Dienstvereinbarung über die Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (DV BEM)

Dienstvereinbarung

zwischen der Universität Greifswald, vertreten durch die Rektorin,
diese vertreten durch den Kanzler

und dem

Gesamtpersonalrat der Universität Greifswald,
vertreten durch den Vorsitz

über die Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (DV BEM)

Gemeinsames Ziel der Hochschulleitung und der Personalvertretungen ist es, die Gesundheit der* des Beschäftigten¹ zu erhalten und zu fördern und im Dialog mit den Betroffenen Maßnahmen zur Sicherung der Teilhabe am Arbeitsleben zu erarbeiten. Diese Dienstvereinbarung regelt die Ausgestaltung eines gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrens und definiert verbindliche Verfahrensstandards zur Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten.

1. Die Dienstvereinbarung wird auf den Grundlagen des § 167 Absatz 2 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) und des § 66 Personalvertretungsgesetz Mecklenburg-Vorpommern (PersVG M-V) geschlossen.
2. Sie gilt für alle Tarifbeschäftigten, Personen im Beamtenverhältnis (im Weiteren: Beschäftigte) der Universität Greifswald, die durch die Personalräte gemäß dem PersVG M-V vertreten werden.
3. Diese Dienstvereinbarung findet auf alle Beschäftigten Anwendung, die innerhalb eines Jahres ununterbrochen oder wiederholt insgesamt länger als sechs Wochen (42 Tage) arbeitsunfähig sind, unabhängig von der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und einer etwaigen Befristung des Arbeitsverhältnisses.
4. Die Regelungen der Dienstvereinbarung zur Prävention von Gesundheitsgefahren durch riskanten Suchtmittelkonsum sowie zum Umgang mit sichtbaren Auffälligkeilen am Arbeitsplatz in Verbindung mit Suchtmitteln an der Universität Greifswald (DV-Sucht) vom 05.04.2017 bleiben unberührt. Auf § 9 und § 5 Absatz 3 der DV-Sucht wird hingewiesen.

Mit der Durchführung des BEM soll die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden, mit dem Ziel, die Erwerbsfähigkeit zu erhalten.

Zudem sollen die Arbeitszufriedenheit und-motivationerhalten und gefördert werden.

Das BEM ist ein für die Beschäftigten freiwilliges Verfahren. Alle Maßnahmen setzen die Einwilligung der*des Beschäftigten voraus. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen oder zu einem späteren Zeitpunkt erteilt werden.

Wird ein Eingliederungsgespräch nicht gewünscht oder das Verfahren zu einem späteren Zeitpunkt abgebrochen, darf dies nicht zu Lasten der*des Beschäftigten gewertet werden.

1. Die Beteiligten des BEM sind neben der*dem Beschäftigten das Eingliederungsteam (BEM-Team) und ggf. weitere Sachverständige. Das BEM-Team ist das Steuerungs- und Koordlnierungsgremium des BEM.
2. Dem BEM-Team gehören an:
   - ein*e Vertreter*in des Referats Personal,
   - ein Mitglied der zuständigen Personalvertretung,
   - die zentrale Gleichstellungsbeauftragte,
   - ggf. ein*e Vertreter*in der Schwerbehindertenvertretung,
   - ggf. die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt
   - ggf. der* die Kollegiale Berater*in in der betrieblichen Suchtprävention oder eine von der*dem Beschäftigten ausgewählte Person des Vertrauens.
3. Die betroffene Person kann jederzeit einzelne teilnehmende Personen oder beteiligte Stellen ablehnen, mit Ausnahme einer Vertreterin oder eines Vertreters des Referats Personal und der Gleichstellungsbeauftragten.
4. Es können mit Zustimmung oder auf Initiative der*des Beschäftigten weitere interne oder externe Sachverständige hinzugezogen werden, z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit, ein*e Vertreter*in des lntegrationsamtes, sonstiger Beratungsstellen oder Expert*inn*en. Sofern dies mit finanziellen Auswirkungen verbunden ist, ist im Vorfeld der Maßnahme seitens des BEM-Teams und der Dienststelle die Finanzierung im Einvernehmen zu klären. Eine Ablehnung der Hinzuziehung von weiteren internen oder externen Sachverständigen ist vom BEM-Team bzw. der Dienststelle zu begründen.

Vorgesetzte haben eine besondere Verantwortung für die Gesunderhaltung ihrer Beschäftigten sowie für die Gestaltung gesundheitsgerechter Arbeitsbedingungen.

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass möglichst frühzeitig präventive Maßnahmen eingeleitet werden (Fürsorgepflicht). Damit kommt Führungskräften auch im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements eine wichtige Rolle zu. Ihre Aufgabe ist es daher, den mit dem BEM verbundenen Verpflichtungen nachzukommen und ihre Verantwortung wahrzunehmen.

Die Dienststelle wird die Führungskräfte über diese Dienstvereinbarung, ihre Stellung und ihre Pflichten im Rahmen des BEM-Verfahrens umfassend und rechtzeitig informieren.

Das Verfahren des BEM gliedert sich in folgende Schritte (vgl. Übersicht Anlage 1):

1. monatliche Prüfung der Fehlzeiten im Sinne des § 1 Absatz 3 vom Referat Personal,
2. Eröffnung des Verfahrens durch schriftliche Information der*des Beschäftigten und der jeweils zuständigen Personalvertretung durch das Referat Personal über Anlass, Ziel und Freiwilligkeit des BEM, das Angebot eines Erstgesprächs, die Dienstvereinbarung zum BEM sowie über die Wahlmöglichkeit der Ansprachpersonen aus dem BEM-Team (Anlage 2), Information der*des unmittelbaren Vorgesetzten über die Eröffnung des Verfahrens,
3. Erstgespräch zwischen der*dem Beschäftigten, einem Mitglied des BEM-Teams und ggf. einer Vertrauensperson mit dem Ziel der ersten Analyse der Situation der*des Beschäftigten und Information der*des Beschäftigten über Ablauf und Möglichkeiten des BEM (vgl. Leitfaden Anlage 3),
4. Fallgespräch zwischen der*dem Beschäftigten und dem BEM-Team mit dem Ziel, Informationen über die*den Beschäftigte*n zusammenzutragen (z. B. Einschränkungen, eigene Vorstellungen, Arbeitsplatzanalyse) und gezielte Maßnahmen zu planen (vgl. Leitfaden Anlage 4 und vgl. Checkliste für Beschäftigte Anlage 5), Erstellung eines individuellen Maßnahmenplans mit Verantwortlichkeilen durch das BEM-Team (vgl. Mustermaßnahmenplan Anlage 6) unter Beteiligung der*des unmittelbaren Vorgesetzten und ggf. der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes und weiterer sachverständigende Personen,
5. Umsetzung der geplanten Maßnahmen und Auswertung des Verfahrens durch das BEM-Team, indem die Maßnahmen nach Befragung der Beteiligten auf ihren Erfolg hin überprüft und ggf. angepasst werden.

1. Das BEM endet, wenn:
   - Konsens im SEM-Team besteht, dass keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, weil die*der Beschäftigte beispielsweise erfolgreich wiedereingegliedert wurde,
   - trotzPrüfungmöglicher Optionen durch das BEM-Team keine weiteren Maßnahmen mehr möglich sind; letztendlich verantwortlich für die Entscheidung, ob ein BEM beendet ist oder nicht, trägt die Dienststelle im Einvernehmen mit dem BEM-Team,
   - die*der Beschäftigte die Zustimmung zur Durchführung des BEM nicht abgibt oder widerruft.
   Die Beendigung ist gemäß § 8 Absatz 4 in allen Fällen schriftlich in der Personalakte festzuhalten.
   Das BEM-Team evaluiert das Verfahren, indem die Maßnahmen nach Befragung der Beteiligten auf ihren Erfolg hin überprüft werden.
2. Schließt die*der Beschäftigte die Durchführung des BEM-Verfahrens aus, so kann sie*er diese Erklärung innerhalb von vier Wochen widerrufen.

1. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten im Rahmen des BEM erfolgt unter Wahrung der gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
2. Der Inhalt der im Rahmen des BEM geführten Gespräche unterliegt der Vertraulichkeit. Alle Mitglieder des BEM-Teams sind zu strenger Verschwiegenheit während und nach Beendigung des Verfahrens verpflichtet. Sie sind vor Aufnahme ihrer Tätigkeit durch Abgabe einer schriftlichen Erklärung (Anlage 9) zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu verpflichten. Erhobene Daten dürfen ausschließlich für die Zwecke des BEM-Verfahrens genutzt werden. Eine Verwendung für andere Zwecke ist unzulässig.
3. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten von Beschäftigten an Dritte zum Zwecke der Durchführung des BEM-Verfahrens setzt eine vorherige schriftliche Entbindung von der Schweigepflicht (Anlage 8) durch die*den Betroffene*n voraus.
4. Folgende Dokumente werden in der Personalakte der*des Beschäftigten aufbewahrt:
   - Kopie der Einladung zum BEM-Gespräch,
   - Rückantwort der*des Beschäftigten bzw. Dokumentation der fehlenden Rückantwort,
   - Dokumentation der Beendigung des Verfahrens bzw. die Ablehnung eines BEM,
   - Dokumentation der Maßnahmen, die im Einflussbereich der*des Arbeitgebenden stehen.
5. Für die übrigen bei der Durchführung des BEM erhobenen Daten wird eine von der Personalakte getrennt zu führende und aufzubewahrende BEM-Akte angelegt. Alle erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und danach vernichtet.
6. Beschäftigte können jederzeit Auskunft hinsichtlich der in der BEM-Akte gespeicherten Daten verlangen. Sie können ihre Einwilligung zur Durchführung des BEM in jedem Verfahrensstadium widerrufen. Wird die Einwilligung widerrufen, ist die BEM-Akte zu löschen.

1. Die Dienstvereinbarung tritt zum 01 .12.2019 in Kraft. Die Beschäftigten sind über das ln-Kraft-Treten dieser Dienstvereinbarung von der Dienststelle auf elektronischem Wege zu informieren. Die Dienstvereinbarung ist zudem zeitgleich auf der Internetseite der Universität für die Beschäftigten zugänglich zu machen.
2. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung nicht berührt.
3. Die Dienstvereinbarung kann jederzeit im beiderseitigen Einvernehmen geändert werden. Bei Änderungen finden die Regelungen des Absatzes 1 sinngemäße Anwendung.
4. Die Beschäftigten werden bis spätestens einen Monat vor ln-Kraft-Treten der Dienstvereinbarung über den Inhalt in einer hierfür stattfindenden Veranstaltung informiert.
5. Die Dienstvereinbarung kann von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden. Die Nachwirkung gemäß § 66 Absatz 4 PersVG M-V wird ausgeschlossen.

Greifswald, den 16.08.2019

Dr. Frank Schütte (Kanzler)                                          

Dominik Nauke (Vorsitzender des Gesamtpersonalrats)

¹ Beschäftigte meint Tarifbeschäftigte und Personen im Beamtenverhältnis

Anlage 1 - Übersicht
Anlage 2 - Angebot zum BEM
Anlage 3 - Leitfaden Erstgespräch für das BEM-Team
Anlage 4 - Leitfaden Fallgespräch für das BEM-Team
Anlage 5 - Checkliste für die*den Beschäftigte*n zur Vorbereitung auf das Fallgespräch
Anlage 6 - Muster-Maßnahmeplan
Anlage 7 - Muster-Protokoll
Anlage 8 - Muster-Schweigepflichtentbindung
Anlage 9 - Muster-Verschwiegenheitserklärung