Prozessmanagement in der E-Verwaltung

Eine wichtige Aufgabe der E-Verwaltung ist die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen der Universität. Dabei erfordert die Transformation analoger Vorgänge hin zu elektronischen Prozessen die genaue Kenntnis der Abläufe, Schnittstellen und Beteiligten. Einer Identifikation, Aufnahme und Dokumentation der Prozesse folgt deshalb deren Analyse, häufig verbunden mit der Entwicklung optimierender Maßnahmen. Diesen transparenten und analytischen Umgang mit bestehenden Abläufen zu gewährleisten, ist Gegenstand des Prozessmanagements.

Prozessmanagement als Kreislauf

Mit der Identifikation und  Aufnahme eines Prozesses beginnt die Aufgabenstellung. Doch selbst nach erfolgter Optimierung ist das Ende der Arbeit an diesem Prozess im Zweifel nicht auf Dauer erreicht. Dinge können sich ändern; seien es die rechtlichen Rahmenbedingungen, technische Möglichkeiten oder andere Faktoren, die nicht für alle Zeiten feststehen. Aus diesem Grund ist das Prozessmanagement keineswegs als Pfad zu verstehen, den es einmalig abzuschreiten gilt, um das Ziel zu erreichen. Vielmehr handelt es sich um einen Kreislauf aus Veränderung und Anpassung, der stetig aktualisiert wird. 

Unser Vorhaben

Das Prozessmanagement stellt für die Stabsstelle E-Verwaltung keine gänzlich neue Herausforderung dar. Im Gegenteil: im Zuge des Vorbereitungsprojektes E-Verwaltung Dezernat 1 konnten wir seit Ende 2019 eine umfassende Lernkurve in diesem Feld verzeichnen und unser Vorgehen und Handwerkszeug verbessern. Die gesammelten Erfahrungswerte wollen wir in Zukunft auch in anderen Bereichen der Universitätsverwaltung umsetzen, weshalb wir das Prozessmanagement (zunächst im Rahmen eines Projektes bis 2024) ausweiten und übergreifend umsetzen werden. Den Startschuss dieses Vorhabens bildete die Einführung des neuen und professionellen Prozessmanagementtools Picture zum Ende des Jahres 2021. Seit dem 01.07.2022 unterstützt unsere Prozessmanagerin anstehende Projekte und Vorhaben in der E-Verwaltung vollumfänglich und setzt das Prozessmanagement ganzheitlich um.

Das Prozessmanagement  bildet den Auftakt, die erste Runde in Richtung Transparenz, Effizienz und Digitalisierung. 

Informationsgewinn durch Transparenz

Eine wesentliche Grundlage jeder Veränderung ist die Kenntnis des Status Quo. Im Sinne des Prozessmanagements ist die Universität als komplexe Einrichtung zu verstehen, die durch zahlreiche Aufgaben gekennzeichnet und mit Zuständigkeiten durchzogen ist. Diverse kleinere und größere Prozesse greifen ineinander- über Einrichtungen, Systeme und Anspruchsgruppen hinweg. Im Zusammenspiel erhalten diese Abläufe den Gesamtbetrieb der Institution, ermöglichen ihn sogar erst. Dabei sind den Beteiligten die jeweils zugrunde liegenden Prozesse aus der täglichen Routine meist vertraut und gut bekannt. Der Trubel des Tagesgeschäfts lässt einen kritischen Blick auf die eigenen Abläufe meist aber nur in seltenen Momenten zu. Auch können die interne Perspektive der Beteiligten und die mitunter historisch gewachsene Ausgestaltung der Prozesse von einer externen Position aus oftmals einfacher in den Hintergrund der Betrachtung treten. Das Prozessmanagement erfüllt somit die Funktion einer objektiven Gutachterinstanz.

Mit der Erhebung des IST-Zustandes leistet es einen wesentlichen Beitrag für die Extraktion internen Prozesswissens der Beteiligten und dessen transparenter Darstellung. Prozessgrafiken werden nach der BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) Methode in einer standardisierten Weise dokumentiert. Zusätzliche Informationen und Besonderheiten jedes Prozesses werden zudem in einem Prozesssteckbrief nach ebenfalls festgelegten Kriterien erfasst. Letzteres ermöglicht die Auswertung diverser Kennzahlen und Merkmale der Prozesse, was den Blick auf Optimierungspotentiale schärft. Unabhängig von gefestigten Routinen und deren Entstehung liegt der Fokus der Prozessanalyse auf möglichen Diskrepanzen, vermeidbaren Aufwänden und veränderten Anforderungen. Die gewonnenen Informationen bilden eine umfassende Grundlage dafür, erforderliche Anpassungen vorzunehmen und die Prozesse der Universität auch im Hinblick auf deren Digitalisierung (wenn nötig) umzugestalten.

Darstellung eines in Picture erstellten Beispielprozesses.

Marie-Christin Sahr

Prozessmanagerin E-Verwaltung
Raum 1.10
Rubenowstraße 2
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 1391
marie-christin.sahruni-greifswaldde