Tipps zum Verfassen und Versenden einer Medieninformation

Wann ist eine Medieninformation sinnvoll? 

Journalist*innen finden oft ganz andere Dinge wichtig als Sie. Dies ist allerdings nicht willkürlich oder zufällig. Redaktionen haben je nach Medium eigene Kriterien und Regeln, nach denen sie Informationen nach Nachrichtenwürdigkeit und -wertigkeit beurteilen. Was aus eigener Sicht wichtig ist, muss Medien nicht unbedingt interessieren. Diese haben bei ihrer Themenauswahl ihre Leser*innen, Internetseitennutzer*innen, Zuhörer*innen sowie Zuschauer*innen im Blick und wählen danach aus, was für ihre Zielgruppe relevant sein könnte. Daher fragen Sie sich bitte zunächst, ob der Anlass oder das Ereignis für die breite Öffentlichkeit relevant ist.

Hier finden Sie einige Fragen, die Sie für sich selbst klären sollten.

• Absender*in – Hat Ihre Information einen direkten Bezug zur Universität Greifswald? Ist die Universität insgesamt bzw. eine ihrer Einrichtungen, eine Fakultät, ein Institut, ein Lehrstuhl, eine Forschungsgruppe oder eine Einzelperson für die Information verantwortlich? Sofern es Kooperationspartnerschaften gibt (vor allem bei Forschungsthemen oft relevant): Ist die Universität Greifswald oder ein Universitätsmitglied federführend? 
• Exklusivität – Ist die Information bisher nicht veröffentlicht, d. h. den Medien noch nicht bekannt?
• Aktualität – Ist Ihre Information aktuell? Das ist der Fall, wenn das Ereignis in unmittelbarer Zukunft stattfindet oder gerade erst geschehen ist. Können Sie mit Ihrer Nachricht zu einem aktuellen Thema in der Öffentlichkeit beitragen? 
• Nachrichtenwert – Ist Ihre Nachricht von großer Wichtigkeit für Menschen außerhalb der Universität Greifswald? Das kann beispielsweise ein herausragendes Forschungsergebnis sein oder Sie erhalten einen bedeutenden Preis. Starten Sie ein neues Forschungsprojekt, dessen Ergebnisse für eine breite Öffentlichkeit interessant oder auch relevant sein werden?
• Das Besondere – Handelt es sich bei Ihrer Information um etwas Besonderes? Wiederholen sich Meldungen mit gleichem Inhalt, verärgert das Journalist*innen oft.

Nicht jede Information ist für eine Medieninformation geeignet. Auch auf den Internetseiten der Fakultäten und Institute gibt es die Rubrik „Aktuell“. Auch dort können kleinere Meldungen veröffentliocht werden. Sie können uns gern darüber informieren. In vielen Fällen können wir die Sichtbarkeit kleinerer Meldungen verbesser, indem wir in Social Media darauf verweisen.

Wann informiere ich die Stabsstelle Hochschulkommunikation? 

Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich, spätestens sieben bis vierzehn Werktage vor dem Ereignis bzw. der gewünschten Veröffentlichung. Erfahrungsgemäß nimmt die Abstimmung der Medieninformation bzw. der Pressarbeit mehr Zeit in Anspruch, als erwartet. Auch treten immer wieder unvorhergesehene Situationen ein, die dazu führen können, dass andere Meldungen vorgezogen werden müssen. 

Wen informiere ich? Wer sind meine Ansprechpartner*innen? 

Bitte wenden Sie sich per E-Mail an die Mitarbeiter*innen der Pressestelle unter pressestelleuni-greifswaldde. Oder rufen Sie uns an: 03834 420 1150

Was benötigen wir von Ihnen? 

Wir benötigen von Ihnen einen ersten Textentwurf für die Medieninformation. Diesen Entwurf stimmen wir mit Ihnen redaktionell ab. Die endgültige Fassung erhalten Sie rechtzeitig von uns zur Freigabe. 

Worauf muss ich beim Verfassen einer Medieninformation achten? 

Aufmerksamkeit ist bei Journalist*innen ein wertvolles Gut. Sie suchen die Nachricht. Aus diesem Grund: Die Information ist das Wichtigste. Hier finden Sie einige Regeln, die beachtet werden sollten.

1. Eine Medieninformation enthält nur eine Hauptbotschaft. 
2. Das Wichtigste an den Anfang. Journalist*innen entscheiden nach den ersten Sätzen, ob sie überhaupt weiterlesen. Sie kürzen von „hinten nach vorne“.  
3. W-Fragen beantworten. Jede Nachricht muss auf folgende Fragen Auskunft geben:„Wer – Was – Wann – Wo – Wie – Warum?“
4. Klar und verständlich formulieren. Konstruieren Sie kurze Sätze nach Subjekt-Verb-Objekt. Benutzen Sie Verben anstatt Substantive. Verzichten Sie auf Fremdwörter und Fachtermini. Vermeiden Sie Füllwörter wie „gleichwohl“, „auch“, „nichtsdestoweniger“, „üblicherweise“ usw. sowie Wörter mit den Endungen „-ung“, „-heit“ und „-keit“.
5. Aktiv texten. Verwenden Sie Aktiva, vermeiden Sie Passiva.  
6. Aussagekräftige Zitate. Zitate, oft auch O-Töne genannt, können Texte bereichern. Aber Vorsicht: Benutzen Sie O-Töne oder Stellungnahmen nur dann, wenn Sie damit aussagekräftige Informationen liefern. Ein „Ich freue mich sehr über unsere Forschungsergebnisse und die Unterstützung durch …“ ist durchaus glaubhaft, aber überflüssig. Zitate sollten nicht zu lang sein, maximal drei Sätze ohne Verschachtelung.
7. Kurze, kräftige Texte. Eine Medieninformation sollte nicht mehr als 50 Zeilen enthalten. Besser wären ca. 25 Zeilen Text. Schreiben Sie jedoch erst einmal mehr und kürzen dann. Wir helfen dabei.
8. Kontaktdaten liefern. Bitte nennen Sie eine*n Ansprechpartner*in. Erwähnen Sie auch ruhig, wenn Sie auf Social-Media-Kanälen aktiv sind.
9. Bilder, Videos, Grafiken. In der Regel werden alle Medieninformationen, die von Journalist*innen aufgegriffen werden, auch im Netz veröffentlicht. Voraussetzung ist jedoch meist, dass es Bilder, Videos oder Grafiken zum Thema gibt. Wenn Sie uns das liefern können, sollten Sie rechtzeitig Urheberrechtsfragen klären. Wer hat das Bild/Video/Grafik gemacht? Hat der Autor einer Veröffentlichung zugestimmt (sollte schriftlich vorliegen)? Gibt es Nutzungsrechte, die eingehalten werden müssen? Schicken Sie uns Bilder möglichst im Original ohne Beschnitt und in hoher Auflösung. Nennen Sie uns den Namen der*des Fotograf*in.
10. Fakten. Nennen Sie Kooperationspartner*innen und deren Einrichtungen mit dem offiziellen Namen. Ergänzen Sie diese Informationen mit Links zu den Lehrstühlen bzw. Einrichtungen Ihrer Partner. Verlinken Sie auf Ihre Projektseiten beim Fördermittelgeber. Geben Sie Fördersumme und Förderzeitraum an. Beachten Sie bitte die Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit in Förderzusagen. Oft verlangen die Geldgeber, dass sie genannt werden oder ihr bzw. ein spezielles Logo veröffentlicht werden.

Wann wird veröffentlicht? 

Veranstaltungshinweise sollten den Journalist*innen eine Woche vor dem Ereignis vorliegen. Meldungen zu tagesaktuellen Themen sollten spätestens zum Zeitpunkt des Geschehens veröffentlicht werden, auf keinen Fall später. Medieninformationen zu wissenschaftlichen Publikationen müssen nicht am Tag der Veröffentlichung herausgegeben werden. Hier kann oft ein Termin gesucht werden, der eine hohe Aufmerksamkeit von Journalist*innen erwarten lässt.

Wer erhält die Medieninformation? 

Ist die Medieninformation abgestimmt, wird sie durch uns an Medien verschickt. Wir verfügen über einen lokalen und überregionalen Verteiler. Zusätzlich stellen wir Medieninformationen im Informationsdienst Wissenschaft (IDW) ein. www.idw-online.de In der Regel stellen wir sie ca. zwölf Stunden vor Versand im Newsbereich der Internetseiten der Universität Greifswald ein. Wir nutzen zudem unsere Social-Media-Kanäle, um auf diese News aufmerksam zu machen.

Was muss ich nach Versand der Medieninformation tun? 

Wenn Sie als Ansprechpartner*in in der Medieninfo genannt sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie für Journalist*innen  auch telefonisch erreichbar sind.