Geschäftsordnung

Der Personalrat für die nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden Universität Greifswald (NPR) hat in seiner Sitzung am 03.08.2023 diese Geschäftsordnung gemäß § 33 Personalvertretungsgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern (PersVG M-V) beschlossen.

Ein reibungsloses Funktionieren der Personalratsarbeit setzt klare Regeln voraus. Solche Regeln aufzustellen und zu formulieren bildet das Ziel dieser Geschäftsordnung.

In dieser Geschäftsordnung sind auch solche Regeln aufgenommen worden, die kraft Gesetzes ohnehin gelten. Dadurch wird dem Personalrat und dem einzelnen Personalratsmitglied die Prüfung erspart, ob gesetzliche Regeln ergänzend heranzuziehen sind.

Letztlich soll diese Geschäftsordnung den Ablauf der Personalratsarbeit auch für die Dienststellenleitung durchschaubar darstellen. Sie stellt damit eine Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Dienststellenleitung und Personalrat her.

1. Der*die Vorsitzende führt die laufenden Geschäfte im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung.

2. Der*die Vorsitzende vertritt den Personalrat im Rahmen der gefassten Beschlüsse.

3. Der*die Vorsitzende informiert ihre Stellvertreter*innen über die laufenden Geschäfte. Die Sitzungsvorbereitung obliegt dem*der Vorsitzenden und ihrer Stellvertreter*innen gemeinsam.

4. Zu den laufenden Geschäften des*der Vorsitzenden gehört die Vorbereitung der Sitzung einschließlich der Vorbereitung der Beschlüsse. Die auf Beschluss des Personalrats von ihrer dienstlichen Tätigkeit freigestellten Mitglieder haben dafür die erforderlichen Gespräche zu führen, Informationen einzuholen, Anträge vorzubereiten sowie Anträge und Beschwerden entgegenzunehmen.

5. In Angelegenheiten, die nur eine Beschäftigtengruppe betreffen, vertritt der*die Vorsitzende, wenn er*sie nicht selbst dieser Gruppe angehört, gemeinsam mit dem*der der anderen Gruppe angehörenden Mitglied den Personalrat für den Fall, dass dieses Vorgehen von der jeweiligen Gruppe so gewünscht wird.

6. Die Tätigkeit der Personalratsmitglieder darf keine Verbindlichkeiten des Personalrats auslösen. Gleiches gilt auch für den*die Vorsitzende*n bei der Führung der laufenden Geschäfte. Entstehen Zweifel darüber, was zu den Aufgaben der Personalratsmitglieder oder zur Führung der laufenden Geschäfte des*der Vorsitzenden gehört, entscheidet der Personalrat durch Beschluss.

7. Der*die Personalratsvorsitzende muss Informationsdefizite gegenüber Ersatzmitgliedern abbauen und diese so weit einarbeiten, dass sie ab Wahrnehmung der Vertretung in die Personalratsarbeit eingebunden werden können.

1. Der*die stellvertretende Personalratsvorsitzende vertritt (in der Reihenfolge der gewählten Vertretung) den*die Vorsitzende*n im Falle seiner*ihrer Verhinderung in allen Personalratsangelegenheiten. Der*die Stellvertreter*in übernimmt für die Dauer der Verhinderung die dem*der Vorsitzenden nach dem Gesetz obliegenden und nach dieser Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben.

2. Eine ggf. längerfristig erforderliche Vertretung hat keinen Einfluss auf eine formale Freistellungsregelung; gleichwohl muss mit dem*der Kanzler*in in diesem Fall darüber verhandelt werden, dass die Personalratsarbeit durch Übergangsregelungen uneingeschränkt fortgeführt werden kann.

3. Sind die Vertreter*innen des*der Vorsitzenden ebenfalls verhindert, legt der Personalrat durch Beschluss fest, wer vorübergehend die Vertretung wahrnimmt.

1. Der Personalrat legt seine Vertretung in Gremien im Benehmen fest.

2. Die mit der Vertretung betrauten Personalratsmitglieder informieren in den Personalratssitzungen über Vorgänge innerhalb der Gremien.

3. Aus zwingenden Gründen kann die Vertretung auf ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung, des Gesamtpersonalrates oder des Personalrates für das wissenschaftliche Personal übertragen werden. Dieses Mitglied ist zeitnah für die entsprechende Personalratssitzung zu laden und unterrichtet das Gremium über den Sachstand.

1. Der Personalrat tagt in nicht öffentlicher Sitzung. Mitarbeiter*in der Geschäftsstelle der Personalvertretungen des Personalrats stellt keine Öffentlichkeit dar.

2. Die Personalratssitzungen finden grundsätzlich wöchentlich am Donnerstag um 13:00 Uhr im Besprechungsraum der Personalvertretungen statt. Die gesetzlichen Bestimmungen bleiben unberührt. Aus zwingenden Gründen können die Personalratssitzungen auch digital durchgeführt werden. Darauf ist in der Einladung zur Sitzung gesondert hinzuweisen und dies durch den*die Vorsitzende entsprechend zu begründen.

3. Die Sitzungen werden von dem*der Vorsitzenden festgelegt, einberufen und geleitet. Sie sind so frühzeitig einzuberufen, dass Einladung, Tagesordnung und Erläuterungen zur Tagesordnung rechtzeitig – mindestens zwei Arbeitstage vor der Sitzung – im Besitz der Personalratsmitglieder sind. Die entsprechenden Unterlagen werden grundsätzlich digital (unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen) bereitgestellt. Auf Wunsch können die Unterlagen auch in Papierform über die Geschäftsstelle bereitgestellt werden. Ersatzmitglieder haben grundsätzlich uneingeschränkten Zugang zu diesen Unterlagen.

4. Die ordentlichen Sitzungen sind dem*der Kanzler*in rechtzeitig anzuzeigen (möglichst sofort nach einer Sitzung, damit die Vorlagenübermittlung durch die Hochschulverwaltung entsprechend geplant werden kann — Vorlagen sind bis spätestens dienstags um 13:30 Uhr vor einer Sitzung am Donnerstag einzureichen).

5. Insbesondere bei vom Vorsitz festgestelltem Bedarf oder gem. § 25 Abs. 3 PersVG M-V müssen zusätzlich außerordentliche Personalratssitzungen anberaumt werden.

6. Die Einladungen zu den Personalratssitzungen erfolgen im Allgemeinen per E-Mail an den persönlichen Account an der Universität Greifswald. In Eilfällen können Sondersitzungen auch unter Kürzung der Ladungsfrist bis auf 24 Stunden mündlich oder fernmündlich einberufen werden.

7. Alle zu einer Sitzung geladenen Personalratsmitglieder unterrichten die oder den*die Vorsitzende*n unverzüglich über eine kurzfristige oder auch länger vorhersehbare Teilnahmeverhinderung, damit eine Vertretung durch nachrückende Ersatzmitglieder sichergestellt werden kann. Ersatzmitglieder haben während der Teilnahme an Personalratssitzungen die gleichen Rechte und Pflichten wie ordentliche Personalratsmitglieder. 

8. Die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen sowie die oder der*die Vorsitzende der Jugend- und Auszubildendenvertretung oder die jeweiligen Vertreter*innen im Amt sind zu jeder Personalratssitzung einzuladen. Sie können an den Sitzungen mit beratender Stimme teilnehmen. Für von dem*der Kanzler*in beantragte außerordentliche Personalratssitzungen besteht ein Teilnahmerecht für die Beratungs- aber nicht für die Abstimmungsphase. Weitere Personen können an Beratungen (nicht an Abstimmungen) des Personalrats nur teilnehmen, wenn sie für die gesamte Sitzung oder zu bestimmten Tagesordnungspunkten von dem*der Vorsitzenden hierzu eingeladen worden sind.

9. Zu Beginn einer Sitzung ist die Beschlussfähigkeit des Gremiums festzustellen. In jeder Sitzung ist eine Anwesenheitsliste zu führen, die die Beschlussfähigkeit nachweist und die dem Sitzungsprotokoll beizufügen ist.

1. Jedes Personalratsmitglied sowie die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen können jederzeit bei dem*der Vorsitzenden Vorschläge zur Tagesordnung einreichen. Über Änderungen zu der in der Sitzung vorliegenden Tagesordnung stimmt der Personalrat zu Sitzungsbeginn ab. Änderungen der mit der Einladung vorgeschlagenen Tagesordnung müssen durch einstimmigen Beschluss der anwesenden Personalratsmitglieder erfolgen.

2. Die entsprechenden Unterlagen werden grundsätzlich digital (unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen) bereitgestellt. Jedes Personalratsmitglied muss dafür einen geschützten Zugang zu den vertraulichen Personalrats-E-Mails haben.

1. Der*die Vorsitzende berichtet dem Personalrat über Vorgänge der Geschäftsführung und über den Personalrat betreffende Gespräche mit der Dienststelle in jeder Sitzung.

2. Personalratsmitglieder, die eigenständige Aufgaben übernommen haben, berichten regelmäßig über den Stand ihrer Arbeit. Gleiches gilt für Arbeitsgruppen.

1. Beschlüsse werden in ordentlichen oder außerordentlichen Personalratssitzungen mit einfacher Stimmenmehrheit der anwesenden Personalratsmitglieder gefasst, sofern nicht in besonderen Fällen eine qualifizierte Mehrheit oder Einstimmigkeit vorgesehen ist.

2. Abstimmungen erfolgen in der Regel offen durch Handzeichen.

3. Geheime Abstimmungen sind nur vorzunehmen, wenn ein Personalratsmitglied dies beantragt. Namentliche Abstimmung wird nur auf Beschluss der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Teilnehmenden durchgeführt.

4. Auf persönliche Betroffenheit von Personalratsmitgliedern und damit mögliche fehlende Objektivität, die ggf. den Ausschluss von Beratungen und Beschlüssen nach sich ziehen muss, ist sowohl seitens des Vorsitzes als auch eigenverantwortlich seitens möglicherweise betroffener Personalratsmitglieder zu achten und zu handeln.

5. Umlaufbeschlüsse werden mit dieser Geschäftsordnung ausgeschlossen.

1. Die Monatsgespräche des Personalrats mit der Dienststellenleitung gemäß § 62 PersVG M-V sind allen Gesprächsteilnehmer*innen rechtzeitig mitzuteilen. Für den Personalrat übernimmt der*die Vorsitzende die Gesprächsleitung. Diese Gespräche werden grundsätzlich durch den*die Mitarbeiter*in der Geschäftsstelle der Personalvertretungen protokolliert.

2. Sonstige Besprechungen mit der Dienststelle werden von dem*der Vorsitzenden mit mindestens einem weiteren Personalratsmitglied geführt. Weitere freigestellte Personalratsmitglieder oder Stellvertreter*innen sind dabei vorrangig zu berücksichtigen.

3. Das Gremium ist in der nächsten Personalratssitzung vollständig über den Inhalt der Gespräche zu unterrichten.

1. Das Sitzungsprotokoll wird grundsätzlich vom*von der Mitarbeiter*in der Geschäftsstelle der Personalvertretungen erstellt. Im Vertretungsfall bestimmt der*die Vorsitzende ein Mitglied des Personalrats, das das Protokoll für die jeweilige Sitzung führt.

2. Das Sitzungsprotokoll hat den Inhalt der Sitzung, insbesondere die Beschlüsse des Personalrats sowie die Abstimmungsergebnisse nachvollziehbar wiederzugeben. Der Protokollentwurf wird in der folgenden Sitzung zur Beschlussfassung vorgelegt.

3. Mit der Beschlussfassung über den endgültigen Protokolltext sowie der Unterzeichnung durch den*die Verfasser*in sowie durch den*die Vorsitzende*n und eines weiteren Personalratsmitglieds tritt das Protokoll in Kraft.

4. Die Sitzungsprotokolle sowie die Sitzungsunterlagen werden für die Dauer der Amtszeit archiviert und grundsätzlich digital (unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen) bereitgestellt.

5. Das Sitzungsprotokoll des Personalrats sind in der Geschäftsstelle der Personalvertretungen aufzubewahren und können von jedem Personalratsmitglied und von der Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie der Schwerbehindertenvertretung jederzeit eingesehen werden.

6. Das Sitzungsprotokoll wird in elektronischer Form hinterlegt und den Mitgliedern spätestens zwei Arbeitstage vor der nächsten Sitzung zugänglich gemacht.

1. Der Personalrat wird mindestens einmal im Jahr eine Ganztagssitzung oder eine mehrtägige Sitzung zur Erstellung bzw. Aktualisierung eines Arbeitsplans durchführen.

2. Auf dieser Sitzung wird auch eine Arbeitsteilung im Personalrat festgelegt bzw. aktualisiert. Dabei soll die Arbeit möglichst gleichmäßig innerhalb des Gremiums verteilt werden. Wünsche einzelner Mitglieder sind dabei so weit wie möglich zu berücksichtigen. Dies soll zur Herstellung größtmöglicher Transparenz im Gremium beitragen und Abläufe vereinfachen. Gleichzeitig soll die Aufgabenverteilung unter den einzelnen Gremiumsmitgliedern eruiert und damit besser gesteuert werden.

3. Zur Dokumentation kann sich der Personalrat der von der Universität Greifswald bereitgestellten Software bedienen.

1. Alle Personalratsmitglieder sind verpflichtet sich regelmäßig im Personalvertretungsgesetz und Arbeitsrecht schulen zu lassen.

2. Rechtzeitig vor Aufstellung des Haushaltsplans der Dienststelle wird ein Bildungsplan für alle Personalratsmitglieder und Ersatzmitglieder aufgestellt.

1. Der Personalrat beruft mindestens einmal jährlich (in der Regel im letzten Quartal eines Kalenderjahres) eine nicht öffentliche Personalversammlung ein, die von dem*der Vorsitzenden geleitet wird und in der der Personalrat über seine Arbeit des vergangenen Jahres berichtet.

2. Der vorbereitete Tätigkeitsbericht bzw. eine alternative Präsentationsform für das abgelaufene Geschäftsjahr ist dem Gremium rechtzeitig vor der Personalversammlung zur Verfügung zu stellen.

3. Über den Gesamtablauf und die Tagesordnung der Personalversammlung sowie die Endfassung des Tätigkeitsberichts bzw. der Präsentation beschließt das Gremium.

4. Weitere Personalversammlungen sind unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des PersVG M-V möglich.

1. Für Beschäftigte besteht jeder Zeit die Möglichkeit, Kontakt mit jedem Mitglied des Personalrats aufzunehmen. Gesprächstermine gelten als Arbeitszeit. Der*die Beschäftigten kann als Gast zur Personalratssitzung geladen werden.

2. Nähere Informationen hierzu werden auf den Informationsseiten des Personalrats im Internetauftritt der Universität Greifswald veröffentlicht.

1. Der Personalrat informiert die Beschäftigten über Angelegenheiten von allgemeiner Bedeutung möglichst regelmäßig über den persönlichen Nutzer*innen-Account per E-Mail, durch Informationskästen in den Universitätsgebäuden sowie über die Informationsseiten des Personalrats im Internetauftritt der Universität Greifswald.

2. Vor der Veröffentlichung ist ein Beschluss des Gremiums herbeizuführen.

1. Der Personalrat bringt sich wirksam und mitgestaltend in alle Aktivitäten der Universität, die die Arbeit einer Personalvertretung in Wissenschaft, Forschung und Lehre sowie Verwaltung berühren, ein.

2. Hierbei sollen alle Personalratsmitglieder entsprechend ihrer Interessenlagen möglichst gleichmäßig beteiligt werden.

3. Der*die Vorsitzende sowie die Stellvertreter*innen tauschen sich dazu regelmäßig mit den Vorsitzenden der anderen Personal- sowie Interessenvertretungen aus. Darüber erfolgt nach Bedarf ein Bericht in den Personalratssitzungen.

1. Die Geschäftsordnung tritt am Tage ihrer Verabschiedung im Personalrat und nach Unterzeichnung durch die*den Personalratsvorsitzende*n und ein weiteres Mitglied in Kraft. Sie gilt für die Dauer der Wahlperiode des Personalrats.

2. Die Geschäftsordnung kann in einer Personalratssitzung durch Beschluss des Personalrates mit der Mehrheit der Stimmen der Mitglieder geändert oder aufgehoben werden.

3. Die Änderungen treten unmittelbar nach ordnungsgemäßer Beschlussfassung in Kraft.

4. Die Geschäftsordnung wird in ihrer jeweils gültigen Fassung auf den Informationsseiten des Personalrats im Internetauftritt der Universität Greifswald veröffentlicht.

Greifswald, den 03.08.2023                                       

Petra Engler (Vorsitzende)

Steven Goericke (1. stellv. Vorsitzender)