Internetredaktion

Das Internet ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, Internetseiten zu pflegen und aktuell zu halten.
Anfang 2019 befasste sich der Senat mit einem Aktualisierungskonzept für den Internetauftritt der Universität. Zuvor war das Konzept zur Gestaltung der Internetseiten der Universität Greifswald ausführlich im Rektorat und der Dienstberatung diskutiert worden. 

Der präferierte Zugang zu Informationen über das Netz ist für die Hochschulen mit einem hohen Aufwand verbunden. Informationen sollten vollständig, gut sichtbar, eingängig und anregend präsentiert sein. Vor allem bedürfen die Informationen einer regelmäßigen Aktualisierung. Erfahrungsgemäß können Pflege und Aktualisierung der Internetseiten nur gelingen, wenn zentrale und dezentrale Zuständigkeiten eindeutig festgelegt sind und alle Beteiligten in enger Absprache miteinander stehen.
Das Konzept für die Gestaltung der Internetseiten der Universität Greifswald beschreibt zentrale und dezentrale Zuständigkeiten für die Gestaltung und Pflege der Internetseiten und benennt relevante Termine für Aktualisierungen.

Im Folgenden werden einige oft nachgefragte Themen auszugsweise wiedergegeben. Für Redakteur*innen wird ein Dokument mit Tipps für Aktualisierungen bereitgestellt.

Das Konzept definiert klar die Verantwortung für die Seiten im zentralen Internetauftritt der Universität. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Hochschulkommunikation (Pressestelle).
Grundsätzlich gilt: Zuständig für die inhaltliche Gestaltung der jeweiligen Internetseiten im Contentmanagementsystem (CMS) TYPO3 sowie auf alternativen Webservern sind die Organisationseinheiten der Universität Greifswald (Verwaltung, Beauftragte, Einrichtungen, Rektorat, Senat, Fakultäten, Institute, Lehrstühle, Forschungsprojekte). Sie organisieren die Seitenpflege und kontrollieren die Umsetzung. Ausnahme ist die Universitätsmedizin mit einem technisch und redaktionell eigenständigen Internetauftritt.
Die Stabsstelle Hochschulkommunikation der Universität berät und unterstützt bei redaktionellen Fragen. Die Zentrale Übersetzerstelle koordiniert Übersetzungsarbeiten, berät zur Gestaltung englischsprachiger Seiten und überprüft auch gern die Umsetzung. Das Universitätsrechenzentrum gibt in Absprache mit der Pressestelle technische und administrative Unterstützung. Das URZ bietet Schulungen für TYPO3 nach Bedarf an. Das Angebot wird regelmäßig an alle Redaktionsverantwortlichen kommuniziert. Anleitungen für die Arbeit mit TYPO3 sowie zur Gestaltung von Internetseiten – um deren Beachtung gebeten wird – befinden sich auf den Internetseiten des URZ.

Bei der Aktualisierung deutschsprachiger Internetseiten sollten stets auch die vorhandenen englischsprachigen Seiten auf nötige Änderungen und Anpassungen überprüft und diese nötigenfalls vorgenommen werden. Sollte ein englischer Inhalt gewünscht sein, sollten die englischen Seiten durch die Redaktionsverantwortlichen über die entsprechende TYPO3-Funktion in den Seiteneinstellungen unbedingt ausgeblendet werden.

Englischsprachige Internetinhalte dürfen auf den Webseiten der Universität Greifswald grundsätzlich nur im englischsprachigen Seitenbaum liegen.

• Die englischen Seiten dürfen immer auf deutsche Inhalte verweisen. Im Interesse einer guten Nutzerführung wird dies mit einem [de] am Ende des Seitentitels sichtbar gemacht (z. B. Central user account [de]).
• Deutsche Begriffe sind in der englischen Seitennavigation nicht erwünscht. Seiten, die in der Navigation verlinkt werden sollen, die aber keinen englischen Inhalt haben, können auf Englisch aufgelistet werden und sind ebenfalls mit einem [de] zu versehen.
• Sind nur wenige Informationen für englischsprachige Seiten vorhanden bzw. sinnvoll, empfiehlt es sich, sie auf einer Seite zusammenzuführen und zu verlinken.

Die Hauptseiten von Instituten und Lehrstühlen sind auf Deutsch zu gestalten. Im Interesse der Zielgruppen sollten folgende Grundinformationen immer dazugehören:

• Ansprechpersonen, Mitarbeitende und Kontakte
• Informationen über Studiengänge
• Informationen über wichtige Forschungsthemen und Forschungsschwerpunkte
• Bei internationalen Studiengängen kann nach einer Kurzeinführung auf englischsprachige Seiten mit ausführlichen Informationen verwiesen werden. Links, die auf die ausführlicheren Informationen auf englischsprachigen Seiten verweisen, werden mit [en] versehen.

Sofern sich die Inhalte ausschließlich an englischsprachige Zielgruppen richten, kann auf eine deutschsprachige Entsprechung verzichtet werden. Technisch kann das durch einen kurzen informativen Textplatzhalter gelöst werden. (Beispiel)
Auf den Internetseiten der Fakultäten bis einschließlich Lehrstuhlebene sowie vergleichbare Ebenen (z. B. Arbeits- und Forschungsbereiche) sind Grundinformationen auf Deutsch für interessierte Nutzer ohne Englischkenntnisse wünschenswert. Wenn weitergehende Informationen nur in Englisch vorhanden sind, ist es nutzerfreundlicher, darauf ausdrücklich hinzuweisen bzw. es sollten die oben genannten Textplatzhalter verwendet werden. Links, die auf ausführlichere Informationen auf englischsprachigen Seiten verweisen, sollten mit [en] versehen werden.

Voreinstellung für die Verwaltung (Formulare, Satzungen sowie Stellenausschreibungen, Datenschutzhinweise und das Impressum) sowie für die Seiten des Hauptauftrittes und der zentralen Einrichtungen (Bibliothek, URZ) ist britisches Englisch. Im Interesse eines einheitlichen Internetauftritts wäre es wünschenswert, für die Menüführung, Struktur- und Organisationsinformationen auch auf den Hauptseiten der Fakultäten und Institute britisches Englisch zu verwenden. Hilfestellung für die Übersetzung geben die Internetseiten des Übersetzungskoordinators der Universität Greifswald, u. a. mit einem Glossar, einem Style Guide und vorgefertigten Textbausteinen. Der Übersetzungskoordinator hat einen redaktionellen Zugang zu allen Webseiten der Universität.

• Um operativ zu bleiben, darf der Übersetzungskoordinator einfache Standardübersetzungen für z. B. Öffnungszeiten, Telefonnummern und die Bezeichnung ohne Rücksprache berichtigen. 
• Detaillierte Seiteninhalte werden nur mit Zustimmung der jeweiligen Seitenverantwortlichen geändert. Grundsätzlich gilt, dass Änderungs-, Ergänzungs- und Korrekturvorschläge im Sinne einer verbesserten und einheitlichen Außendarstellung der Universität Greifswald nur mit Zustimmung der inhaltlich Seitenverantwortlichen umgesetzt werden.
• Der Übersetzungskoordinator achtet auf einheitliche englische Bezeichnungen im Haupt- und Flyout-Menü sowie dem Footer. Anpassungs- und Ergänzungswünsche der Fakultäten und Einrichtungen werden in Absprache umgesetzt.

Jede Organisationseinheit, die Internetseiten in eigener Verantwortung pflegt, sollte die Seitenpflege so organisieren, dass zumindest dringende Änderungen oder Aktualisierungen abgesichert sind, wenn die verantwortlichen Seitenredakteure nicht verfügbar sind (beispielsweise bei Urlaub, Abwesenheit oder Krankheit).

Notfälle
Bei Darstellungsstörungen oder Ausfällen des Internetauftritts sind umgehend das Universitätsrechenzentrum oder die Pressestelle zu informieren.
Hotline URZ 03834 420 1420 oder Ticketsystem der Groupware
Pressestelle 03834 420 1150 oder hochschulkommunikationuni-greifswaldde – WhatsApp 0170 566 9683

Fehler auf Internetseiten
Fehler, veraltete oder falsche Informationen und fehlende interne oder externe Verlinkungen sollten auf Internetseiten in eigener Verantwortung umgehend korrigiert werden. Wenn diese Seiten nicht in der jeweiligen redaktionellen Verantwortlichkeit liegen, können Fehler über das Kontaktformular auf den Internetseiten der Universität Greifswald an die Stabsstelle Hochschulkommunikation gemeldet werden. Dabei sollte der Link zu der fehlerhaften Seite angegeben und der Fehler möglichst genau beschrieben werden. Die Pressestelle wird Korrekturen in die Wege leiten.