OpenProject Anbindung zur Nextcloud

Die Anbindung des Onlinespeichers Nextcloud vom URZ an das Projektmanagementtool OpenProject ist nun möglich. Das bedeutet, dass aus einem Projekt bzw. einem Arbeitspaket heraus Dateien nicht nur in OpenProject angehängt, sondern auch direkt in der Nextcloud gespeichert und dort- wie gewohnt- gemeinsam verwaltet und bearbeitet werden können. Um diese Funktion zu nutzen, ist eine initiale Anbindung der Nextcloud an den jeweiligen Projektraum in OpenProject erforderlich. Wie dies Schritt für Schritt gelingt, zeigt die folgende Anleitung.

Anleitung zur Anbindung der Nextcloud

Einstellung setzen in OpenProject

Wählen Sie inOpenProject das Projekt aus, dass Sie mit der Nextcloud verbinden möchten und rufen Sie das Menü am linken Rand der Anwendung auf.

 

Wählen Sie den Menüpunkt „Projektkonfiguration“, ganz unten.

 

Im Untermenü wählen Sie nun den zweiten Menüpunkt „Module“ aus.

 

Setzen Sie hier den Harken bei „Datei-Speicher“. Speichern Sie anschließend die Einstellung.

Im Untermenü Projektkonfiguration erscheint der Menüpunkt „Datei-Speicher“. Wählen Sie diesen aus.

Fügen Sie über das rote Plus einen neuen Dateispeicher hinzu und wählen Sie „Nextcloud (nextcloud)“ aus. Fügen Sie diesen neuen Dateispeicher hinzu.

Die Nextcloud wird nun als verfügbarer Dateispeicher angezeigt.  

Einstellung setzen in der Nextcloud

Rufen Sie anschließend die Nextcloud der Universität auf und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten dort an. Klicken Sie auf Ihr Bild bzw. Namens-Icon in der rechten oberen Ecke und wählen Sie dort den Menüpunkt „Einstellungen“ aus.

 

Wählen Sie nun den letzten Menüpunkt „OpenProject“ aus.

Klicken Sie auf „Mit OpenProject verbinden“.

 

 

"Autorisieren" Sie anschließend den Zugriff durch die Nextcloud im erscheinenden Fenster.

 

Die Nextcloud ist nun für OpenProject autorisiert.

Hinweis:

In der Nextcloud können optional zwei Haken gesetzt werden.

  • Navigations-Link aktivieren: Zeigt einen Link zur OpenProjekt-Seite in der oberen Nextcloud-Leiste an.
  • Einheitliche Suche nach Tickets aktivieren: Erlaubt das Suchen nach OpenProject-Arbeitspaketen über die Suchleiste in der Nextcloud.

Achtung: Mit dieser Einstellung werden auch alle Sucheingaben in der Nextcloud an den OpenProject-Server der Universität übermittelt

Dateien erstmalig in die Nextcloud laden

Bevor Sie Ihre Dokumente aus OpenProject heraus in der Nextcloud speichern können, müssen Sie im letzten Schritt auch noch einmal aus Ihrem Projekt heraus die Verbindung bestätigen.

Rufen Sie hierfür zunächst wieder Ihr Projekt in OpenProject auf.

Wählen Sie ein Arbeitspaket aus, für das Sie ein Dokument in der Nextcloud hinterlegen möchten.

 

Wählen Sie dort den Reiter „Dateien“ und klicken Sie auf „Nextcloud Login“.

Melden Sie sich nun mit Ihren üblichen Zugangsdaten bei der Nextcloud an und klicken Sie anschließend auf „Zugriff gewähren“.

 

Die Verbindung Ihres Projektes zur Nextcloud ist nun hergestellt.

Hinweis:

Die Zugriffsrechte aus OpenProject können nicht in die Nextcloud übertragen werden. Sie müssen allen Projektmitgliedern, die Zugriff auf die abgelegten Dokumente erhalten sollen, also noch einmal separate Zugriffsrechte in der Nextcloud zuweisen, bspw. über Ordnerfreigaben.