Meine erste Dienstreise - Worauf muss ich achten...?

Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist von 6 Monaten. Danach ist eine Abrechnung nicht mehr möglich.

Für die Abrechnung nutzen Sie bitte den Abrechnungsbogen, zu finden unter folgendem Link: Reisekostenabrechnung. Bitte fügen Sie Ihrer Abrechnung den originalen Dienstreiseantrag und die Originalbelege bei.

Sie können einen Abschlag in Höhe von 80 % auf die voraussichtlichen Kosten beantragen. Dazu senden Sie den genehmigten Antrag per E-Mail oder Hauspost an die Reisekostenstelle. Der Abschlag wird 10 Tage vor Beginn der Reise gezahlt, es sei denn, es wurden bereits Kosten verauslagt, dann leiten Sie diese Belege bitte zusammen mit dem Antrag an die Reisekostenstelle.

Das Deutschland-Ticket können Sie abrechnen, wenn es sich rentiert hat, siehe Hinweisblatt: Hinweis zur Nutzung des Deutschlandtickets bei Dienstreisen

Sie können eine höhere Klasse nutzen, erstattet wird aber nur die 2. Klasse (Bahn) oder die Economy-Class bei Flügen. Nutzen Sie eine höhere Klasse, fügen Sie Ihrer Abrechnung einen Nachweis bei, wieviel die niedrigste Klasse zum Zeitpunkt der Buchung gekostet hätte. Die Erstattung einer höheren Klasse ist möglich, wenn der Flug ununterbrochen länger als 8 Stunden andauert.

Nein, im Inland können keine Flüge abgerechnet werden, es erfolgt auch keine Erstattung von fiktiven Bahnkosten.

Im Inland beträgt der Höchstbetrag für Übernachtungen 80,00 €/Nacht Logiskosten. Bei Auslandsdienstreisen dürfen im Inland max. 70,00 €/Nacht erstattet werden. Für die Tage- und Übernachtungsgelder im Ausland wird jedes Jahr eine neue Liste veröffentlicht, siehe: Auslandstage- und Übernachtungsgeld

Zum internen Gebrauch für Dienstreisen steht Ihnen eine Hotelliste zur Verfügung. Bei der Buchung ist der Buchungscode (auf der Hotelliste abgebildet) anzugeben. Eine Erstattung erfolgt bei entsprechender Buchung bis zur Höhe der dort angegebenen Zimmerpreise. 

Bitte fügen Sie Ihrem Dienstreiseantrag einen Auszug aus einem Buchungsportal bei, der Ihre Suche belegt. Eine Liste kann nur anerkannt werden, wenn bis auf „Umkreis 5 km“ und „Hotel“ keine weiteren Filter gesetzt wurden. Sortieren Sie nach dem „niedrigsten Preis zuerst“ und drucken die Liste bis zu Ihrem gebuchten Hotel aus. Mehrbettzimmer und Jugendherbergen müssen nicht berücksichtigt werden.

Sie dürfen Ihre Reise mit einer privaten Reise verbinden. Bei einem privaten Anteil von bis zu 5 Arbeitstagen werden die für das Dienstgeschäft notwendigen Kosten erstattet. Ein Nachweis der Kosten für den regulären Reiseverlauf zum Zeitpunkt der Buchung ist zwingend beizufügen (Ausdruck Bahn, Ausdruck Flüge). Verbinden Sie Ihre Dienstreise mit einem privaten Anteil von mehr als 5 Arbeitstagen wird nur der zusätzlich für das Dienstgeschäft notwendige Anteil (keine Fahrtkosten Hin-/Rückfahrt) erstattet.

Private Bahn-Cards sind auch für Dienstreisen zu verwenden. Sie werden, wenn sie sich für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum rentiert haben, erstattet. Dazu stellen Sie bitte einen formlosen Antrag mit der Kostenstelle und Ihrer Kontoverbindung. Den Antrag reichen Sie bitte zusammen mit der Rechnung der Bahn-Card und einer Auflistung der Dienstreisen ein.

Wird eine genehmigte Dienstreise aus dienstlichem oder zwingendem privatem Grund (z.B. Krankheit) nicht ausgeführt, sind die Reisevorbereitungen rückgängig zu machen. Diese Stornierungen reichen Sie bitte zusammen mit Ihrem Krankenschein, der Abrechnung und den Belegen, für die eine Erstattung beantragt wird, in der Reisekostenstelle ein.

A1-Bescheinigung

Für Dienstreisen ins EU-Ausland, den EWR und die Schweiz benötigen Sie eine A1-Bescheinigung. Grundsätzlich sind alle Dienstreisen, die länger als eine Woche andauern und alle Reisen nach Frankreich, Österreich, Italien und in die Schweiz vor Reiseantritt an die Reisekostenstelle zu melden.

Weitere Informationen bekommen Sie hier: 

Homepage | A1-Bescheinigung - Arbeiten im EU-Ausland | Deutsche Rentenversicherung

Merkblatt vom BM für Arbeit und Soziales

Reise- und Sicherheitshinweise

Bitte informieren Sie sich vor Dienstreiseantritt auf der Website des Auswärtigen Amtes Link über das Land bzw. Gebiet welches Sie zu dienstlichen Zwecken besuchen möchten. Man kann die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes auch länderspezifisch als E-Mail-Newsletter abonnieren und/oder die entsprechende App installieren.

Ebenso ist es ratsam sich vorsorglich die Telefon- und Notfallrufnummer der nächsten deutschen Auslandsvertretung abzuspeichern. Die Telefonnummern sind auf der Webseite der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung zu finden. 

Die Registrierung in der Krisenvorsorgeliste ELEFAND (elektronische Erfassung von Deutschen im Ausland) wird allen Deutschen empfohlen - unabhängig vom Ort und der Dauer des Aufenthalts im Ausland. Über die Registrierung können die Auslandsvertretungen mit Deutschen im Gastland bei akuten Krisen in Kontakt treten. 

Hinsichtlich des Versicherungsschutzes empfehlen wir zusätzlich – vor allem für private Angelegenheiten, wie z.B. ein privater Stadtbummel während einer Dienstreise – eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Die Kosten für eine private Auslandkrankenversicherung oder andere Reiseversicherungen sind jedoch, da sie privat veranlasst und nicht unmittelbar für die Durchführung des Dienstgeschäftes notwendig sind, nicht über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig.

Visum, ETA, ESTA

Bitte beachten Sie, dass nur die notwendigen Visa-/ETA-/ESTA-Kosten (Beispiele: für das Vereinigte Königreich: 20 GBP, Kanada: 7 CAD, USA: 40,27 USD) erstattet werden können. Zusätzliche Gebühren für etwaige Vermittlungen sind nicht erstattungsfähig. Beantragen Sie die Einreisegenehmigungen bitte nur über die offiziellen Websites.