Einsicht in Prüfungsunterlagen und Aufbewahrung

Die Originale der Prüfungs- und Studienleistungen verbleiben grundsätzlich bei den Prüfenden bzw. bei den Sekretariaten des jeweiligen Instituts/Lehrstuhls. Nur in Ausnahmefällen liegen diese im Zentralen Prüfungsamt vor. Diese können dort jeweils nach Ablauf der Widerspruchsfrist (siehe Semesterablaufplan) auch abgeholt werden, wenn die Prüfungsordnung dies vorsieht. Für Prüfungs- und Studienleistungen, in denen es keinen physischen Prüfungsbeleg gibt, werden Prüfungsprotokolle angefertigt. Diese werden von den Prüfenden nach Abschluss des Prüfungsverfahrens an das Zentrale Prüfungsamt geschickt.

Studierende der Universität Greifswald haben das Recht, auf Antrag Einsicht in die Gutachten der Prüfer*innen sowie in die Prüfungsprotokolle zu erhalten. Dieser Antrag ist schriftlich oder per E-Mail an das Zentrale Prüfungsamt zu richten.

Ein Antrag auf Einsichtnahme in die vollständigen Prüfungsunterlagen (einschließlich Gutachten) kann innerhalb eines Jahres nach Abschluss des jeweiligen Prüfungsverfahrens gestellt werden. Für einzelne Prüfungsprotokolle besteht zusätzlich die Möglichkeit der Einsicht innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des jeweiligen Prüfungsergebnisses. Nach Eingang des Antrags prüft das Zentrale Prüfungsamt die Zuständigkeit und ob alle Unterlagen vollständig vorliegen. Je nach Art der Prüfungsleistung (z. B. mündlich, schriftlich, praktisch) befinden sich die Unterlagen entweder im Prüfungsamt, beim jeweiligen Institut bzw. Lehrstuhl. In einigen Fällen erfolgt eine Rücksprache mit den Prüfenden, um Zugang zu den Unterlagen zu gewährleisten.

Anschließend wird ein Einsichtstermin vereinbart. Dieser kann in Präsenz oder digital (z. B. durch gescannte Unterlagen mit Linkversand über die Nextcloud) stattfinden. Die Einsicht erfolgt in der Regel unter Aufsicht und gegen Vorlage eines Identitätsnachweises.

Nach erfolgter Einsichtnahme wird der Vorgang intern dokumentiert. Eine verspätete Antragstellung (nach Ablauf der genannten Fristen) kann in der Regel zum Ausschluss vom Einsichtsrecht führt.

Kosten für Kopien bzw. die digitale Bereitstellung werden bei erstmaliger Einsichtnahme der jeweiligen Prüfungsunterlagen nicht erhoben. Hintergrund ist eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 20.12.2017. Im Ergebnis hat der EuGH festgestellt, dass es sich dabei um personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechtes handelt.

Aufbewahrungsfristen

• Prüfungsleistungen müssen grundsätzlich fünf Jahre nach dem Abschluss des Prüfungsverfahrens aufbewahrt werden; Studienleistungen hingegen nur zwei Jahre
• Erst danach dürfen sie vernichtet bzw. gelöscht werden.
• Der Abschluss des Prüfungsverfahrens ist der Zeitpunkt, an dem die letzte Leistung erbracht und bewertet wurde.

Berücksichtigung rechtlicher Verfahren

• Die genannten Fristen verlängern sich faktisch, wenn ein gerichtliches oder verwaltungsrechtliches Verfahren (z. B. Widerspruch, Klage) anhängig ist oder sein könnte.
• In diesen Fällen dürfen die Unterlagen erst nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens vernichtet oder gelöscht werden.
• Im Zweifel erkundigen Sie sich bitte unbedingt vorher bei den Mitarbeitenden im Zentralen Prüfungsamt, ob ein Verfahren anhängig ist oder Fristen ausgesetzt werden sollten.

Digitale Prüfungsleistungen

• Wenn die Prüfungs- oder Studienleistungen elektronisch auf universitätseigenen Geräten erbracht wurden oder per E-Mail / Plattform eingereicht wurden, müssen sie nach Ablauf der jeweiligen Frist vollständig gelöscht werden.
• Dazu gehören auch Prüfungen in Moodle, digital eingereichte Hausarbeiten, E-Mail-Abgaben mit Anhang, Prüfungsprotokolle in Word/PDF-Form
• Die Löschung muss datenschutzkonform erfolgen, d. h. nicht nur „in den Papierkorb verschieben“

Organisation und Verantwortlichkeit

• Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufbewahrung und fristgerechte Vernichtung / Löschung liegt bei den jeweiligen Prüfenden bzw. dem Institut/Lehrstuhl (wenn dort verwaltet wird oder dem Zentralen Prüfungsamt - je nachdem, wo die Prüfungs- und Studienleistung archiviert bzw. verwaltet wird.
• Es ist empfehlenswert, in Instituten und Fachbereichen einheitliche Verfahren zur Archivierung und Fristüberwachung zu etablieren (z. B. durch digitale Kalender oder Archivierungsvermerke).

Verstöße vermeiden

• Das absichtliche oder fahrlässige Aufbewahren personenbezogener Daten (z. B. Prüfungsleistungen mit Namen und Matrikelnummern) über die vorgeschriebene Frist hinaus kann einen Verstoß gegen Datenschutzvorschriften darstellen. Dies kann insbesondere bei digitalen Dateien (etwa auf privaten Rechnern von Lehrenden oder Cloudspeichern) kritisch sein.