Projektprofil

Steckbrief

Bezeichnung: TP04.01 Bereich: Dezernat 1 Ende: Dezember 2022

Campus-management

Informationen finden Sie hier.

Schnelleinstieg

Digitale Archivierung Aktenrückstau

Aufnahme & Analyse IST-Prozesse

Maßnahmen & optimierte SOLL-Prozesse

Anforderungen neues Campusmanagementsystem

Digitale Archivierung des Rückstaus von ca. 10.000 Studierenden- und Prüfungsakten

Wieder mehr Platz im Schrank.

Seit einer Weile erfolgt die Archivierung abgelegter Studierenden und Prüfungsakten an der Universität Greifswald digital. Für die digitale Archivierung wird die Papierakte gescannt, validiert und elektronisch signiert. Der dadurch entstandene Prozess musste sich in den Arbeitsabläufen der Referate erst etablieren, weshalb es aufgrund der Fülle an Akten in der Anfangszeit zur Bildung eines Rückstaus kam.

Ein Ziel des Teilprojektes bestand darin, den Rückstau abzubauen und die verbliebenen Akten für die elektronische Archivierung vorzubereiten.

Das Ziel wurde zum Anfang des Jahres 2020 erreicht.

 

abgeschlossen

Aufnahme und Analyse aktueller IST-Prozesse

Was haben wir?

Zunächst betrachteten wir den Status Quo der bestehenden Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Die vorhandenen IST-Prozesse wurden aufgenommen und im BPMN 2.0 Standard dokumentiert.

Mit Schwerpunkt auf dem Zentralen Prüfungsamt und dem Studierendensekretariat wurden natürlich auch übergreifende Verwaltungsprozesse mit Beteiligung der Fakultäten und anderer Einrichtungen erfasst. Abläufe, Dokumente und Systeme: alles wurde aufgenommen, festgehalten und anschließend überprüft. Als Aufgabenstellung des Teilprojektes kann die IST-Aufnahme damit als erledigt gelten, endgültig beendet wird sie jedoch nicht.

Alle Abläufe, Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen sind einem fortlaufenden Wandel unterworfen. Es ist demnach erwartbar, dass (rechtliche, strukturelle, organisatorische, etc.) Veränderungen eine Anpassung oder Neugestaltung von Verwaltungsprozessen bedingen, die den gegenwärtigen (IST)-Zustand auf eine Momentaufnahme beschränken, die es regelmäßig zu überprüfen gilt. Letzteres wird auch im Zuge des Folgeprojektes von wesentlicher Bedeutung sein.

abgeschlossen

Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse

Was wollen wir?

Nach der IST- Aufnahme erfolgte eine Analyse der Prozesse, um mögliche Optimierungspotentiale zu identifizieren und entsprechende Handlungsbedarfe abzuleiten. Die entstandenen Maßnahmen zur Optimierung der organisatorischen Abläufe unterschieden sich hinsichtlich ihrer Tragweite und ihres Umfangs, weshalb einige kurz- und mittelfristige Anpassungen bereits im Verlauf des Teilprojektes in abgestimmte SOLL-Prozesse transferiert und erfolgreich implementiert werden konnten; andere hingegen erst in Verbindung mit dem neuen CMS zum Tragen kommen können. Technische Änderungen und neue Möglichkeiten, die mit der Einführung eines neuen Systems verbunden sind, werden zudem weitere Prozessänderungen begründen und damit zu optimierten Arbeitsabläufen im Campusmanagement der Universität beitragen. Die Entwicklung neuer SOLL-Prozesse ist also lange nicht beendet: Projekt CMS.

abgeschlossen / fortlaufend

Anforderungen an ein neues Campusmanagementsystem

Das alte Herz hat ausgedient.

Das Campusmanagementsystem (CMS) bildet das technische Herzstück der Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Allerdings veraltet unser aktuelles CMS zusehends und auch der begrenzte Funktionsumfang beschränkt die Möglichkeiten, steigende Anforderungen und veränderte Rahmenbedingungen zeitgemäß umzusetzen.

Kurzum: nach rund 30 Jahren wird es Zeit, sich zu verabschieden. Das alte CMS hat ausgedient und ein Wechsel ist unvermeidlich geworden.  

Eine Aufgabe des Teilprojektes war es, die systemischen und funktionellen Anforderungen an ein neues, bedarfsgerechtes CMS zu ermitteln und die Auswahl eines geeigneten Nachfolgesystems bestmöglich voranzutreiben. Am Ende dieser Erkundungsreise stand die Entscheidung für das integrierte Campusmanagementsystem HISinOne.

Die Vorbereitungen haben bereits begonnen: Projekt CMS.

abgeschlossen