Haben Sie geplant, eine universitäre Veranstaltung auszurichten, möchten Sie vermutlich im Anschluss auch darüber berichten oder die Ankündigung für eine Folgeveranstaltung bildlich untermalen. Hierfür werden häufig auf der Veranstaltung Fotoaufnahmen getätigt und diese öffentlichkeitswirksam genutzt. Aber ist das nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) überhaupt noch möglich?

Die Antwort lautet: Ja, aber…

Generell steht Fotoaufnahmen zum Zwecke der Berichterstattung über die Veranstaltung nichts im Wege. Geändert hat sich jedoch die Pflicht, die an der Veranstaltung teilnehmenden Personen über die Aufnahme von Fotos und deren anschließende Verwendung zu informieren. Hinzu kommt, dass die teilnehmenden Personen den Aufnahmen (wenn möglich) sowie der Verarbeitung widersprechen können.

Um den Pflichten gemäß der DSGVO gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bereits bei der Ankündigung der Veranstaltung oder auf der Einladung ausdrücklich auf die Aufnahme und Verarbeitung von Fotos hinzuweisen. In der Praxis bietet es sich an, entweder ein separates Informationsblatt beizulegen oder auf eine entsprechende Homepage zu verweisen, über welche die datenschutzrechtlichen Hinweise eingesehen werden können.

Auf der Veranstaltung selbst weisen Sie mit Aufstellern und/oder Aushängen auf die Fotoaufnahmen hin. Diese sollen gut sichtbar und durch den Teilnehmenden schnell zu erfassen sein. Beschränken Sie sich daher auf das notwendigste und verweisen auf die ausführlichen datenschutzrechtlichen Hinweise, welche Sie online und/oder auf einem separaten Aushang zugänglich machen.

Bei Einzelaufnahmen von Personen oder kleineren Personengruppen ist es immer ratsam, mittels einer Einwilligungserklärung die spätere Verwendung der Aufnahmen abzusichern.

Die folgenden Muster sollen Ihnen als Vorlage dienen, um Ihre Informationspflichten zu erfüllen bzw. bei Bedarf Einwilligungserklärungen einzuholen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um verallgemeinerte Formulierungen handelt, welche auf Ihre konkrete Veranstaltung angepasst werden müssen.