Informationen und Hinweise

Aufgaben der Drittmittelverwaltung
1. Antragsphase
  1. Beratung bei der Erstellung von Finanzierungsplänen/-anträgen, insbesondere bei der Kalkulation der Personalkosten
  2. Beschaffung von geforderten Bestätigungen und Nachweisen
  3. Prüfen von Vertragsentwürfen bzw. juristische Begleitung von Vertragsverhandlungen und -gestaltung, insbesondere bei Forschungskooperationen, F&E-Verträgen, Auftragsforschungsverträgen
  4. Einholen der Unterschriften von Rektorin bzw. Kanzler
2. Bewilligung / Vertragsabschluss

Prüfen der Bewilligungen und rechtsverbindliche Annahme

3. Einrichten / Abwicklung von Drittmittelprojekten
  1. Einrichten der Drittmittelkostenstellen
  2. Erstellen von bzw. Hilfe bei Mittelanforderungen/Rechnungslegung
  3. Überwachung/Prüfung von Zahlungseingängen und Auszahlungen
  4. Prüfung beantragter Einstellungen von Drittmittelpersonal, Prüfung der Personalkostenbuchungen
  5. Zusammenarbeit mit dem Projektleiter zur Einhaltung aller aus dem Projekt und dem Haushaltsrecht resultierenden Regularien
  6. Beratung bei Anträgen zur Mittelumwidmung, Mittelaufstockung und Laufzeitverlängerung
  7. Prüfung und Bestätigung von Verwendungsnachweisen und deren Weiterleitung an den Drittmittelgeber
  8. Vorbereitung von vorgeschriebenen Wirtschaftsprüfungen (Audits) und Erledigung aller im Zusammenhang mit ihrer Durchführung anfallenden Aufgaben
4. Abschluss von Drittmittelprojekten
  1. Rückzahlung von evtl. Kassenresten
  2. Schließen der Kostenstelle
Der Weg zum Drittmittelprojekt
  1. Bei zuwendungsgeförderten Projekten: Erstellen eines Antrages gemäß den jeweiligen Bedingungen des Mittelgebers. Anträge müssen grundsätzlich über das Referat Drittmittel der Rektorin oder dem Kanzler zur Unterschrift vorgelegt werden bevor sie beim Geldgeber eingereicht werden (Ausnahme: DFG).
    Ist im Rahmen des Projektes ein Eigenanteil zu erbringen, sind die Einzelheiten hierzu vor der Einreichung des Antrags zu klären. Zusammen mit den Antragsunterlagen ist eine schriftliche Zustimmung des Dekans der jeweiligen Fakultät zur Erbringung des Eigenanteils beim Referat Drittmittel einzureichen.
    (Bei Fragen zum finanziellen Teil der Antragsunterlagen, insbesondere Kalkulation der Personalkosten, stehen Ihnen die Mitarbeitenden des Referats Drittmittel gerne zur Verfügung.)

    Für Auftragsforschungsprojekte: Kalkulation der Vergütung anhand der Drittmittelanzeige.
    (Bei Fragen zur Kalkulation steht Ihnen das Referat Drittmittel gerne zur Verfügung.)
     
  2. Nur bei der Auftragsforschung: Erstellen eines Vertragsentwurfs oder Angebots mit Hilfe des Referats Drittmittel bzw. Weiterleiten von Vertragsentwürfen des Auftraggebers zur rechtlichen Prüfung an das Referat Drittmittel. Verträge und Angebote dürfen nur von der Rektorin oder vom Kanzler – nicht vom Projektleiter – unterzeichnet werden.
     
  3. Vor dem rechtsverbindlichen Abschluss von Verträgen über Auftragsforschungsprojekte bzw. der Einholung der Kanzlerunterschrift bei Zuwendungsprojekten: Einreichen der vollständig unterschriebenen Drittmittelanzeige. Erfolgte die Drittmitteleinwerbung bei Zuwendungsprojekten ohne förmlichen, vom Kanzler unterschriebenen Antrag ist die Drittmittelanzeige spätestens nach Erhalt der Bewilligung einzureichen.

    Die Drittmittelanzeige wird regelmäßig aktualisiert. Bitte verwenden Sie daher stets das jeweils im Internet herunterladbare Formular!
    (Bei Fragen zum Ausfüllen der Drittmittelanzeige stehen Ihnen die Mitarbeitenden des Referats Drittmittel gerne zur Verfügung)
     
  4. Nach Eingang der Unterlagen beim Referat Drittmittel wird eine Kostenstelle (KSt.) für Ihr Projekt vergeben. Diese wird Ihnen umgehend zusammen mit dem Formular für die Unterschriftsberechtigung für das Projekt zugesandt.

    Bitte geben Sie zur einfacheren Bearbeitung im Referat Drittmittel immer Ihre KSt. an.


Allgemeine Hinweise zu Drittmittelprojekten

Projektverwaltung

Finanzberichte

Durch das Online-Selbstbedienungsportal HIS QISFSV wird eine synchrone Anbindung dezentraler Einrichtungen an das Buchungssystem der zentralen Verwaltung ermöglicht. Nach erteilter Berechtigung zum Abruf von Finanzberichten sowie anschließender Freischaltung durch das Referat Drittmittel können Sie sich auf der Seite

fsv.uni-greifswald.de

anmelden und dort für das jeweilige Projekt den Kontostand, die Einzelbuchungen, einen Kontoauszug sowie eine Finanzsicht abrufen. Für den Zugriff von außerhalb des Universitäts-Netzes ist ein VPN-Zugang erforderlich.

Projektmanagement mit OpenProject

OpenProject ist eine Projektmanagementsoftware, die Projektleitungen dabei unterstützen kann, ihre Projekte an der Universität effizient zu gestalten. Die verschiedenen Funktionalitäten des Tools ermöglichen eine transparente Planung, Durchführung und Überprüfung des Projektfortschritts für alle Beteiligten. Der Projektraum fungiert dabei als zentraler Ort aller projektbezogenen Aktivitäten, wie zum Beispiel der Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben und Arbeitspaketen, der projektbezogenen Kommunikation und der Verwaltung von entsprechenden Dokumenten.

https://projektmgmt.uni-greifswald.de/

Nähere Informationen finden Sie auf den Seiten der Stabsstelle E-Verwaltung.

Registrierungsnummern

Für die Beantragung von Drittmittelprojekten sind die folgenden Registrierungsnummern der Universität Greifswald (nicht Universitätsmedizin) zu verwenden:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 137 584 813 Dokument*
Steuernummer: 084/144/02314 Dokument*
PIC: 999 858 056
EuropeAid: DE-2007-DQQ-2711285372
EuroStat: 2021/027/DE
DUNS: 330057191
SAM (Unique Entity ID): KNEAYTC3BY95
(N)CAGE: DA339

* Für den Download dieser Datei ist eine Anmeldung erforderlich.

Weitere Bank-, Steuer- und Rechnungsdaten der Universität Greifswald.

Personalkostenkalkulation

Das Referat Personal ist auch im Rahmen von Drittmittelprojekten zuständig für Personalangelegenheiten und den Abschluss von Honorar-, Gast- und Werkverträgen.

Im Folgenden finden Sie, unterschieden nach nicht-wirtschaftlichen (Zuwendungen/Kooperationen) und wirtschaftlichen Projekten (Auftragsforschung/Dienstleistung) Hinweise zur Berechnung von Personalausgaben in Drittmittelprojekten.

Zuwendungen/Kooperationen

Personalausgaben

Das monatliche Arbeitnehmerbrutto-Entgelt ist der jeweils aktuellen Entgelttabelle des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder zu entnehmen. Zum 01.11.2024 erhöhen sich die Entgelte um 200,00 EUR und zum 01.02.2025 um weitere 5,5 % (mindestens 140,00 EUR). Der derzeit gültige Tarifvertrag wurde mit einer Laufzeit bis zum 31.10.2025 abgeschlossen.

Wissenschaftliche Mitarbeitende werden in der Regel in der Entgeltgruppe 13 (E13) eingestellt. In der E13 gibt es 6 Entwicklungsstufen. Die Eingruppierung erfolgt bei der Einstellung durch das Referat Personal in Abhängigkeit von der anrechenbaren praktischen Erfahrung der jeweiligen Person. Der Aufstieg in die nächsthöhere Entwicklungsstufe erfolgt dann automatisch zu bestimmten Zeitpunkten:

  • Stufe 2: nach 1 Jahr in Stufe 1
  • Stufe 3: nach 2 Jahren in Stufe 2
  • Stufe 4: nach 3 Jahren in Stufe 3
  • Stufe 5: nach 4 Jahren in Stufe 4
  • Stufe 6: nach 5 Jahren in Stufe 5

Noch unbekanntes Personal (N. N.) sollte (sofern es die Förderbedingungen zulassen) mindestens mit Stufe 2 kalkuliert werden, PostDocs mindestens mit Stufe 3.

Dem aus der Entgelttabelle entnehmbaren Arbeitnehmerbrutto-Entgelt bei Vollzeitbeschäftigung sind folgende Bestandteile hinzuzurechnen

  • Arbeitgeberzuschlag zur Sozialversicherung in Höhe von 23,5 % (damit erhält man das monatliche Arbeitgeberbrutto).
  • Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“), die pro Jahr einmalig einem Arbeitgeberbrutto-Monatsbetrag hinzugerechnet wird.
    • E1 bis E4: 87,43 %
    • E5 bis E8: 88,14 %
    • E9a bis E11: 74,35 %
    • E12 bis E13: 46,47 %
    • E14 bis E15: 32,53 %
  • Die Auszahlung erfolgt im November, vorausgesetzt die betreffende Person ist am 1. Dezember des betreffenden Jahres beschäftigt. Die Jahressonderzahlung wird anteilig für die Monate ausgezahlt, in denen das Beschäftigungsverhältnis bestand, d. h. bei Projektbeginn im laufenden Jahr kann eine entsprechende Kürzung vorgenommen werden. Maßgeblich ist das durchschnittliche Entgelt der Monate Juli, August und September.
  • Inflationsabmilderungsprämie in Höhe von 3.000,00 EUR (ohne Hinzurechnung des Arbeitgeberzuschlags), aufgeteilt auf 1.800,00 EUR im Dezember 2023 entsprechend des Beschäftigungsumfangs am 09.12.2023 und jeweils 120,00 EUR von Januar bis Oktober 2024 entsprechend des Beschäftigungsumfangs zum jeweiligen Monatsbeginn.
  • Berücksichtigung potentieller Tarifsteigerungen: Für jedes weitere Jahr, für das noch keine Entgelttabellen feststehen, sollte eine Gehaltssteigerung in Höhe von 3 % einkalkuliert werden, und zwar bezogen auf den Gesamtbetrag des jeweiligen Vorjahres (Arbeitgeberbrutto zzgl. Jahressonderzahlung).

Bei Teilzeitbeschäftigung sind die ermittelten Beträge entsprechend des jeweiligen Beschäftigungsumfangs anteilig zu berechnen.

Hilfskraftausgaben

Für die Kalkulation von Hilfskräften gelten folgende Stundensätze einschließlich 30 % Arbeitgeberanteil (nachrichtlich in Klammern: ohne Arbeitgeberanteil):

Art bis 03/2024 ab 04/2024 ab 04/2025
SHK 16,13 EUR/h (12,41 EUR/h) 17,23 EUR/h (13,25 EUR/h) 18,17 EUR/h (13,98 EUR/h)
WHK (B) 16,54 EUR/h (12,72 EUR/h) 17,23 EUR/h (13,25 EUR/h) 18,17 EUR/h (13,98 EUR/h)
WHK (M) 22,46 EUR/h (17,28 EUR/h) 22,46 EUR/h (17,28 EUR/h) 22,46 EUR/h (17,28 EUR/h)

Innerhalb der Tarifgemeinschaft deutscher Länder (TdL) wird derzeit eine Anhebung des Höchstsatzes diskutiert, ein Ergebnis liegt allerdings noch nicht vor.

Auftragsforschung/Dienstleistung

Bitte verwenden Sie zur Kalkulation die Drittmittelanzeige (Art des Vorhabens: "Auftragsforschung / Dienstleistung"). Die anzusetzenden Personalkosten werden nach Erfassen der jeweiligen Entgeltgruppe und voraussichtlichen Projektarbeitsstunden anhand der im Formular hinterlegten Stundensätze automatisch berechnet.

Beschaffungen

Das Vergaberecht und die Dienstanweisung für die Vergabe (Beschaffungsordnung) müssen auch bei Beschaffungen und der Vergabe von Aufträgen, die aus Drittmitteln finanziert werden, beachtet werden. Das gilt selbst dann, wenn bereits im Förderantrag ein bestimmter Auftragnehmer vorgesehen und vom Geldgeber akzeptiert wurde.
Bitte nehmen Sie rechtzeitig mit dem Referat Beschaffung Kontakt auf.

Hier finden Sie die Seiten des Referats Beschaffung.

Dienstreisen

Bei Dienstreisen im Rahmen von Drittmittelprojekten sind in der Regel die Bestimmungen des Landesreisekostenrechts (siehe Link im Folgenden) zu beachten. Entsprechendes gilt bei Kostenübernahmeerklärungen für Reisekosten von nicht an der Universität beschäftigten Personen.

Bitte verwenden Sie bei der Beantragung/Abrechnung von Dienstreisen sowie bei Kostenübernahmeerklärung die entsprechenden Formulare des Referats Personal.


Referatsleitung

Karsten Bunge
Raum 1.07
Rubenowstraße 2
17489 Greifswald
Telefon +49 3834 420 1265
karsten.bungeuni-greifswaldde