Tipps zum Verfassen und Versenden einer Medieninformation

Auch in Zeiten von Web 2.0 ist die klassische Medieninformation ein wichtiges Instrument, um Journalist*innen zu informieren und über sie den Weg in Zeitung, Radio und Fernsehen zu finden. Allerdings erreichen täglich mehrere hundert Presseinformationen die Redaktionen. Es findet ein harter Kampf um die Aufmerksamkeit der Medien statt. Aus diesem Grund ist es wichtig, nicht auf Masse, sondern auf Qualität zu setzen. Die Stabsstelle Hochschulkommunikation unterstützt Sie gern beim Verfassen und Versenden von Presse- bzw. Medieninformationen.

Redakteure in Zeitungen, Zeitschriften, Agenturen, Radio- und Fernsehstationen sowie Internetredaktionen werden jeden Tag mit einer Fülle von Informationen beliefert. Darum muss eine Pressemitteilung kurz, klar und verständlich formuliert sein. Nur so kann die Nachricht bei den Journalist*innen Aufmerksamkeit wecken. Da es heute zahlreiche nichtjournalistische Veröffentlichungsplattformen und -kanäle gibt, bezeichnen wir heute Presseinformationen als Medieninformationen.

Wir bearbeiten Ihren Vorschlag für eine Medieninformation nach journalistischen Kriterien, stimmen ihn mit Ihnen ab und versenden die Medieninformation dann nach Freigabe durch Sie.

Über unseren Medienverteiler erreichen wir hunderte regionale und überregionale Journalist*innen sowie Nachrichtenagenturen, Redaktionen und Deutschland-Korrespondent*innen ausländischer Medien. Bei allen gewichtigen Neuigkeiten versenden wir die Medieninformation auch über den Informationsdienst Wissenschaft (idw-online) mit – je nach Sachgebiet – bis zu mehreren tausend Adressaten. Herausragende wissenschaftliche Nachrichten, Forschungsergebnisse oder Veranstaltungen übersetzen wir ins Englische und veröffentlichen sie auf unseren englischsprachigen Internetseiten sowie über idw-online. 

Bitte bedenken Sie, dass wir für die journalistische Bearbeitung Ihres Textvorschlags Zeit benötigen. Planen Sie also mindestens eine, besser zwei Wochen Vorlauf ein. Bei absehbaren Terminen, von denen wir jedoch erst kurzfristig erfahren, können wir für eine Versendung nicht garantieren – besonders nicht in den Fällen, in denen dadurch andere, rechtzeitig angemeldete Veröffentlichungswünsche zurückgestellt werden müssten. 
Bitte lassen Sie uns Ihren Textvorschlag für eine Medieninformation deshalb so früh wie möglich an hochschulkommunikationuni-greifswaldde​​​​​​​ zukommen und verwenden Sie hierzu die Vorlage auf dieser Seite.

Vorlage Medieninformation


Was interessiert die Medien?

Rund 90 Prozent der täglichen Agenturmeldungen finden nach Expertenschätzung nicht den Weg zum Lesenden. Nicht jedes Ereignis oder Thema ist für die Presse interessant. Medien haben bei der Auswahl immer ihre Zielgruppe, d. h. ihre Lesenden, Hörenden und Zuschauer*innen im Blick. Vor allem Medien mit einem Massenpublikum setzen auf Themen, die bei breiten Bevölkerungsgruppen Interesse finden, im Fokus der öffentlichen Aufmerksamkeit liegen und aktuell sind.
Ihr Thema für die Medieninformation sollte aktuell sein. Was gestern war, interessiert Journalist*innen nicht mehr. Was neu und einzigartig ist, hat gute Chancen. Je konkreter, desto besser. Der Bezug auf Alltagswissen und Alltagserfahrungen der Mediennutzer*innen kann mitunter auch für „schwierige“ Themen die Türen öffnen. Wenn Ihr Thema in einem Zusammenhang mit aktuellen Fragestellungen mit hoher Öffentlichkeitsrelevanz steht, dann zeigen Sie dies deutlich und verständlich auf.

Die Sprache

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen mit einem Familienmitglied – vielleicht Ihrem kleinen neugierigen Kind – zusammen und erzählen über Ihr Forschungsprojekt. Wie würden Sie erzählen? In kurzen Sätzen? Mit Beispielen und verständlichen Vergleichen? Ohne Fremdwörter?

Die Mediensprache hat ihre eigenen Regeln. Eine gute Presseinformation ist leicht lesbar und allgemein verständlich. Haupt- statt Schachtelsätze sind die hohe Schule. Wörter mit „-ung“, „-heit“ und „-keit“ sollten Verben weichen. Verben machen Texte aktiver.
Superlative gehören bereits beim Texten in den Papierkorb. Findet ein*e Journalist *insie, wird sie*er skeptisch, und die Presseinfo landet im Papierkorb oder schlimmstenfalls die E-Mail-Adresse des Absenders im Spam-Ordner. Vor allem Pressetexte zu wissenschaftlichen Themen sollten nicht wie eine Werbebotschaft wirken. Die Medien vertrauen den Lieferanten von sachlichen und überprüfbaren Informationen. Selbstbeweihräucherung ist der Tod jeder Medieninformation.


Die klare Botschaft setzt sich durch

Eine Medieninformation sollte das Interesse einer*s Journalist*in wecken. Aus diesem Grund sind die Medieninformationen der Universität Greifswald nach journalistischen Grundregeln aufgebaut.

1. Die Schlagzeile – Wer eine nichtssagende Überschrift formuliert, hat verloren. Eine Schlagzeile lässt nur aufhorchen, wenn sie knackig und pointiert ist. Das Thema muss auf den Punkt gebracht und die Agierenden sollten genannt werden. Die Aussage darf eine Zeile nicht überschreiten. Diese „Botschaft“ wird in die Betreffzeile des Medienverteilers gesetzt, und sie entscheidet, ob die*der Journalist*in die E-Mail öffnet oder aus dem Bildschirm rutschen lässt, verdrängt von den nachdrängenden „Botschaften“. Diese treffen oft im Minutentakt ein.

2. Der Nachrichtenteil – In wenigen Sätzen werden die entscheidenden Fakten präsentiert. Dabei müssen die journalistischen Grundfragen „Was – Wann – Wo – Wer – Wie – Warum?“ beantwortet werden.

3. Der Informationsteil – Nach der Pflicht kommt die Kür. Vom Wichtigen zum Unwichtigen. Aber auch hier zählt: Weniger ist mehr. Erklären Sie logisch und verständlich; schweifen Sie nicht ab. Versuchen Sie, nicht mehr als eine DIN A 4 Seite zu schreiben und sich auf das Wesentlichste zu konzentrieren.

4. Zusatzinformationen – Sie können interessierte Journalist*innen bei der Recherche unterstützen, wenn Sie ihnen informative weiterführende Internetseiten zum Thema empfehlen. Ein gutes Foto kann Wunder wirken. Auch Journalist*innen sind normale Mediennutzer*innen und ein Bild vermag die Aufmerksamkeit zu lenken. Weitergehende Informationen können auch als angehängtes PDF mitgeliefert werden. Aber auch hier ist Qualität und nicht Masse entscheidend.

5. Kontaktdaten – Wer nach Diktat verreist, wird nicht wieder angerufen. Sorgen Sie dafür, dass Sie zum Termin der Veröffentlichung der Medieninformation unter den angegebenen Kontaktdaten erreichbar sind. Trifft das Thema auf großes Interesse bei den Medien, kann es passieren, dass das Telefon nicht mehr stillsteht. In diesem Moment sollten Sie besonders gelassen bleiben. Organisieren Sie sich umgehend Unterstützung. Eine studentische Hilfskraft oder ein Mitarbeitender könnte die Anrufe entgegennehmen und eine Rückrufliste erstellen bzw. auf Anfragen per E-Mail mit einer freundlichen Empfangsbestätigung reagieren.


Fragen und Antworten zum Thema

Wann ist eine Medieninformation sinnvoll? 

Journalist*innen finden oft ganz andere Dinge wichtig als Sie. Dies ist allerdings nicht willkürlich oder zufällig. Redaktionen haben je nach Medium eigene Kriterien und Regeln, nach denen sie Informationen nach Nachrichtenwürdigkeit und -wertigkeit beurteilen. Was aus eigener Sicht wichtig ist, muss Medien nicht unbedingt interessieren. Diese haben bei ihrer Themenauswahl ihre Leser*innen, Internetseitennutzer*innen, Zuhörer*innen sowie Zuschauer*innen im Blick und wählen danach aus, was für ihre Zielgruppe relevant sein könnte. Daher fragen Sie sich bitte zunächst, ob der Anlass oder das Ereignis für die breite Öffentlichkeit relevant ist.

Hier finden Sie einige Fragen, die Sie für sich selbst klären sollten.

  • Absender*in – Hat Ihre Information einen direkten Bezug zur Universität Greifswald? Ist die Universität insgesamt bzw. eine ihrer Einrichtungen, eine Fakultät, ein Institut, ein Lehrstuhl, eine Forschungsgruppe oder eine Einzelperson für die Information verantwortlich? Sofern es Kooperationspartnerschaften gibt (vor allem bei Forschungsthemen oft relevant): Ist die Universität Greifswald oder ein Universitätsmitglied federführend? 
  • Exklusivität – Ist die Information bisher nicht veröffentlicht, d. h. den Medien noch nicht bekannt?
  • Aktualität – Ist Ihre Information aktuell? Das ist der Fall, wenn das Ereignis in unmittelbarer Zukunft stattfindet oder gerade erst geschehen ist. Können Sie mit Ihrer Nachricht zu einem aktuellen Thema in der Öffentlichkeit beitragen? 
  • Nachrichtenwert – Ist Ihre Nachricht von großer Wichtigkeit für Menschen außerhalb der Universität Greifswald? Das kann beispielsweise ein herausragendes Forschungsergebnis sein oder Sie erhalten einen bedeutenden Preis. Starten Sie ein neues Forschungsprojekt, dessen Ergebnisse für eine breite Öffentlichkeit interessant oder auch relevant sein werden?
  • Das Besondere – Handelt es sich bei Ihrer Information um etwas Besonderes? Wiederholen sich Meldungen mit gleichem Inhalt, verärgert das Journalist*innen oft.

Nicht jede Information ist für eine Medieninformation geeignet. Auch auf den Internetseiten der Fakultäten und Institute gibt es die Rubrik „Aktuell“. Auch dort können kleinere Meldungen veröffentliocht werden. Sie können uns gern darüber informieren. In vielen Fällen können wir die Sichtbarkeit kleinerer Meldungen verbesser, indem wir in Social Media darauf verweisen.

Wann informiere ich die Stabsstelle Hochschulkommunikation? 

Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich, spätestens sieben bis vierzehn Werktage vor dem Ereignis bzw. der gewünschten Veröffentlichung. Erfahrungsgemäß nimmt die Abstimmung der Medieninformation bzw. der Pressarbeit mehr Zeit in Anspruch, als erwartet. Auch treten immer wieder unvorhergesehene Situationen ein, die dazu führen können, dass andere Meldungen vorgezogen werden müssen. 

Wen informiere ich? Wer sind meine Ansprechpartner*innen? 

Bitte wenden Sie sich per E-Mail an die Mitarbeiter*innen der Pressestelle unter pressestelleuni-greifswaldde. Oder rufen Sie uns an: 03834 420 1150

Was benötigen wir von Ihnen? 

Wir benötigen von Ihnen einen ersten Textentwurf für die Medieninformation. Diesen Entwurf stimmen wir mit Ihnen redaktionell ab. Die endgültige Fassung erhalten Sie rechtzeitig von uns zur Freigabe. 

Worauf muss ich beim Verfassen einer Medieninformation achten? 

Aufmerksamkeit ist bei Journalist*innen ein wertvolles Gut. Sie suchen die Nachricht. Aus diesem Grund: Die Information ist das Wichtigste. Hier finden Sie einige Regeln, die beachtet werden sollten.

  1. Eine Medieninformation enthält nureine Hauptbotschaft
  2. Das Wichtigste an denAnfang. Journalist*innen entscheiden nach den ersten Sätzen, ob sie überhaupt weiterlesen. Sie kürzen von „hinten nach vorne“.  
  3. W-Fragen beantworten. Jede Nachricht muss auf folgende Fragen Auskunft geben:„Wer – Was – Wann – Wo – Wie – Warum?“
  4. Klar und verständlich formulieren. Konstruieren Sie kurze Sätze nach Subjekt-Verb-Objekt. Benutzen Sie Verben anstatt Substantive. Verzichten Sie auf Fremdwörter und Fachtermini. Vermeiden Sie Füllwörter wie „gleichwohl“, „auch“, „nichtsdestoweniger“, „üblicherweise“ usw. sowie Wörter mit den Endungen „-ung“, „-heit“ und „-keit“.
  5. Aktiv texten. Verwenden Sie Aktiva, vermeiden Sie Passiva.  
  6. Aussagekräftige Zitate. Zitate, oft auch O-Töne genannt, können Texte bereichern. Aber Vorsicht: Benutzen Sie O-Töne oder Stellungnahmen nur dann, wenn Sie damit aussagekräftige Informationen liefern. Ein „Ich freue mich sehr über unsere Forschungsergebnisse und die Unterstützung durch …“ ist durchaus glaubhaft, aber überflüssig. Zitate sollten nicht zu lang sein, maximal drei Sätze ohne Verschachtelung.
  7. Kurze, kräftige Texte. Eine Medieninformation sollte nicht mehr als 50 Zeilen enthalten. Besser wären ca. 25 Zeilen Text. Schreiben Sie jedoch erst einmal mehr und kürzen dann. Wir helfen dabei.
  8. Kontaktdaten liefern. Bitte nennen Sie eine*n Ansprechpartner*in. Erwähnen Sie auch ruhig, wenn Sie auf Social-Media-Kanälen aktiv sind.
  9. Bilder, Videos, Grafiken. In der Regel werden alle Medieninformationen, die von Journalist*innen aufgegriffen werden, auch im Netz veröffentlicht. Voraussetzung ist jedoch meist, dass es Bilder, Videos oder Grafiken zum Thema gibt. Wenn Sie uns das liefern können, sollten Sie rechtzeitig Urheberrechtsfragen klären. Wer hat das Bild/Video/Grafik gemacht? Hat der Autor einer Veröffentlichung zugestimmt (sollte schriftlich vorliegen)? Gibt es Nutzungsrechte, die eingehalten werden müssen? Schicken Sie uns Bilder möglichst im Original ohne Beschnitt und in hoher Auflösung. Nennen Sie uns den Namen der*des Fotograf*in.
  10. Fakten. Nennen Sie Kooperationspartner*innen und deren Einrichtungen mit dem offiziellen Namen. Ergänzen Sie diese Informationen mit Links zu den Lehrstühlen bzw. Einrichtungen Ihrer Partner. Verlinken Sie auf Ihre Projektseiten beim Fördermittelgeber. Geben Sie Fördersumme und Förderzeitraum an. Beachten Sie bitte die Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit in Förderzusagen. Oft verlangen die Geldgeber, dass sie genannt werden oder ihr bzw. ein spezielles Logo veröffentlicht werden.

Wann wird veröffentlicht? 

Veranstaltungshinweise sollten den Journalist*innen eine Woche vor dem Ereignis vorliegen. Meldungen zu tagesaktuellen Themen sollten spätestens zum Zeitpunkt des Geschehens veröffentlicht werden, auf keinen Fall später. Medieninformationen zu wissenschaftlichen Publikationen müssen nicht am Tag der Veröffentlichung herausgegeben werden. Hier kann oft ein Termin gesucht werden, der eine hohe Aufmerksamkeit von Journalist*innen erwarten lässt.

Wer erhält die Medieninformation? 

Ist die Medieninformation abgestimmt, wird sie durch uns an Medien verschickt. Wir verfügen über einen lokalen und überregionalen Verteiler. Zusätzlich stellen wir Medieninformationen im Informationsdienst Wissenschaft (IDW) ein. www.idw-online.de In der Regel stellen wir sie ca. zwölf Stunden vor Versand im Newsbereich der Internetseiten der Universität Greifswald ein. Wir nutzen zudem unsere Social-Media-Kanäle, um auf diese News aufmerksam zu machen.

Was muss ich nach Versand der Medieninformation tun? 

Wenn Sie als Ansprechpartner*in in der Medieninfo genannt sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie für Journalist*innen  auch telefonisch erreichbar sind. 

Leitlinien zur guten Wissenschaftskommunikation

Titel Leitlinien gute Wissenschaftskommunikation

Der Bundesverband Hochschulkommunikation hat zusammen mit Wissenschaft im DialogLeitlinien zur Guten Wissenschaftskommunikation entwickelt. Wir empfehlen, diese Leitlinien vor dem Verfassen einer Medieneinformation zu lesen. Neben den Leitlinien finden Sie dort auch eine Checkliste, die Ihnen in der öffentlichen Kommunikation von Wissenschaft hilft.

Experte am SMC werden

Das Science Media Center Germany (SMC) hilft Journalist*innen bei der Berichterstattung. Diese können beim SMC schnell verlässliches Fachwissen abfragen, wenn tagesaktuelle Ereignisse einen Forschungsbezug haben oder wissenschaftliche News für starkes Medienecho sorgen. Das SMC-Team sucht darum ständig nach Wissenschaftler*innen, die sie nach Prüfung in ihre Expertendatenbank aufnehmen können.

Wenn Sie Interesse haben, in diese Datenbank aufgenommen zu werden, melden Sie sich bitte beim SMC. Geben Sie der Pressestelle auch eine Rückmeldung, wenn Sie aufgenommen wurden.

Was muss ich bei einem Zeitungsinterview beachten?
Worauf muss ich mich bei einem Radio- und Fernsehinterview einstellen?
Welche Themen sind für Redakteur*innen interessant?

Nutzen Sie die Informationsmaterialien, die der Bundesverband der Hochschulkommunikation entwickelt hat.

Hochschulkommunikation
Domstraße 11, Eingang 1
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 1150
hochschulkommunikationuni-greifswaldde