Projektprofil

Steckbrief

Bezeichnung: TP04.01 Art: Vorprojekt Bereich: Dezernat 1 Ende: August 2021 Dauer: 2 Jahre

Campus-management

Informationen finden Sie hier.

Ziele und Meilensteine des Teilprojektes TP04.01

Schnelleinstieg

Digitale Archivierung Aktenrückstau

Aufnahme & Analyse IST-Prozesse

Maßnahmen & optimierte SOLL-Prozesse

Anforderungen neues Campusmanagementsystem

Digitale Archivierung des Rückstaus von ca. 10.000 Studierenden- und Prüfungsakten

Wieder mehr Platz im Schrank. Geschafft.

Seit einer Weile erfolgt die Archivierung abgelegter Studierenden und Prüfungsakten an der Universität Greifswald digital. Für die digitale Archivierung wird die Papierakte gescannt, validiert und elektronisch signiert. Der dadurch entstandene Prozess musste sich in den Arbeitsabläufen der Referate erst etablieren, weshalb es aufgrund der Fülle an Akten in der Anfangszeit zur Bildung eines Rückstaus kam.

Ein Ziel des Teilprojektes bestand darin, den Rückstau abzubauen und die verbliebenen Akten für die elektronische Archivierung vorzubereiten.

Das Ziel wurde zum Anfang dieses Jahres erreicht.

 

Abgeschlossen.

Aufnahme und Analyse aktueller IST-Prozesse

Was haben wir?

Zunächst betrachten wir den Status Quo der bestehenden Studierenden- und Prüfungsverwaltung, indem wir die IST-Prozesse aufnehmen, dokumentieren und analysieren.

 Mit Schwerpunkt auf dem Zentralen Prüfungsamt und dem Studierendensekretariat, betrachten wir neben den Referaten des Dezernates für Studentische und Internationale Angelegenheiten (Dezernat 1) auch übergreifende Verwaltungsprozesse mit Beteiligung der Fakultäten.  Abläufe, Schnittstellen, und Systeme: alles wird aufgenommen und analysiert. Im Fokus: die Identifikation von Optimierungspotentialen und die Standardisierung von Prozessen.

Ein großer Teil der IST-Prozesse des Dezernat 1 ist bereits dokumentiert, auch erste Gespräche in den Fakultäten haben bereits stattgefunden. In der nächsten Zeit werden wir uns unter anderem verstärkt auf die Finalisierung der bereits dokumentierten IST-Prozesse, wie auf die Aufnahme der IST-Prozesse in den verschiedenen Funktionsbereichen der Fakultäten konzentrieren. 

Läuft aktuell.

Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse

Was wollen wir?

Im Weiteren gilt es, aus identifizierten Optimierungspotentialen konkrete Handlungsbedarfe abzuleiten und Maßnahmen zu definieren. Die Umsetzung der zugehörigen Maßnahmen wird, gemessen an Umfang und Anforderung, teils kurz- und mittelfristig, teils auf längere Sicht erfolgen. 

Verbunden damit ist die Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse, die in Bezug auf Workflows, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent und klar definiert sind.

Einige Optimierungspotentiale sind bereits identifiziert. Derzeit sind wir mit der Festlegung und Ausarbeitung unterschiedlicher Maßnahmen und Optionen beschäftigt, die wir den Verantwortlichen vorschlagen, um Veränderungen anzustoßen.

Weitere Informationen zu den Maßnahmen finden Sie in Kürze hier.

Läuft aktuell.

Anforderungen an ein neues Campusmanagementsystem

Das alte Herz hat ausgedient.

Das Campusmanagementsystem (CMS) bildet das technische Herzstück der Studierenden- und Prüfungsverwaltung und damit auch einen der zentralen Pfeiler der E-Verwaltung im Dezernat 1. Allerdings veraltet das aktuelle System zusehends, der begrenzte Funktionsumfang beschränkt die Möglichkeiten, steigende Anforderungen zeitgemäß umzusetzen. Kurzum: ein Wechsel des CMS ist unvermeidlich.

Weitführende Informationen zum Thema Campusmanagementsystem finden Sie in Kürze hier. 

Zu den Aufgaben des Vorprojektes gehört es unter anderem auch, die systemischen und funktionellen Anforderungen an ein neues, bedarfsgerechtes CMS zu ermitteln und zu dokumentieren. Der entstehende Anforderungskatalog bildet die Voraussetzung zur Implementierung eines neuen und leistungsfähigen, integrierten Campusmanagementsystems.

Kürzlich haben wir mit der Abfrage der Anforderungen der Nutzer-Fachgruppen des CMS begonnen.

Bis zum geplanten Rücklauf im September sind wir für rege Beteiligung aller relevanten und interessierten Fachvertreter dankbar.

Weitere Informationen zur Ermittlung der Anforderungen des CMS finden Sie hier.

Gestartet.