Campusmanagementsystem (CMS)

Im Zentrum der schnittstellenübergreifenden Verwaltung von Studierendenangelegenheiten, auch Campusmanagement genannt, steht das Campusmanagementsystem (CMS).  

Es bildet den technischen Dreh- und Angelpunkt zahlreicher Prozesse und stellt die Plattform vieler nutzerspezifischer Aufgaben und Funktionen. Zu den Nutzern des Systems gehören neben diversen Fachgruppen der Hochschulverwaltung auch unterschiedliche Funktionsvertreter*innen der Fakultäten und natürlich die Studierenden.

CMS-gestützte Prozesse der aktuellen Studierendenverwaltung (Auszug)

Studierende

Verwaltung eigener Angelegenheiten unter Einsatz des Selbstbedienungsportals

z.B.

  • Erstellen von Stundenplänen,
  • Anmeldung zu Lehrveranstaltungen,
  • An- und Abmeldung von Prüfungen,
  • Erhalt von Prüfungsergebnissen,
  • Generierung von Leistungsbescheinigungen,
  • Verwaltung der Kontaktdaten, etc.

Allgemein - nutzerübergreifend

als zentrale Informationsquelle mit Übersichten zu

z.B.

  • Lehrveranstaltungen,
  • Lehreinrichtungen,
  • Räumen und Gebäuden, 
  • Personen der Universität Greifswald  

Hochschulverwaltung

Studierendensekretariat 

z.B.

  • Abbildung und Durchführung von Bewerbungs- und Zulassungsverfahren im System,
  • Einschreibung,
  • Rückmeldung,
  • Exmatrikulation, etc.

Fakultäten

Lehrende

z.B.

  • Eintragung und Pflege von Informationen zu Lehrveranstaltungen,
  • Verwaltung und Zulassung der Studierenden zu Lehrveranstaltungen,
  • Bereitstellung von Skripten und Materialien, etc.

Zentrales Prüfungsamt

z.B.

  • Abbildung von Prüfungen und Prüfungsordnungen im System,
  • Administration der Prüfungen und Prüfenden im System,
  • Fristenkontrolle des Studienverlaufs,
  • Erstellung von Zeugnissen, etc.

Prüfende und Sekretariate

z.B.

  • Eintragung von Prüfungsergebnissen,
  • Erstellung von Ergebnislisten,
  • Erstellung von Prüfungsprotokollen,
  • Einsicht zur Prüfung angemeldeter Studierender, etc.

Veralterung des aktuellen CMS

Das Campusmanagementsystem der Universität Greifswald ist in die Jahre gekommen. Der Support durch den aktuellen CMS-Anbieter ist bereits auf ein Minimum heruntergefahren und weitere Entwicklungen abseits des absolut Notwendigen sind von Seiten des Herstellers auch nicht mehr geplant.

Zahlreiche Bedarfe und Anforderungen, die unter anderem auch auf der Novellierung rechtlichen Vorgaben fußen, können nicht mehr ausreichend abgebildet und umgesetzt werden. Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs und fehlender Schnittstellen sind die Einsatzgebiete und Ausgestaltungsoptionen einzelner Prozesse im aktuellen CMS limitiert. Besonders schnittstellenübergreifende Prozesse können mitunter nur sehr aufwändig oder gar nicht durch das CMS aufgefangen werden, was teilweise in einen hohen manuellen Arbeitsaufwand der Beteiligten mündet. So ist derzeit bspw. keine Verknüpfung des Portals zur Pflege von Lehrveranstaltungen (LSF) mit den anderen Modulen des CMS, z.B. der Prüfungsverwaltung, möglich.

Um die Prozesse der Studierendenverwaltung zukünftig noch stärker an die Anforderungen der Nutzer anpassen zu können und auch die systemgestützte Abbildbarkeit zusätzlicher Prozesse zu gewährleisten, ist der Wechsel auf ein neues, integriertes CMS unvermeidlich.