Das Prüfungsprotokoll
Ein Prüfungsprotokoll (Niederschrift) ist immer dann anzufertigen, wenn eine Prüfung in einer Form durchgeführt wird, bei der der Ablauf und die Bewertung nicht automatisch dokumentiert sind. Es hat den Zweck, eine mündliche (19 RPO) oder praktische Prüfung bzw. sonstige Prüfungsleistung (i. S. v. § 22 RPO) nachvollziehbar zu dokumentieren und im Streitfall als Nachweis zu dienen. Es geht also um Rechtssicherheit, Transparenz und Vergleichbarkeit. Es ist eine öffentliche Urkunde.
Grundsätzlich sollte ein Prüfungsprotokoll (siehe Abbildung Muster-Prüfungsprotokoll) folgende Punkte beinhalten:
Formale Angaben
- Prüfungsfach / Modul
- Datum, Uhrzeit, Dauer
- Ort der Prüfung
- Prüfungsart (z. B. mündliche Prüfung, Kolloquium, praktische Prüfung)
Beteiligte Personen
- Name des Prüflings / Matrikelnummer
- Name(n) der Prüfer*innen
- Name des Beisitzers / der Protokollführenden
Ablauf und Inhalte
- Einstieg / Prüfungsbeginn (Begrüßung, Formalien, ggf. Belehrung über Ablauf)
- Prüfungsinhalte (Themen, Fragen und Aufgaben, die gestellt wurden / Reihenfolge und Schwerpunktsetzung / ggf. Hinweise auf Hilfsmittel oder Materialien)
- Antworten des Prüflings (wesentliche Argumente, Vorgehensweise, Erklärungen / nicht wortgetreu, sondern zusammenfassend und sachlich / erkennbarer Wissensstand und Fachverständnis)
Bewertung
- Leistungsbeurteilung (kurze, sachliche Einschätzung der Leistung (Stärken/Schwächen) / ggf. Notenvorschlag oder Punktevergabe)
- Endnote: die festgelegte Prüfungsnote
- ggf. Begründung: kurze Erläuterung, warum die Note so zustande kam
Formales zum Abschluss
- Bemerkungen beispielsweise über Störungen im Ablauf, besondere Vorkommnisse, medizinische Aspekte (Prüfungsunfähigkeit), Täuschungsversuch
- Unterschriften der Prüfer*innen und ggf. des Beisitzers / Protokollführenden
- Datum der Niederschrift
Wichtig ist:
Das Protokoll ist kein wörtliches Transkript, sondern eine sachliche, strukturierte Dokumentation. Es soll so verfasst sein, dass Dritte auch nach Jahren nachvollziehen können, was geprüft wurde und wie die Bewertung zustande kam.
Weitere Informationen, wo und wie lange die Prüfungsunterlagen aufbewahrt bzw. gespeichert werden müssen, können Sie auf der Seite Einsicht in Prüfungsunterlagen und Aufbewahrung nachlesen.
Besonderheiten bei elektronischen Prüfungen
Hierbei sollte zum einen so oft wie möglich der aktuelle Stand der Prüfungsarbeit abgespeichert werden, um bei Systemstörungen einen Verlust der maßgeblichen Prüfungsleistungen zu vermelden. Zum anderen sollte der Verlauf der Prüfung technisch möglichst lückenlos dokumentiert werden, um Rügen des Prüflings entgegentreten zu können, dass das elektronische Prüfungssystem bereits gefertigte Prüfungsleistungen nicht abgespeichert oder fehlerhaft gelöscht hat (Niehues/Fischer/Jeremias, Prüfungsrecht, 7. Aufl., Rn. 462).