Stellenbesetzungsverfahren

für den Bereich der nichtwissenschaftlichen Beschäftigten mit Stellenausschreibung

Einen Überblick über alle Dienstvereinbarungen, Verfahrenshinweise und Rechtsvorschriften an der Universität Greifswald finden Sie auf der Seite Rechtsvorschriften des Referats Personal.

Bitte beachten Sie hierzu insbesondere die Vereinbarung zu Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungsverfahren.

Antrag auf Stellenausschreibung (inkl. Tätigkeitsdarstellung)

Der*die Vorgesetzte im Fachbereich füllt die Formulare aus und übersendet diese an das Referat Personal. Der Antrag sollte mindestens 17 Wochen vor geplantem Arbeitsbeginn im Referat Personal eingereicht werden. Das Referat Personal prüft die Formulare und den Entwurf des Ausschreibungstexts auf Vollständigkeit und gibt ggf. Hinweise bezüglich Ergänzungen/Änderungen an den*die Vorgesetzte*n. Außerdem erfolgt eine befristungsrechtliche Prüfung sowie eine Prüfung der Stellenzuordnung und ggf. der Finanzierung.

Prüfung und Bewertung der Tätigkeit (Tätigkeitsbeschreibung)

Das Referat Personal legt die tarifliche Eingruppierung für die auszuschreibenden Stelle fest und gibt ggf. Hinweise bezüglich Ergänzungen/Änderungen an den*die Vorgesetzte*n.

Erstellung des Stellenausschreibungstextes inkl. Vergabe der Ausschreibungsnummer

Das Referat Personal erstellt die finale Stellenausschreibung und vergibt die Stellenausschreibungsnummer im 4-Augenprinzip durch Team- oder Referatsleitung.

Einholen der Zustimmungen zur Stellenausschreibung

Das Referat Personal holt die nötigen Zustimmung der zu beteiligenden Stellen und Gremien ein bzw. informiert diese entsprechend:

Ausschreibung/ Veröffentlichung der Stelle

Das Referat Personal veröffentlicht die Stellenausschreibung auf diversen Plattformen (Homepage der Universität Greifswald, Karriereportal M-V, Bundesagentur für Arbeit, ggf. weitere Print- und/oder Onlinemedien

Elektronischer Eingang und Verwaltung der Bewerbungen

Die Bewerbungen erfolgt grundsätzlich online. Der*die Bewerber*innen erhalten eine automatisierte Eingangsbestätigung. Die Bewerbungen werden anschließend automatisch im BITE Bewerbermanager erfasst und der jeweiligen Stellenausschreibungsnummer zugeordnet. Der*die Vorgesetzte*n, die Sachbearbeiter*innen im Referat Personal sowie die Mitglieder der Interessenvertretungen sind zu diesem Zeitpunkt bereits für das Stellenbesetzungsverfahren freigeschaltet.

Auswahl der einzuladenden Bewerbenden zum Vorstellungsgespräch

[LINK FÜR LEITFADEN!?] Nach Ablauf der Bewerbungsfrist werden der*die Vorgesetzte*n durch das Referat Personal zur Sichtung der Bewerbungsunterlagen im BITE Bewerbermangager aufgefordert. Hierbei stellt das Referat Personal fest, ob die formellen Eintellungsvoraussetzungen erfüllt sind. Der*die Vorgesetzte*n stellt hingegen fest, ob die weiteren zwingenden Einstellungsvoraussetzungen (nach Ampelprinzip) erfüllt sind. Anschließend erfolgt die Sichtung der Bewerbungsunterlagen durch die Interessenvertretungen innerhalb von 10 Arbeitstagen. Fehlende Bewerbungsunterlagen werden durch das Referat Personal nachgefordert.

Organisation der Vorstellungsgespräche

Das Referat Personal nimmt die Termin- und Raumplanung (i. d. R. durch foodle) für die Durchführung Vorstellungsgespräche mit allen Beteiligten vor. Gleichzeitig wird Fragenkatalog für das Bewerbungsgespräch von dem*der Vorgesetzten angefordert. Dieser steht anschließend allen Beteiligten im BITE Bewerbermanager zur Verfügung. Nach finaler Festlegung werden die Einladungen per E-Mail an die Bewerbenden versenden. Anschließend werden Änderungen in der Terminplanung aufgrund von Absagen von Bewerbenden im BITE Bewerbermanager hinterlegt.

Durchführung der Vorstellungsgespräche durch Sachbearbeiter unter Beteiligung Fachbereich, Personalrat, GSB und SBV

Zur Durchführung der Vorstellungsgespräche beachten Sie bitte den Leitfaden [LINK FÜR LEITFADEN!?]. Am Ende der Vorstellungsgespräche trifft der*die Vorgesetzte im Einvernehmen mit der restlichen Auswahlkommission eine Entscheidung über den*die einzustellende Bewerber*in. Offene Fragen der Beteiligten zum weiteren Einstellungsprozedere können ebenfalls direkt gekläret werden. Anschließend informert der*die Vorgesetzte den*die einzustellende Bewerber*in über die beabsichtigte Einstellung. Weitere Einstellungsmodalitäten (insbesondere des Einstellungszeitpunkts) werden durch das Referat Personal besprochen.

Antrag auf Stellenbesetzung (sowie ggf. Formular für die Arbeitsmedizinische Vorsorge und Gefährdungsbeurteilung)

Der*die Vorgesetzte im Fachbereich füllt die Formulare aus und übersendet diese an das Referat Personal. Das Referat Personal prüft die Formulare und Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und fordert ggf. fehlende Unterlagen an. Das Referat Personal prüft die Tätigkeitsbeschreibung personenbezogen und tarifrechtlich und nimmt eine abschließende Bewertung vor. Außerdem erfolgt eine befristungsrechtliche Prüfung sowie die Prüfung und Festlegung der Entwicklungsstufe.

Absagen der berücksichtigten Bewerbenden

Das Referat Personal informiert die Bewerber*innen per E-Mail, die für das Verfahren nicht weiter berücksichtigt werden.

Durchführung des Mitwirkungs- und Mitbestimmungsverfahrens

Das Referat Personal holt die nötigen Zustimmung der zu beteiligenden Stellen und Gremien ein bzw. informiert diese entsprechend:

  • Rektor*in, Dekan*in, Kanzler*in,
  • Gleichstellungsbeauftragte (Äußerungsfrist 10 Arbeitstage) und
  • Personalrat für die Nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden (Äußerungsfrist 10 Arbeitstage) sowie
  • ggf. Schwerbehindertenvertretung und
  • ggf. Bestätigung der Finanzierung (bei Drittmittel/Hochschulpakt)

                                                                                                                            

Ausfertigung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrages

Der Arbeitsvertrag samt Eingruppierungsschreiben mit Festlegung der Entwicklungsstufe wird durch das Referat Personal im 4-Augenprinzip vorbereitet. Der Arbeitsvertrag wird durch die Referatsleitung bzw. der*die Kanzler*in arbeitgeberseitig unterzeichnet. Die weiteren Formalia und offenen Fragen werden mit der einzustellenden Person durch das Referat Personal geklärt.

Sollte die einzustellende Person das Stellenangebot nicht annehmen, erfolgt die Einstellung nach der festgelegten Reihung. Der*die Nächstplatzierte wird darüber durch das Referat Personal informiert. Sofern keine Reihung festgelegt wurde oder alle Nächstplatzierten das Angebot abgelehnt haben, ist das Stellenbesetzungsverfahren erfolglos beendet. Es ist ein neues Stellenbesetzungsverfahren durchzuführen.

was dann?

Durch das Referat Personal werden u. a. noch folgende Abschlussarbeiten erledigt:

  • Eingabe der Personaldaten (einschließlich Hochschulabschlüsse) und Daten zum Beschäftigungsverhältnis in HIS-SVA (die Eingabe ist Voraussetzung für die Vergabe eines E-Mail Account durch das URZ; Ausgabe von Schlüssel- und Parkberechtigungen durch das Dezernat 2 usw.)
  • Weitergabe der ausgefüllten Einstellungsunterlagen für das Landesamt für Finanzen M-V
  • Einladung per E-Mail zur Angebots- oder Pflichtuntersuchung
  • Berechnung der Jubiläums- und Beschäftigungszeit