auf eine Lieferung frei Verwendungsstelle bzw. eine Garantie von zwei Jahren ist zu achten. Sofern ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt, ist eine entsprechende Begründung mit einzureichen. 

i. Insbesondere über Vergaben oberhalb 20.000 € ist das Referat Beschaffung zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu informieren, um bei Binnenmarktrelevanz die notwendige Vorveröffentlichung zu ermöglichen (siehe oben § 2 Abs. 2 lit. b) v.).

ii. Dem Beschaffungsantrag ist eindeutige und erschöpfende Beschreibung der Leistung sowie eine Aufstellung der auftragsbezogenen Kriterien für die Eignung der Bieter und die Wertung der Angebote mit deren Gewichtung beizufügen. Außerdem sind die Unterlagen zur Markterkundung wie Protokolle bzw. Kostenkalkulation anzufügen. Geeignete Anbieter können benannt werden. Vor Abstimmung der Vergabeart dürfen jedoch weder Vergleichsangebote eingeholt noch sonstige Verhandlungen mit Anbietenden geführt werden!

iii. Die Durchführung des Vergabeverfahrens obliegt dem Referat Beschaffung. Die Bedarfsstellen wirken bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, der Eignungsfeststellung der Bieter und bei der Wertung der Angebote mit. Die Vergabeentscheidung wird durch die Bedarfsstelle mitgezeichnet.

iv. Die Bedarfsstellen haben Beschaffungsaufträge dem Referat Beschaffung vollständig und so rechtzeitig vorzulegen, dass eine ordnungsgemäße und zeitgerechte Beschaffung möglich ist. Mit Blick auf den erforderlichen Abstimmungsbedarf und die vergaberechtlich vorgegebenen Fristen wird die Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens in derRegel fünf Monate in Anspruch nehmen. Bei Verhandlungsverfahren (bis 100.000 € netto) ist eine regelmäßige Verfahrensdauer von drei Monaten zu berücksichtigen.